Lomans bundelt informatie, communicatie en verbondenheid in hun Social Intranet

Auteur
Kelly Westra
Datum
31 juli 2023
Functie
Content Marketeer
Inhoudsopgave

Al 100 jaar een prachtig familiebedrijf met inmiddels zo’n 400 medewerkers. Al die tijd staat de mens en verbondenheid centraal; dat vormt de familiecultuur die Lomans kenmerkt.

Het bedrijf werkt dagelijks als totaalinstallateur aan de slimme gebouwen en duurzame installaties van morgen.

Met 400 medewerkers, zowel op twee kantoren in Amersfoort en Capelle aan den IJssel, als ‘buiten’ op de bouw op locaties door heel Nederland en België, is het belangrijk om de verbinding met elkaar te behouden en ervoor te zorgen dat er één centraal informatiepunt is. Om dat te realiseren ging Lomans samen met I-Experts aan de slag om een Social Intranet te implementeren; Lomans Connect. Bas Spaan, Manager Data- en Informatiemanagement bij Lomans, vertelt over het volledige proces.

Alle informatie en communicatie centraal

“Volgens mij roept iedere onderneming het, maar door mijn werk bij Lomans heb ik echt het gevoel dat de mens centraal wordt gesteld. Je merkt echt dat er een cultuur heerst zoals in een familiebedrijf, met lage drempels en open deuren. Dat werkt heel fijn. Maar wat ontbrak was een centrale informatievoorziening die ervoor zorgt dat iedereen op de hoogte is, waar ze ook aan het werk zijn.”

Zo was er binnen de organisatie al wel een verouderd SharePoint intranet aanwezig, maar dat werd al jaren niet meer onderhouden. Daarnaast werd er veel gemaild, over dagelijkse zaken zoals de aanwezigheid van de glazenwasser of bezetting van de receptie, maar bijvoorbeeld ook door losse nieuwsbrieven op te stellen. Deze mails ontsnapten vaak aan de aandacht van de medewerkers. Dat is zonde van de informatie die werd gedeeld. Ondertussen werd er een alternatieve oplossing gezocht via andere software. De conclusie was dat deze vorm niet volledig paste bij de wensen van de organisatie. Dat moest anders.

De oplossing lag in de visie

“Sinds 2018 bespraken we al in de organisatie dat we iets moesten met de interne informatievoorziening. Tijdens de thuiswerkperiode door Corona hebben we ons gered met veel verschillende directe online contactmomenten en werd de noodzaak minder. Echter in het tijdperk van het “nieuwe normaal” ontstond er weer een grotere behoefte aan betere communicatie. Daarom besloten we in 2022 de selectieprocedure voor een nieuw intranetplatform te starten.”

Lomans is een organisatie die constant denkt aan haar toekomst, en hoe ze die willen bereiken. Zo stelde de organisatie de ‘Toekomstvisie 2030’ op, met daarin alle doelen die ze wilden bereiken. Twee belangrijke afspraken in deze toekomstvisie zijn het zorgen voor één centrale waarheid in de organisatie en te vertrouwen op de kracht van bewezen platformen, vanwege hun stabiliteit en duurzaamheid.

“Tijdens het selectieproces hebben we meerdere partijen gesproken die hun producten maken op basis van het Microsoft 365 platform. Maar naast prijs en aanbod, vonden we vertrouwen en een interpersoonlijke klik ook erg belangrijk. Zo is uiteindelijk onze keuze op I-Experts gevallen,” vertelt Bas.

Aan de slag

“Er werd goed geluisterd naar ons in de gesprekken die we met elkaar voerden, en dat zagen we ook echt terug in de offerte. Ze hadden precies aangestipt waar onze problemen lagen en hoe het intranet daar de oplossing voor kon bieden. Het voelde gewoon goed.”

Het startschot werd gegeven en de samenwerking tussen I-Experts en Lomans kon van start. “We begonnen met een aantal sessies, dat deden we samen met consultants Erik en Sharos. Ik had een duidelijke mening over wat ik wilde en hoe het eruit moest komen te zien. Daarnaast weet ik echt wel wat af van de techniek en waar we naar op zoek waren. Maar door hun expertise werd ik toch gewezen op details waar ik overheen had gekeken. Zo bepaalden we goede randvoorwaarden. Er werden heldere keuzes voorgeschoteld die er voor zorgen dat je het intranet krijgt waar we naar op zoek waren.”

Tijdens de roadmap en governance sessie werd bepaald welke rollen en rechten er gelden op het intranet en welke onderdelen als eerste ontwikkeld zouden worden. Ook werd er tijdens de andere sessies gespard over de invulling en het design. Samen met Marketing & Communicatie vormde Bas een team vanuit Lomans, die samen met I-Experts zorgden voor de ontwikkeling en vulling van het intranet.

“Omdat we overtuigd waren dat het intranet gedragen moet worden door de organisatie hebben we echt ingezet op de input van de gebruikers. Zo hebben zij ook zelf namen voor het platform kunnen inzenden, waar vervolgens door de hele organisatie op gestemd kon worden. Dat zorgde ervoor dat de gebruikers zich al gelijk deelgenoot voelen.”

Lomans wilde dolgraag dat het intranet tijdens de kerstborrel live zou gaan, omdat dan ook (bijna) alle medewerkers bijeen waren. “Dat was leuk te regelen, Ludo van I-Experts zat standby om zodra de naam bekend was het intranet te updaten. Dat was een superleuk effect waardoor het gelijk begon te leven onder de medewerkers. Voor hun ogen werd het ‘Lomans Connect’.”

Stukje bij beetje uitbreiden

“Een intranet is nooit klaar,” zegt Bas stellig. “Het hoort mee te groeien met de organisatie en constant door te ontwikkelen. Wij zijn begonnen met het publiceren van nieuwsberichten, om de informatievoorziening goed op gang te krijgen. Dit gebeurt op verschillende onderwerpen. We hebben in dat traject ook goed nagedacht over hoe de berichten te verspreiden, want een groot deel van de medewerkers zit niet iedere dag achter de computer. Om het zo toegankelijk mogelijk te maken kozen we er dan ook voor om het intranet te ontsluiten in Microsoft Teams. Zo kunnen de mensen ‘buiten’ ook eenvoudig via de app het intranet bereiken.”

Maar hoe zorg je er dan voor dat de medewerkers dan ook de trigger voelen om het intranet op te zoeken? Lomans regelde dat door middel van automatisering. Bij het plaatsen van nieuwe nieuwsberichten krijgen de gebruikers een pushmelding, zodat ze eenvoudig met een druk op de knop naar het betreffende bericht kunnen.

“Ik zag echt een soort NOS-app voor me. Je krijgt een simpele melding op je telefoon en je bent er zo, zonder moeilijk inloggen of naar een browser te gaan,” aldus Bas.

Inmiddels zijn ook de andere sites op het intranet gelanceerd en verder uitgebreid. Zo is er ruimte voor onder andere de OR, visie en strategie, duurzaamheid en innovatie, personeel en organisatie, en nog veel meer.

Maar ook de templates en de huisstijldocumenten worden beheerd vanuit het intranet, zo weet de organisatie zeker dat documenten niet ongeoorloofd worden aangepast en dat er altijd de meest actuele versies beschikbaar zijn voor de medewerkers.

“Vanaf september 2023 gaan er regelmatig redacteuren-overleggen plaatsvinden. Er zijn medewerkers binnen de organisatie aangewezen op verschillende focusgebieden die verantwoordelijk zijn voor bepaalde onderwerpen. Juist niet alleen de communicatieafdeling, maar mensen die dagelijks met deze thema’s aan het werk zijn.”

Onze #ExpertsTogether aanpak

“We kozen voor I-Experts omdat het goed voelde op alle vlakken, zowel het product als de klik met de mensen. En dat werkte door in de samenwerking tijdens de ontwikkeling en uitrol. I-Experts is een laagdrempelige partij, niet ontzettend rigide. Er was ruimte voor flexibiliteit en samenwerking tijdens het hele proces. Het voelt écht als een samenwerking, en niet als een klant/opdrachtgever relatie. Je voelt je samen verantwoordelijk voor het uiteindelijke product.”

En nu verder innoveren

Bas sluit af: “We hebben ons ook aangesloten bij de gebruikersgroep van het intranet, Innovate Together. Als gebruikers van het intranet komen we één keer per kwartaal bij elkaar. Dan worden we bijgepraat over de ontwikkelingen en mogelijkheden van Microsoft. Maar ook om suggesties en innovaties voor het intranet te bespreken. Dat vinden we ontzettend waardevol, want ook al zit je met bedrijven die qua business totaal niet op je lijken, je hoort toch dat we tegen dezelfde grenzen van het platform aan lopen. Door dan de koppen bij elkaar te steken creëer je mogelijkheden die er voorheen niet waren.”

Ondertussen werken I-Experts en Lomans samen verder aan de verdere uitbouw van het Social Intranet. Benieuwd wat het Social Intranet voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact op of vraag een gratis advies gesprek aan!