Hoe Voltado overzicht creëerde in Microsoft 365 met SharePoint

Voltado, experts in hoogspanning, is een organisatie die verschillende diensten levert, zoals e-toezicht en projectmanagement. Zij werkten al enige tijd met Microsoft 365. Toch bleef de digitale werkomgeving onoverzichtelijk en versnipperd. Teams was al wel ingericht, maar zonder duidelijke structuur of plan. Dat zorgde voor onduidelijkheid bij medewerkers en maakte het lastig om documenten en informatie snel terug te vinden.

Omdat Voltado I-Experts al kende via bestaande partners, lag de keuze voor een samenwerking voor de hand. Het doel was duidelijk. Meer overzicht, een veilige werkomgeving en één centrale plek voor kwaliteitsdocumenten en nieuws. Ook wilden ze hun bestaande e-learningomgeving ombouwen naar SharePoint, zodat alles samenkwam binnen één platform. Voor organisaties die meer willen weten over de basis van SharePoint is dit artikel interessant: SharePoint uitgelegd.

Daarnaast was er de wens om een plek te creëren waar HR-informatie per medewerker centraal toegankelijk werd. Dit alles konden we realiseren met de standaard SharePoint-functionaliteiten, dus zonder maatwerk. Dit past precies bij de aanpak van I-Experts. We kijken altijd eerst naar wat er mogelijk is met de SharePoint-standaard en passen alleen maatwerk toe als het echt nodig is.

Van plan naar praktische structuur

Samen met Voltado ontwikkelde I-Experts een helder beleidsdocument voor Microsoft 365 als start van het traject. In nauwe samenwerking werd bepaald welke onderdelen prioriteit kregen en hoe de digitale werkplek moest aansluiten bij hun groeidoelstellingen.

De nieuwe omgeving werd opgebouwd in SharePoint en Microsoft Teams, op basis van duidelijk beleid en standaardisatie als uitgangspunten. Voor organisaties die een SharePoint inrichting willen verbeteren is dit artikel relevant: Zo maak je SharePoint onderdeel van je digitale werkplek.

Omdat het traject van A tot Z werd uitgevoerd door één consultant vanuit I-Experts is er veel persoonlijk contact en zijn de lijnen kort. Dat geeft rust en continuïteit gedurende het hele proces.

Meer duidelijkheid en efficiëntie

De resultaten laten zich zien. Voltado ervaart meer duidelijkheid en efficiëntie in het dagelijkse werk. Medewerkers weten beter waar ze informatie kunnen vinden en hoe ze veilig samenwerken binnen Microsoft 365. Het belang van duidelijk beleid wordt hiermee opnieuw bevestigd. Voor wie hier meer over wil lezen: De voordelen van een governanceplan.

“Koen brengt niet alleen zijn expertise in SharePoint mee, maar begrijpt ook hoe bedrijven werken en welke vraagstukken daarbij horen. Hij vertaalt deze naar praktische oplossingen waar wij als Voltado zelf mee aan de slag kunnen. Waar ik eerst nog zoekende was in SharePoint beschik ik dankzij zijn begeleiding en heldere uitleg inmiddels over de vaardigheden om het beheer grotendeels zelfstandig op te pakken.”

Marjolein Pool – Projectcoördinator bij Voltado B.V.

De medewerkers kunnen nu makkelijker hun HR-informatie vinden, het belangrijkste nieuws is duidelijk zichtbaar en omdat de e-learning nu volledig via SharePoint loopt hoeven ze maar één keer in te loggen om alle informatie te vinden. Dit wordt mogelijk gemaakt door single sign-on.

Een persoonlijke aanpak die werkt

Voltado kijkt tevreden terug op de samenwerking. De persoonlijke aanpak en het vaste aanspreekpunt van I-Experts zorgden voor korte lijnen en een oplossing die echt past bij hun manier van werken.