Kennismanagement is het organiseren van kennis in je organisatie: vastleggen, vindbaar maken, delen en actueel houden. Een deel van die kennis staat in documenten, een ander deel zit in ervaring en verdwijnt als iemand vertrekt. Je begint bij de vraag welke kennis bedrijfskritisch is en pas daarna bij de keuze voor een plek. Modellen als de kenniswaardeketen van Weggeman en het SECI-model van Nonaka helpen je die kennis te ordenen. Werk je met Microsoft 365, dan wijst Microsoft zelf SharePoint aan als de plek om kennis te publiceren en te organiseren, waar Microsoft Search het terugvindt en Copilot ermee kan werken. Metadata en termsets maken kennis vindbaar. Versiebeheer en inhoudsgoedkeuring maken die kennis betrouwbaar. Zonder iemand die zich er verantwoordelijk voor voelt, veroudert elke kennisbank alsnog. Hieronder lees je welke soorten kennis er zijn, waarom kennisdeling in organisaties vaak vastloopt en hoe je het in vijf stappen inricht.
Wat is kennismanagement?
Kennismanagement is de manier waarop een organisatie haar kennis beschikbaar houdt voor het werk, ook als mensen van rol wisselen of vertrekken. Het gaat om afspraken over eigenaarschap, plek en onderhoud, zodat kennis niet aan losse personen of losse mappen hangt.
Stel: een ervaren collega gaat met pensioen. Pas na zijn vertrek blijkt hoeveel afspraken, uitzonderingen en handige omwegen alleen in zijn hoofd zaten. Collega's weten wel dat er een werkwijze bestond, maar niet waar die staat of welke versie geldt. Zulke gaten dicht je met kennismanagement.
De term dekt meer dan documenten. Het gaat over kennis die je kunt opschrijven en over ervaring die in hoofden zit, over de plek waar je die kennis neerzet en over het ritme waarin iemand hem nakijkt. Een kennismanagementsysteem is daarvan het hulpmiddel: de omgeving of software waarin je dat organiseert, met documentbibliotheken, metadata en goedkeuringen.
Welke soorten kennis zijn er?
Wat die gepensioneerde collega meenam, was maar voor een deel opgeschreven. Kennis valt uiteen in expliciete kennis die is vastgelegd en na te lezen, en impliciete kennis die in ervaring, vaardigheid en houding zit. Die tweede soort heet ook wel tacit knowledge, en juist die verdwijnt als iemand vertrekt.
Hoogleraar Mathieu Weggeman van de TU Eindhoven vat dat samen in zijn formule K = I x EVA: kennis is informatie maal ervaring, vaardigheden en attitude. Die EVA-component wordt ook impliciete of tacit knowledge genoemd en blijft vast aan de persoon. Dat verklaart waarom een dik handboek nooit het hele verhaal vertelt. Wat je opschrijft is de informatiekant; de ervaring erachter moet je op een andere manier overdragen.
Voor de inrichting maakt dat verschil veel uit. Expliciete kennis behandel je als document: er hoort iemand bij die erover gaat, en wijzigingen lopen via die persoon. Impliciete kennis haal je naar boven door mensen te laten meekijken, vragen te laten stellen en de antwoorden daarna wel vast te leggen.
| Kenmerk | Expliciete kennis | Impliciete kennis |
|---|---|---|
| Wat het is | Vastgelegd en na te lezen: procedures, werkinstructies, klantafspraken | Ervaring en vaardigheid: hoe iemand een uitzondering aanpakt |
| Waar het zit | In documenten, pagina's en systemen | In hoofden en in het handelen van mensen |
| Hoe je het deelt | Publiceren, structureren en vindbaar maken | Meekijken, vragen stellen, samen werken |
| Bij uitstroom | Blijft staan, maar kan stil verouderen | Verdwijnt met de persoon |
| Eerste ingreep | Eigenaar en reviewdatum per onderwerp | Terugkerende vragen ophalen en opschrijven |
Welke modellen gebruik je voor kennismanagement?
Twee modellen komen in de vakliteratuur steeds terug: de kenniswaardeketen van Weggeman en het SECI-model van Nonaka. Het eerste model ordent wat je met kennis doet, het tweede beschrijft hoe kennis van persoon naar organisatie beweegt.
In de kenniswaardeketen doorloopt kennis vier fasen, en de waarde voor de organisatie neemt toe naarmate kennis verder in die keten komt. De nuchtere toets voor je eigen aanpak zit in die volgorde: blijft alles bij fase een en twee hangen, dan verzamel je vooral bestanden.
- Kennis ontwikkelen. Nieuwe kennis opdoen via projecten, opleiding, fouten en experimenten.
- Kennis delen. De stap waar de meeste organisaties in blijven hangen: vastleggen en beschikbaar maken voor anderen.
- Kennis toepassen. Pas als iemand de kennis in zijn werk gebruikt, levert die iets op.
- Kennis evalueren. Klopt het nog, werkt het nog, en wat leren we van de uitkomst?
Het SECI-model van Ikujiro Nonaka legt daar een tweede laag onder. Nonaka gaat uit van een wisselwerking tussen expliciete en impliciete kennis in vier bewegingen: socialisatie (kennis delen door samen te werken en mee te kijken), externalisering (impliciete kennis omzetten in iets wat is vastgelegd), combinatie (vastgelegde kennis samenvoegen tot een groter geheel) en internalisering (vastgelegde kennis zo eigen maken dat je het vanzelf doet). Impliciete kennis wordt zo geëxpliciteerd en expliciete kennis wordt door anderen weer geïnternaliseerd. In die logica blijft een kennisbank in beweging: wat vandaag is vastgelegd, wordt morgen door iemand anders toegepast en aangevuld.
Wie een formeel kader zoekt, komt uit bij NEN-ISO 30401. Die norm voor kennismanagementsystemen stelt eisen aan het opzetten, implementeren, onderhouden, beoordelen en verbeteren van een managementsysteem voor kennismanagement. Alle eisen zijn toepasbaar op elke organisatie, ongeacht type, omvang of geleverde producten en diensten.
Waarom blijft kennis in hoofden en losse mappen hangen?
Een klantvraag komt voor de derde keer terug en drie collega's geven drie net iets andere antwoorden. Kennismanagement loopt zelden vast op onwil. Het loopt vast op tijd, op onduidelijkheid over wie iets mag aanpassen en op een plek die niemand dagelijks opent.
De vakliteratuur is daar behoorlijk streng over. Kennis delen vraagt nieuwe structuren en kost tijd en moeite, en dat maakt het altijd het eerste dat sneuvelt als de agenda vol zit. Het patroon dat wij bij organisaties tegenkomen is bijna altijd hetzelfde: dezelfde procedure staat in drie mappen en de werkkopie op iemands laptop is de versie die echt wordt gebruikt. Loopt jouw omgeving vol met dubbele versies en verlaten sites, dan is structuur in SharePoint herstellen een nuchtere eerste stap voordat je aan kennismanagement begint.
Kennis blijft vaak in hoofden en losse mappen hangen omdat niemand er echt eigenaar van is. Iedereen vindt kennisdeling belangrijk, maar in de praktijk is het altijd iets voor later. Totdat iemand vertrekt, een klantvraag blijft liggen of collega's drie versies van hetzelfde antwoord gebruiken.
De eerste stap die volgens mij echt werkt, is niet meteen een groot kennisplatform bouwen. Begin met bepalen welke kennis bedrijfskritisch is. Welke vragen komen steeds terug? Welke informatie hebben nieuwe medewerkers nodig? Welke kennis mag niet afhankelijk zijn van een persoon? Vanuit die vragen kun je structuur aanbrengen.
Waar je het beste kunt beginnen, hangt af van waar het bij jou nu knelt. Onderstaande keuzehulp brengt je in twee klikken naar het vertrekpunt dat bij jouw situatie past.
Wat is bij jullie het grootste probleem met kennis?
Dat is fase een van de kenniswaardeketen, en stap 1 in de route hieronder werkt uit hoe je dat lijstje ophaalt. Doe het voordat je een plek kiest, anders richt je een omgeving in voor kennis die je nog niet kent.
Consistente metadata en termsets maken kennis vindbaar via zoeken en filters, en je kunt navigatie op die termen bouwen. Dat is ook de basis waarop Microsoft Search en Copilot kennis kunnen ontsluiten.
Stap 4 en 5 in de route hieronder gaan hierover: welke versie geldt, wie een wijziging vrijgeeft en wanneer iemand de inhoud opnieuw bekijkt. Begin bij het kennisgebied waar collega's het minste vertrouwen in hebben.
Zo ontsluit je kennis in Microsoft 365 en SharePoint
SharePoint is de plek die Microsoft zelf aanwijst voor kennis in een Microsoft 365-omgeving. Viva Topics is per 22 februari 2025 uitgefaseerd vanwege de generatiewissel in AI-technologie, en Microsoft schrijft in de bijbehorende documentatie dat je kennis daar het best publiceert en ordent, vindbaar via Microsoft Search en te gebruiken via Microsoft Copilot. Gepubliceerde Topic-pagina's werden gewone SharePoint-pagina's en het Topic Center een gewone SharePoint-site, die je beheert en governt als elke andere site.
Dat is voor de meeste organisaties goed nieuws, want het platform staat er al. Ken je SharePoint nog niet goed, lees dan eerst wat SharePoint is; wil je vooral weten hoe documentbibliotheken, delen en versies in elkaar zitten, dan legt hoe SharePoint werkt dat uit. De vraag verschuift daarmee van welk kennisplatform je aanschaft naar hoe je de omgeving inricht die er al staat.
Vier bouwstenen doen daarbij het werk. Metadata, versiebeheer en rollen zitten standaard in elke SharePoint-omgeving en staan alleen vaak nog uit; zoeken via Microsoft Search werkt meteen, en Copilot komt daar als aparte laag bovenop.
Metadata en termsets Vaak onbenut
Met termsets en managed terms bepaal je welke termen medewerkers mogen toevoegen en wie nieuwe termen aanmaakt. Microsoft noemt vindbaarheid het tweede kernvoordeel: als content over sites heen dezelfde metadata heeft, vind je bedrijfsinformatie makkelijker terug via zoeken.
Een sitebeheerder kan bovendien navigatie bouwen op basis van die termen, zodat een kennisgebied ook zonder mappenstructuur logisch te doorlopen is. Onze TOS-aanpak voor structuur bepaalt vooraf wat waar hoort.
Versiebeheer en goedkeuring Betrouwbaarheid
SharePoint beheert documenten met versiebeheer (major of major en minor versies, zoals 1.0, 1.1 en 2.0), inhoudsgoedkeuring waarbij een concept op de status Pending staat tot een goedkeurder het vrijgeeft, en uitchecken en inchecken.
Bij het inchecken kan de auteur een opmerking meegeven. Volgens Microsoft legt dat een doorlopend historisch overzicht vast van de wijzigingen in een document, zodat een lezer kan zien waarom een werkwijze is aangepast.
Zoeken en Copilot Ontsluiting
Copilot benadert bestanden alleen binnen de rechten die een gebruiker al heeft. Microsoft koppelt de kwaliteit van Copilot-antwoorden dan ook direct aan hoe goed de onderliggende data beschermd en gegovernd is, met stappen als overdelen terugdringen, elke site een geldige eigenaar geven en ongebruikte sites opruimen.
Dat is de reden om governance vooraf te regelen en niet achteraf; Copilot veilig gebruiken gaat daar dieper op in.
Rollen en eigenaarschap Governance
Publiceren en goedkeuren zijn aparte rollen, en het loont om ze bij verschillende mensen te beleggen. Leg per kennisgebied vast wie welke rol vervult in je governance in Microsoft 365, zodat het beheer niet in het hoofd van één beheerder blijft zitten.
Blijft de vraag of je hiermee uit de voeten kunt of toch een apart kennisplatform nodig hebt. Voor organisaties met zware sectorspecifieke eisen kan een los pakket de juiste keuze zijn. Voor de meeste andere organisaties weegt zwaar dat SharePoint er al is en dat mensen de omgeving al kennen.
| Afweging | Kennis in SharePoint | Apart kennisplatform |
|---|---|---|
| Startpunt | Platform dat je via Microsoft 365 al hebt | Nieuwe omgeving, apart aanschaffen en inrichten |
| Vindbaarheid en Copilot | Microsoft Search en Copilot werken op de kennis die er al staat | Zoeken binnen het pakket, voor de rest is een koppeling nodig |
| Beheer | Zelfde governance, rechten en rollen als je overige sites | Eigen rechtenmodel en eigen beheercyclus |
| Adoptie | Mensen werken al in de omgeving | Nieuwe interface om te leren en te blijven gebruiken |
Sommige kennis ontstaat pas in een gesprek. Vragen die je nog niet kunt voorzien, komen sneller boven wanneer collega's ze aan elkaar stellen: Viva Engage voor vragen tussen collega's vult de kennisbank aan, en op een SharePoint als intranet inrichten maak je nieuwe kennis zichtbaar voor iedereen. Hoe je dat fundament op SharePoint neerzet, staat uitgewerkt in onze whitepaper.
SharePoint: Hét fundament van je bedrijf
Je hebt SharePoint al via Microsoft 365, maar haal je er alles uit? Zo zet je het fundament goed neer: structuur, governance en adoptie, klaar voor Copilot.
- Sites, lijsten en bibliotheken. Hoe SharePoint informatie anders ordent dan de klassieke F- en H-schijf, en waarom dat werkt.
- SharePoint én Teams: onlosmakelijk. Elke Team die je aanmaakt, maakt op de achtergrond een SharePoint-site. Zo zet je dat slim in.
- Governance, compliance & adoptie. Wie mag waarbij, hoe blijf je aantoonbaar compliant (ISO/NEN) en hoe neem je je mensen mee.
- Direct in je mail
- Geen spam
- Gegevens veilig
Van inventarisatie naar een levende kennisbank in vijf stappen
Kennis vastleggen begint met kiezen wat je vastlegt. Deze route werkt in organisaties van uiteenlopende omvang, en de eerste twee stappen doe je zonder ook maar een instelling aan te raken.
Bepaal welke kennis bedrijfskritisch is
Inventariseer de vragen die steeds terugkomen, de informatie die nieuwe medewerkers nodig hebben en de kennis die niet aan een persoon mag hangen. Dat lijstje is korter dan je denkt en het bepaalt de rest.
Wijs per kennisgebied een eigenaar aan
Iemand is aanspreekbaar op de inhoud en beslist over wijzigingen, zodat collega's weten bij wie ze moeten zijn als een werkwijze verandert.
Kies een plek en een structuur
Bepaal per kennisgebied waar het thuishoort en welke metadata je gebruikt: kennisgebied, doelgroep, status. Zo hoeft niemand door mappen te klikken om het juiste antwoord te vinden.
Zet versiebeheer en goedkeuring aan
Activeer versiebeheer en spreek een vaste goedkeuringsroute af, zodat altijd duidelijk is wat de geldende versie is en een wijziging pas live gaat na akkoord van de eigenaar.
Spreek een herzieningsritme af
Geef elk kennisgebied een datum waarop de eigenaar het opnieuw bekijkt, en kijk na een kwartaal welke items worden gevonden en gebruikt. Items die niemand opent, kun je archiveren of samenvoegen.
Tip: richt een kennisgebied volledig in, laat het een paar weken draaien en breid daarna uit. Een werkend voorbeeld overtuigt collega's sneller dan een plan voor de hele organisatie.
Bij I-Experts richten we kennismanagement vaak in op SharePoint, en de techniek is daarbij niet het beginpunt. Waar de generieke stappen ophouden, begint het werk dat per organisatie verschilt: welke kennisgebieden je afbakent, hoeveel goedkeuringslagen genoeg zijn zonder te verstikken, welke metadata je doelgroep echt gebruikt en hoe je mensen meekrijgt in een nieuw ritme. Wil je daarover sparren of de inrichting laten begeleiden, kijk dan naar ons kwaliteits- en kennismanagementsysteem op SharePoint.
Veelgestelde vragen over kennismanagement
Wat is het doel van kennismanagement?
Wat zijn de principes van kennismanagement?
Wat is het verschil tussen kennismanagement en een kennismanagementsysteem?
Heb je een voorbeeld van kennismanagement in de praktijk?
Is kennismanagement alleen iets voor grote organisaties?
Welke kennis leg je als eerste vast?
Je kent nu de soorten kennis, de modellen en de route via SharePoint. In een vrijblijvend gesprek bepaalt Bernd met je welke kennisgebieden bij jullie bovenaan staan.
Versiegeschiedenis
Augustus 2026: eerste publicatie. Het uitfaseren van Viva Topics, het SharePoint-advies van Microsoft, managed metadata en versiebeheer zijn gecontroleerd tegen de Microsoft-documentatie; NEN-ISO 30401 is nagekeken op nen.nl.
