De meeste organisaties benutten maar een fractie van Microsoft 365, terwijl ze voor de volledige suite betalen. De oorzaak zit zelden in de techniek, maar in adoptie: medewerkers weten niet wat er mogelijk is of hoe het hun werk makkelijker maakt. Met een aanpak in vier stappen (breng in kaart wat je hebt, kies 2 tot 3 functies, train op gebruik in plaats van knoppen, en bouw het in de dagelijkse routine) neem je gestructureerd meer functies in gebruik, zonder medewerkers te overladen.
Je betaalt elke maand netjes voor Microsoft 365. Licenties voor alle medewerkers, inclusief SharePoint, Power Automate, Viva Engage en, al dan niet als add-on, Copilot. En toch ziet de gemiddelde werkdag er zo uit: e-mail sturen via Outlook, vergaderen in Teams, een bestand in OneDrive opslaan. Meer niet.
In het kort:
- De meeste organisaties benutten slechts een fractie van wat Microsoft 365 biedt, terwijl ze voor de volledige suite betalen.
- Onderbenutting zit zelden in de techniek: medewerkers weten niet wat mogelijk is of hoe het hun werk concreet makkelijker maakt.
- Een adoptieaanpak in 4 stappen helpt je gestructureerd meer functies in gebruik te nemen zonder medewerkers te overladen.
- Focus altijd op 2 tot 3 functies tegelijk, niet op alles tegelijk.
Herken jij dit? Dure licenties, maar Teams is alleen vergaderen en e-mail
Stel: je bent IT-manager bij een organisatie met 300 medewerkers. Elke medewerker heeft een Microsoft 365 Business Premium-licentie. In de praktijk? Teams is een vergadertool. SharePoint een gedeelde schijf waar documenten worden neergezet die niemand meer terugvindt. Power Automate? Onbekend. Copilot? "We wachten nog even af."
Dit is geen uitzondering. Wij zien het dagelijks bij onze klanten. Organisaties betalen voor een complete digitale werkomgeving, maar gebruiken eigenlijk alleen de basislaag. Dat is niet erg: het is gewoon het gevolg van hoe Microsoft 365 wordt ingevoerd. De techniek werkt. De adoptie niet.
Het mooie is: de functies zijn er al. Je hoeft niets extra's aan te schaffen. Je hoeft de infrastructuur niet te veranderen. Je hoeft alleen bewust te kiezen welke mogelijkheden je activeert en hoe je medewerkers daarin meeneemt. Wil je structuur brengen in hoe Teams, OneDrive en SharePoint samenwerken? Dan is de TOS-aanpak een goed startpunt.
Welke Microsoft 365 functies worden het meest onderbenut?
Microsoft 365 bevat tientallen tools. Niet alles is voor elke organisatie relevant. Maar een paar functies worden structureel genegeerd, terwijl ze voor de meeste organisaties direct waarde zouden toevoegen.
SharePoint als documentbeheer (in plaats van gedeelde schijf) Vaak onbenut
SharePoint heeft een slechte reputatie. Terecht? Deels. Een verkeerd ingericht SharePoint is inderdaad een chaos. Maar een goed ingericht SharePoint is het verschil tussen "dat document staat ergens" en "iedereen weet precies waar alles staat."
De meeste organisaties gebruiken SharePoint als een digitale harde schijf: mappen, submappen, nog meer submappen. Dat werkt niet. SharePoint werkt pas als je het inricht als een gestructureerde kennisomgeving, met heldere sites per team of project, metadata in plaats van mappenstructuren, en rechten die bij de werkwijze aansluiten. Hoe je je SharePoint-structuur herstelt legt precies uit hoe je dat aanpakt.
Viva Engage voor interne communicatie Vaak onbenut
Viva Engage (voorheen Yammer) is misschien wel de meest onderschatte tool in Microsoft 365. Veel IT-managers zien het als een soort intern Twitter dat toch niemand gebruikt. En inderdaad, zonder actieve inzet wordt het dat ook.
Met de juiste opzet is Viva Engage een platform voor organisatiebrede communicatie, kennisdeling en medewerkersbetrokkenheid. Niet als vervanging van Teams, maar als aanvulling. Teams is voor je team. Viva Engage is voor de hele organisatie. Dat is een ander doel, en een andere gespreksvorm. Lees meer in de complete gids over Viva Engage als social intranet.
Power Automate voor herhalende taken Vaak onbenut
Power Automate is de tool waarmee medewerkers hun eigen automatiseringen kunnen bouwen, zonder te kunnen programmeren. Goedkeuring aanvragen per e-mail, een melding sturen als een document is bijgewerkt, data kopiëren tussen systemen: dit zijn taken die dagelijks met de hand worden gedaan, terwijl een eenvoudige workflow het in seconden afhandelt.
Het probleem is zichtbaarheid. Medewerkers weten gewoon niet dat dit bestaat, laat staan hoe het werkt. Als je één goede use case laat zien, een die voor hun specifieke werk relevant is, valt het kwartje. Vanuit daar groeit de adoptie organisch. De officiële Microsoft-documentatie over Power Automate legt de basiswerking helder uit, en meer over Microsoft Power Automate lees je op onze dienstenpagina.
Copilot als dagelijkse assistent Vaak onbenut
Als je organisatie een Microsoft 365 Copilot-licentie heeft, en die worden steeds vaker standaard meegenomen, dan is de kans groot dat medewerkers er te weinig mee doen. Niet omdat Copilot niet werkt, maar omdat ze niet weten welke vragen ze moeten stellen.
Copilot is niet een knop die je indrukt. Het is een assistent waarmee je leert werken. Medewerkers die effectief met Copilot werken, gebruiken het voor vergadersamenvattingen, het opstellen van eerste concepten, het samenvatten van lange e-mailthreads en het zoeken in bedrijfsdocumenten. Dat is een andere manier van werken. Die vraagt om begeleiding, niet alleen om toegang. Benieuwd wat de implementatie van Microsoft Copilot precies inhoudt?
Forms en Planner voor samenwerking Vaak onbenut
Microsoft Forms en Microsoft Planner worden zelden gezien als serieuze tools, terwijl ze voor veel dagelijkse taken prima werken. Forms voor interne enquêtes, feedbackrondes en eenvoudige registraties. Planner voor teamtaken, projectoverzichten en wie-doet-wat-lijstjes. Niet alles heeft een externe tool nodig.
Niet zeker waar te beginnen? Kies je grootste uitdaging:
Richt SharePoint in als gestructureerde kennisomgeving in plaats van een gedeelde schijf. Lees hoe je je structuur herstelt.
Zet Viva Engage in voor organisatiebrede communicatie en kennisdeling. Bekijk de complete gids.
Begin met één herkenbare use case en laat het kwartje vallen. Meer over Power Automate.
In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek
Samenwerken reikt steeds verder dan de eigen afdeling en de kantoormuren.
- Begin bij de strategie. Breng eerst de huidige samenwerking in kaart.
- Roadmap en governance. Leg kaders vast voordat de techniek begint.
- Ontwerp met key-users. Betrek een afspiegeling van de organisatie.
- Direct in je mail
- Geen spam
- Gegevens veilig
Waarom gebruiken medewerkers maar een fractie van Microsoft 365?
Eerlijk? De reden is simpeler dan je denkt. Medewerkers gebruiken wat ze kennen en wat direct nuttig is. Als niemand hen heeft laten zien dat Power Automate hun wekelijkse rapportageklus kan automatiseren, waarom zouden ze dat dan ontdekken?
Drie oorzaken komen we keer op keer tegen:
- Geen gestructureerde introductie. Bij de uitrol lag de focus op de techniek: installeren, configureren, migreren. Hoe medewerkers ermee moeten werken, werd als vanzelfsprekend beschouwd. Dat is het niet.
- Geen vertaalslag. Medewerkers zien wel dat er functies zijn, maar niet hoe die hun specifieke werk makkelijker maken. Die stap ontbreekt in de meeste uitroltrajecten.
- Tijdsdruk. Medewerkers zitten niet te wachten op een nieuwe tool als ze al vol zitten, tenzij die tool hen aantoonbaar tijd bespaart. Dat bewijzen, niet alleen beweren, is het werk van een goed adoptietraject.
Meer lezen over het verbeteren van interne communicatie met Microsoft 365?
"De techniek werkt. De adoptie niet."
De kern van onderbenutting in Microsoft 365Hoe verhoog je Microsoft 365-adoptie in 4 stappen?
Niet als groot implementatieproject, maar als bewust gekozen reeks kleine stappen die samen een grote impact maken. Dit is je routekaart.
Tip: begin altijd bij stap 1. Zonder zicht op wat er al gebruikt wordt, activeer je in het wild en raken medewerkers juist overspoeld.
Breng in kaart wat er al is
Voordat je iets activeert of traint, wil je weten wat de huidige situatie is. Welke functies worden al gebruikt? Door wie? En welke functies zijn beschikbaar in de licenties die je al betaalt?
Dat klinkt eenvoudig, maar veel IT-managers hebben hier geen helder beeld van. In het Microsoft 365 Admin CenterDe centrale beheeromgeving van Microsoft 365, waar je licenties, gebruikers en gebruiksrapporten beheert. kun je via de gebruiksrapporten precies zien welke apps actief worden gebruikt en welke nauwelijks. Hoe dat werkt, staat in de officiële Microsoft-documentatie over gebruiksrapporten. Dit geeft je direct een prioriteitenlijst: waar zit de grootste kloof tussen wat beschikbaar is en wat daadwerkelijk wordt benut?
Bekijk ook welke licenties je hebt. Zit Copilot erin? Viva Engage? Power Automate? Je betaalt er misschien al voor zonder dat het actief wordt gebruikt. Dat is het startpunt voor je activatieplan. Wil je weten hoe je deze analyse structureel aanpakt? In deze blog over je Microsoft 365-omgeving optimaliseren vind je een praktische aanpak.
Kies 2 tot 3 functies om te activeren (niet alles tegelijk)
Dit is de fout die organisaties het vaakst maken: ze willen alles tegelijk activeren. Teams beter gebruiken én SharePoint inrichten én Power Automate introduceren én Copilot uitrollen. Het resultaat is dat medewerkers overspoeld raken en niets echt oppakken.
Onze ervaring leert dat adoptie het best werkt als je focust. Kies 2 tot 3 functies die de meeste directe waarde hebben voor de medewerkers die je als eerste wilt bereiken. Denk aan een team dat veel met documenten werkt, en introduceer voor hen een goed ingerichte SharePoint-teamsite plus de samenwerking in Microsoft Teams-kanalen. Dat is behapbaar en concreet.
Stel jezelf drie vragen bij het kiezen: welke functie lost een pijn op die medewerkers nu al voelen? Welke functie sluit aan op de manier waarop het team al werkt? Is er een ambassadeur in het team die de tool wil leren en uitdragen? Start klein, boek succes, en gebruik dat als argument voor de volgende activatie.
Train op gebruik, niet op knoppen
Dit verschil klinkt klein, maar is alles. Training op knoppen geeft medewerkers een klik-handleiding: hier klik je, daar upload je. Training op gebruik laat medewerkers zien hoe de tool hun specifieke werkdag verbetert.
Ons Training en Adoptie-programma is hier specifiek op ingericht. We werken niet met generieke workshops, maar met scenario's die aansluiten bij de werkpraktijk van de deelnemers. Een logistiek medewerker leert hoe hij inkoopgoedkeuringen automatiseert via Power Automate. Een HR-medewerker leert hoe ze een onboarding-checklist bouwt in Microsoft Forms. Dat beklijft.
Een andere aanpak die goed werkt: floorwalkingBegeleiding op de werkvloer: een coach loopt een dag mee en beantwoordt vragen op het moment dat ze opkomen.. Niet een training van twee uur in een zaal, maar een begeleider die een dag meeloopt met het team en vragen beantwoordt op het moment dat ze opkomen. Juist op het moment van gebruik.
Maak het onderdeel van de dagelijkse routine
De grootste uitdaging na training is terugval. Medewerkers leren een tool, gebruiken hem drie dagen, en gaan daarna terug naar hun vertrouwde e-mailworkflow. Dat is menselijk, en het is te voorkomen.
Hoe? Door de nieuwe werkwijze in te bouwen in processen die al bestaan. Heeft het team elke maandag een statusoverleg, dan is dat het moment om te vragen: wie heeft iets bijgedragen aan het Teams-kanaal? Start er een nieuwe collega, dan is dat het moment om te laten zien hoe SharePoint-sites werken. Integreer de tool in het ritme, niet naast het ritme.
Ambassadeurs spelen hier een sleutelrol. Iemand in het team die enthousiast is, die vragen beantwoordt, die successen deelt via Viva Engage. Dat is meer waard dan elke externe training. Wil je concrete voorbeelden? Neem een kijkje bij onze klantcases.
Onthoud dit
Analyseren, activeren, trainen, integreren. Start met 2 tot 3 functies tegelijk (niet alles), borg het gebruik in de dagelijkse routine en laat ambassadeurs het dragen.
Wat levert het op als je Microsoft 365 volledig benut?
We noemen hier geen getallen die we niet kunnen onderbouwen. Maar de rekensom is niet moeilijk te maken. Als medewerkers wekelijks twee uur kwijt zijn aan taken die geautomatiseerd kunnen worden via Power Automate, dan is dat bij 50 medewerkers al 100 uur per week. Reken dat zelf maar door in jouw context.
De echte winst zit in drie gebieden: minder dubbel werk (documenten op twee plekken bewaren, vergaderverslagen die niemand leest, goedkeuringen die per e-mail rondgaan), betere samenwerking (minder versieconflicten, minder "waar staat dat ook alweer") en minder afhankelijkheid van externe tools waarvoor je apart betaalt terwijl Microsoft 365 al een alternatief biedt.
Het gaat er niet om dat je exact kunt berekenen wat je bespaart. Het gaat erom dat je stopt met betalen voor een suite die je nauwelijks benut, en die investering omzet in echte productiviteitswinst voor je medewerkers.
Conclusie
De aanpak in vier stappen (analyseren, activeren, trainen, integreren) is je routekaart. Geen groot implementatieproject, maar een reeks kleine stappen die samen een groot verschil maken.
Begin deze week met stap 1: open de gebruiksrapporten in het Microsoft 365 Admin Center en kijk welke tools al beschikbaar zijn maar nauwelijks worden benut. Dat overzicht geeft je direct de agenda voor de komende maanden.
Meer hulp nodig?
Wil je sparren over welke functies voor jouw organisatie het meest kansrijk zijn en hoe je adoptie structureel aanpakt? Onze experts kijken graag met je mee. Stel je vraag via de livechat of plan een vrijblijvend adviesgesprek.
Veelgestelde vragen
Hoe weet ik welke Microsoft 365 functies mijn organisatie al gebruikt?
Heeft mijn organisatie de juiste licentie voor de functies die we willen benutten?
Hoe lang duurt het om Microsoft 365-adoptie te verhogen?
Welke Microsoft 365 functies worden het meest onderbenut door medewerkers?
Wat is het verschil tussen een Microsoft 365-implementatie en adoptie?
Hoe train ik medewerkers op Microsoft 365 zonder ze te overladen?
Wat kost een Microsoft 365 adoptietraject?
Benut jouw organisatie Microsoft 365 al?
Vink aan wat van toepassing is en zie direct waar je staat.
0 van 4 · Vink aan wat van toepassing is voor jullie organisatie.
Meer uit Microsoft 365 halen?
Benieuwd welke functies voor jouw mensen het meest opleveren? Bernd en het team denken graag met je mee.
