Kwaliteits- en kennismanagementsysteem (KMS)

Een moderne organisatie kan niet meer zonder digitaal kwaliteits- en kennismanagement. Je wilt alle kennis, documenten, processen en andere bedrijfsinformatie immers efficiënt vastleggen, delen, beheren en beveiligen. Wij richten op basis van SharePoint Online een kwaliteits- en kennismanagementsysteem in dat volledig aansluit bij jouw wensen en behoeften.

Kennis en processen geborgd

Aantoonbaar compliant

Informatie altijd toegankelijk

Waarom een kwaliteits- en kennismanagementsysteem?

Mogelijk heeft jouw organisatie er nog een: een fileserver met verschillende netwerkschijven waarop allerlei bestanden worden bewaard. Naarmate je organisatie groeit, is het steeds lastiger om de informatie daarmee toegankelijk, vindbaar, veilig, actueel en beheersbaar te houden. Bovendien is een dergelijk systeem niet geschikt voor het inrichten van processen.

Een kennis- en kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) helpt je om georganiseerd en up-to-date te blijven met de kennis, documentatie en processen van jouw bedrijf. Zo voorkom je dat deze rondzwerven op lokale schijven en in mailboxen. Of dat belangrijke kennis alleen in de hoofden van je medewerkers te vinden is.

Informatiebeveiliging en compliancy zijn in een KMS vanzelfsprekend belangrijke aandachtspunten. Met een KMS zijn niet alleen kennis en processen beter geborgd, je kunt ook aantoonbaar voldoen aan certificeringen als ISO en NEN.

 

Kennis en informatie beheren in één platform

SharePoint is een eerste stap op weg naar een efficiënt en intelligent kennismanagementsysteem. Hierin kun je al je bedrijfsinformatie en processen overzichtelijk en centraal vastleggen, beheren en beveiligen. Door het toekennen van rechten en rollen hebben je medewerkers toegang op een need-to-know basis. En dat vanaf ieder apparaat en op iedere gewenste locatie.

Een KMS in SharePoint is de voor de hand liggende oplossing voor organisaties die al met andere Microsoft-applicaties werken, zoals Outlook, Office en Teams. Alles kan dan worden geïntegreerd in één gebruiksvriendelijk en kostenefficiënt platform.

 

Onze KMS-oplossing in SharePoint

De inrichting van een KMS in SharePoint is echter een expertise op zich. Daarvoor heb je een grondige kennis nodig van de talrijke mogelijkheden van SharePoint. Zonder deze kennis zie je al snel door de bomen het bos niet meer. Ook omdat de online omgeving vraagt om een nieuwe manier van navigeren en bestanden beheren.

Op basis van onze jarenlange ervaring hebben wij een gebruiksvriendelijk KMS ontwikkeld in SharePoint Online. Met dit KMS haal je het maximale uit de mogelijkheden die SharePoint te bieden heeft op het gebied van kennis- en kwaliteitsmanagement. Bovendien zorgen we ervoor dat het volledig aansluit bij de behoeften van jouw organisatie én dat al jouw Microsoft-toepassingen ook echt naadloos samenwerken. Ontsluiting van het KMS is bijvoorbeeld ook mogelijk via Microsoft Teams.

 

De voordelen van het kwaliteits- en kennismanagementsysteem op een rij

Een centraal kenmerk van ons KMS is dat het informatie door gebruik van multimedia veel rijker en dynamischer maakt. De informatie wordt namelijk ondergebracht in de best passende informatiedrager. Dat kan een document zijn, maar ook een webpagina, formulier of video. Denk bijvoorbeeld aan een webpagina die zowel tekst bevat als een formulier en/of video.

We zorgen voor een aantrekkelijk ontwerp en gebruiksvriendelijke navigatie, die beide aansluiten bij jouw organisatie.

Ons KMS biedt verder onder meer de volgende voordelen:

 

1. Toewijzen van metadata

Het KMS voorziet alle informatie van relevante metadata. Dit zijn kenmerken die worden toegewezen aan de informatie. Daarbij valt te denken aan eigenschappen als categorie, eigenaar, aanmaak-, wijzigings- of revisiedatum, versie en het aantal likes. Via deze metadata is informatie beter vindbaar en kun je gemakkelijk overzichten maken.

2. Procesondersteuning

Met behulp van de metadata worden processen maximaal ondersteund en vastgelegd. Ten behoeve van het revisieproces zijn pagina’s bijvoorbeeld voorzien van eigenschappen als eigenaar, verloopdatum en status. Een workflow draagt zorg voor de afhandeling van het proces.

 

3. Documentenopslag

Het KMS voorziet in de opslag van documenten voor naslagdoeleinden. Voor de consistentie worden documenten en pagina’s op dezelfde manier en met dezelfde kenmerken ingericht. Documenten kunnen op verschillende manieren worden getoond, bijvoorbeeld als aanvullende informatie op een pagina.

 

4. Zoekfunctie

Een KMS kan niet zonder goede zoekfunctie. Via deze zoekfunctie is namelijk alle informatie in het KMS op te roepen. Medewerkers hebben door middel van zoekopdrachten snel de gewenste informatie beschikbaar.

 

5. Koppeling met andere platformen en systemen

De informatie in het KMS kunnen we koppelen aan andere platformen en systemen, zoals een bestaand intranet. Informatie uit het KMS wordt dan direct en dynamisch getoond in dit platform, met behoud van de huisstijl. Ook de zoekfunctie kan worden gekoppeld. Zo vindt een naadloze integratie plaats.

 

Ook de voordelen ontdekken van ons kwaliteits- en kennismanagementsysteem? Wacht niet langer en neem contact met ons op!

Kennismaken

Ik ontdek graag waarmee wij jouw organisatie kunnen helpen. Vul het onderstaande formulier in, dan plannen we een afspraak!

New call-to-action

Whitepaper

Kom erachter hoe je in 7 stappen naar een optimale digitale werkplek kan gaan.

Scroll naar top