Voltado, experts in hoogspanning, is een organisatie die verschillende diensten levert, zoals e-toezicht en projectmanagement. Zij werkten al enige tijd met Microsoft 365. Toch bleef de digitale werkomgeving onoverzichtelijk en versnipperd. Teams was al wel ingericht, maar zonder duidelijke structuur of plan. Dat zorgde voor onduidelijkheid bij medewerkers en maakte het lastig om documenten en informatie snel terug te vinden.
Omdat Voltado I-Experts al kende via bestaande partners, lag de keuze voor een samenwerking voor de hand. Het doel was duidelijk. Meer overzicht, een veilige werkomgeving en een centrale plek voor kwaliteitsdocumenten en nieuws. Ook wilden ze hun bestaande e-learningomgeving ombouwen naar SharePoint, zodat alles samenkwam binnen een platform.
Daarnaast was er de wens om een plek te creëren waar HR-informatie per medewerker centraal toegankelijk werd. Dit alles konden we realiseren met de standaard SharePoint-functionaliteiten, dus zonder maatwerk. Dit past precies bij de aanpak van I-Experts. We kijken altijd eerst naar wat er mogelijk is met de SharePoint-standaard en passen alleen maatwerk toe als het echt nodig is.
Van plan naar praktische structuur
Samen met Voltado ontwikkelde I-Experts een helder beleidsdocument voor Microsoft 365 als start van het traject. In nauwe samenwerking werd bepaald welke onderdelen prioriteit kregen en hoe de digitale werkplek moest aansluiten bij hun groeidoelstellingen.
De nieuwe omgeving werd opgebouwd in SharePoint en Microsoft Teams, op basis van duidelijk beleid en standaardisatie als uitgangspunten.
Omdat het traject van A tot Z werd uitgevoerd door een consultant vanuit I-Experts is er veel persoonlijk contact en zijn de lijnen kort. Dat geeft rust en continuïteit gedurende het hele proces.
Meer duidelijkheid en efficiëntie
De resultaten laten zich zien. Voltado ervaart meer duidelijkheid en efficiëntie in het dagelijkse werk. Medewerkers weten beter waar ze informatie kunnen vinden en hoe ze veilig samenwerken binnen Microsoft 365. Het belang van duidelijk beleid wordt hiermee opnieuw bevestigd.
De medewerkers kunnen nu makkelijker hun HR-informatie vinden, het belangrijkste nieuws is duidelijk zichtbaar en omdat de e-learning nu volledig via SharePoint loopt hoeven ze maar een keer in te loggen om alle informatie te vinden. Dit wordt mogelijk gemaakt door single sign-on.
Een persoonlijke aanpak die werkt
Voltado kijkt tevreden terug op de samenwerking. De persoonlijke aanpak en het vaste aanspreekpunt van I-Experts zorgden voor korte lijnen en een oplossing die echt past bij hun manier van werken.
Koen brengt niet alleen zijn expertise in SharePoint mee, maar begrijpt ook hoe bedrijven werken en welke vraagstukken daarbij horen. Hij vertaalt deze naar praktische oplossingen waar wij als Voltado zelf mee aan de slag kunnen. Waar ik eerst nog zoekende was in SharePoint beschik ik dankzij zijn begeleiding en heldere uitleg inmiddels over de vaardigheden om het beheer grotendeels zelfstandig op te pakken.
Marjolein Pool, Projectcoordinator bij Voltado B.V.Ingezette diensten
Ook zo'n resultaat voor jouw organisatie?
Plan een vrijblijvend adviesgesprek. We denken graag met je mee.
