Slimmer samenwerken is goed communiceren
Als salesmanager bij I-Experts ben ik vanaf de start betrokken bij het contact met een (potentiële) klant. Het mooie hieraan is dat ik meemaak hoe een slimme samenwerking met een klant zich ontvouwt. Dat kan spannend zijn als het project niet volgens plan verloopt.
Zo werd ik een tijdje terug door iemand uit mijn netwerk benaderd met de vraag of I-Experts een SharePoint intranet omgeving wilde inrichten voor zijn organisatie. Zij wilden namelijk intern slimmer samenwerken. Ze waren overtuigd van de meerwaarde van een goed Social Intranet. Nadat de overeenkomst was getekend konden we aan de slag.
Niet elk project verloopt soepel
De uitvoering van het project ging echter niet zo soepel als we van te voren hadden gedacht. De organisatie valt onder een gemeentelijk samenwerkingsverband. Dit zorgde voor een aantal (technische) afhankelijkheden en dus uitdagingen, die niet voorzien waren en die we moesten oplossen. Zo heeft iedere SharePoint omgeving een Microsoft licentie – een tenant, die gekoppeld is aan een domeinnaam. Die tenant was op naam van de gemeente waaronder zij als organisatie vallen. Tegelijkertijd is onze klant ook een eigen entiteit. Bij I-Experts kregen we te maken met de complexe organisatorische constructie toen we volop in het uitvoeringsproces zaten.
Voor de klant betekende dit dat ze niet zo autonoom konden handelen als gewenst. De afhankelijkheid zorgde voor vertraging door afstemming en eerder gemaakte beleidskeuzes. Deadlines stonden onder druk.
Bovendien deed zich nog een ander probleem voor: bij de gemeente werd nog volop met VPN gewerkt. Met Microsoft 365 werk je volledig online en is alles benaderbaar via de browser. Ze wilden dat eigenlijk ook door die VPN Citrix achtige constructie laten lopen. Maar dan knijp je die verbinding enorm af en is het voordeel beperkt.
In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek
Ontdek hoe jij direct jouw productiviteit kunt verhogen en kosten kunt besparen
- Boost jouw teamefficiëntie: Leer hoe jij de productiviteit met 30% kunt verhogen
- Minimaliseer jouw risico's: Bescherm jouw bedrijf tegen digitale dreigingen
- Creëer jouw ideale werkplek: Praktische tips die jij onmiddellijk kunt implementeren
- Je gegevens zijn veilig opgeslagen.
Mijn bevindingen
Wat ik prachtig vond om te zien is dat we ondanks deze hindernissen er op een prettige manier samen zijn uitgekomen. Het was voor mij een bevestiging dat:
- Als je voor een uitdaging staat, je goed met elkaar dient te blijven communiceren. Verwachtingen goed dient uit te spreken. Hiermee voorkom je dat je elkaar verliest in het hebben van andere ideeën, voorkeuren of wensen.
- Beide partijen bereid moeten zijn om door de zure appel heen te bijten. Enerzijds moeten wij ons als dienstverlener flexibel opstellen: lukt het niet linksom, dan lukt het vast en zeker rechtsom. Anderzijds is de medewerking van jou als klant ook belangrijk. Als klant moet je bereid zijn mogelijkheden te overwegen en kansen te zien voor verbetering.
- Wij als ICT-dienstverlener duidelijk moeten zijn over wat wel en niet mogelijk is en met heldere aanbevelingen moeten komen. Alleen zo krijgt je als klant ook echt wat je kwalitatief voor ogen hebt.
- Het soms beter is om de tijd te nemen om alle uitdagingen één voor één te tackelen en het project iets later op te leveren, in plaats van te blijven vasthouden aan de gestelde deadline. Je wil immers samen de eindstreep halen met alle betrokkenen aan boord. En je wilt dat iedereen tevreden is over de kwaliteit.
- Mijn I-Experts collega’s een enorme commitment en drive hebben om in samenwerking met jou als klant iets moois neer te zetten.
Het resultaat
In totaal heeft het project een looptijd van een jaar gehad. We hebben ook het training en adoptietraject voor hen verzorgd, zodat de medewerkers gewend raken aan de digitale werkomgeving. De uitdagingen hebben we samen getackled en het resultaat is geweldig. Niet alleen het Intranet, maar ook keuzes en verbeteringen op IT gebied zijn gemaakt en opgeleverd.
Wil jouw organisatie ook slimmer samenwerken? Kunnen jullie onze hulp hierbij gebruiken. En spreekt onze manier van werken jou aan? Neem dan contact met ons op. I-Experts zet graag zijn tanden in jouw business case.
