Van 17 nieuwsbrieven naar 1 centraal intranet voor Achterhoek VO

Achterhoek VO brengt alle scholen samen met één centraal intranet

Wanneer een organisatie meerdere vestigingen heeft met ieder een eigen bestuur, werkwijze en personeelsbestand, is het een uitdaging om communicatie eenduidig en centraal te organiseren. Dit gold ook voor Achterhoek VO. De oplossing werd gevonden in een intranet. Meer achtergrond over de rol van een modern intranet lees je in onze blog Alles over SharePoint als intranet.

De uitdaging. Versnipperde communicatie binnen één organisatie

17 scholen, 27 locaties en uiteenlopende werkwijzen

Achterhoek VO is de overkoepelende bestuursorganisatie voor 17 scholen verspreid over 27 locaties in de Achterhoek. Dagelijks gaan ruim 13.000 leerlingen en 1.700 medewerkers naar deze scholen. Elke school kiest zelf welke onderwijsvorm past bij de omgeving en leerlingen. Dat zorgt voor verschillen in werkwijze, uitstraling en communicatie.

Geen eenduidig communicatiekanaal

Sommige scholen verstuurden nieuws via nieuwsbrieven, anderen via losse e-mails en een aantal had nog helemaal geen centraal communicatiekanaal. Er was geen vaste plek waar medewerkers alle belangrijke informatie konden vinden, terwijl die behoefte er wel degelijk was.

Om dit op te lossen ontwikkelde I-Experts een intranet dat dient als één centraal communicatiepunt. Nieuws en informatie worden gedeeld vanuit de schoolleiding naar leerkrachten en ondersteunend personeel. Inmiddels gebruiken bijna alle scholen binnen Achterhoek VO het intranet als primaire manier van communiceren. Dit sluit aan bij de voordelen die we beschrijven in de voordelen van een SharePoint-intranet.

Van pilot naar organisatiebrede adoptie

“Als er één schaap over de dam is”

Het ontwikkelproces startte met twee scholen en de bestuursorganisatie. Door gerichte vragen te stellen werd bepaald hoe het intranet moest worden ingericht.

Vragen die richting gaven aan het ontwerp

Denk aan vragen zoals: wat moet er beschikbaar zijn op het intranet, hoe wordt het vormgegeven, wat kunnen scholen zelf bepalen en welke onderdelen worden gestandaardiseerd.

Met 17 scholen verspreid over 27 locaties was het een uitdaging om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Elke school is verantwoordelijk voor de eigen organisatie en heeft daardoor invloed op projecten zoals het intranet.

Na ingebruikname bij de eerste scholen zagen andere scholen het effect in de praktijk. Eén voor één besloten zij het intranet ook te gebruiken.

“Het verspreidde zich als een olievlek. Scholen zagen dat het goed werkte en hoeveel mogelijkheden het intranet biedt. Nu gebruikt bijna iedereen het, de één intensiever dan de ander, maar iedereen is tevreden.”
Maurice Böhmer, Hoofd ICT bij Achterhoek VO

Balans tussen standaardisatie en herkenbaarheid

Gepersonaliseerd per school

Zeventien scholen met elk een eigen huisstijl en wensen vraagt om een doordachte aanpak. Standaardisatie bleek essentieel. Dit vergroot stabiliteit en maakt toekomstige uitbreidingen eenvoudiger, een herkenbaar principe binnen moderne intranetoplossingen.

“We bleven zoveel mogelijk bij de standaard vormgeving van het intranet, maar met kleuren en logo’s van de scholen voor herkenbaarheid. Sommige scholen vonden eigen vormgeving belangrijk. Voor hen is maatwerk gerealiseerd.”

Inventarisatie van wensen

Om de wensen van alle scholen efficiënt te verzamelen, vulden zij slimme online formulieren in. Hierin konden zij aangeven hoe hun intranet ingericht moest worden.

De projectgroep kreeg zo een duidelijk overzicht van alle reacties en kon direct zien welke scholen nog niet gereageerd hadden. Dit versnelde de voortgang aanzienlijk.

Het intranet als onderdeel van de organisatiecultuur

Gebruik ligt bij de scholen zelf

Hoe de scholen omgaan met het intranet verschilt. Achterhoek VO faciliteert de omgeving, maar het daadwerkelijke gebruik ligt bij de scholen zelf.

“Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het raadplegen van nieuwe informatie op het intranet. We sturen geen extra e-mail met ‘er staat een nieuw bericht klaar’. Dat was wennen, maar we zien dat het intranet steeds intensiever wordt gebruikt. Het wordt echt onderdeel van de bedrijfscultuur.”

Samenwerking met korte lijnen

Flexibiliteit en persoonlijk contact

“De flexibiliteit en korte lijnen hebben we als erg prettig ervaren,” vertelt Böhmer. “De ontwikkelaar kwam soms bij ons op locatie, andere keren spraken we elkaar via Teams. We konden snel schakelen en onze wensen werden steeds netjes verwerkt.”

Ook benieuwd naar de mogelijkheden van een centraal intranet

Wil jouw organisatie de communicatie centraliseren en medewerkers beter informeren. Lees dan meer over wat een sociaal intranet succesvol maakt of ontdek hoe AI de toekomst van intranet beïnvloedt.

Wil je dieper ingaan op dit onderwerp en ontdekken hoe een sociaal intranet jouw organisatie kan versterken. Download dan de whitepaper “Social Intranet: Boost je winst op 5 manieren” via onze whitepaperpagina.