Achterhoek VO ging van 17 nieuwsbrieven naar één centraal communicatiepunt met een intranet

Auteur
Jonathan Ouwehand
Datum
29 juni 2022
Functie
Online Marketeer
Inhoudsopgave

Wanneer een organisatie meerdere vestigingen heeft met ieder een eigen bestuur en personeelsbestand is het een grote uitdaging om de communicatie eenduidig en gecentraliseerd in te regelen. Dit gold ook voor Achterhoek VO. De oplossing? Een intranet van I-Experts.

17 scholen, 27 schoollocaties, talloze werkwijzen

Achterhoek VO is de overkoepelende bestuursorganisatie voor 17 scholen verspreid over 27 verschillende schoollocaties in de Achterhoek. Er gaan ruim 13.000 leerlingen en 1.700 medewerkers dagelijks naar de scholen. De scholen van Achterhoek VO kiezen zelf welk onderwijs het beste bij hun leerlingen en hun omgeving past. De ruimte en vrijheid die scholen hebben, betekent ook dat zij onderling verschillen. Dat leidt tot het feit dat iedere aangesloten school haar eigen manier van werken, haar eigen uitstraling én eigen communicatiekanaal heeft.

De ene school voorzag haar medewerkers van informatie door middel van nieuwsbrieven, de ander via losse e-mails, voor sommige scholen was er nog helemaal geen manier van communiceren met haar medewerkers. Kortom, er was geen eenduidige, centrale plek waar men alles eenvoudig terug kon vinden of raad kon plegen. Maar de behoefte was er wel.   

Om te voorzien in deze communicatiebehoefte richting de personeelsleden werd door I-Experts een intranet ontwikkeld. Eén communicatiekanaal waar nieuws en informatie worden verspreid vanuit de schoolleiding naar de leerkrachten en het andere personeel van de verschillende scholen. Wel zo makkelijk. Bijna alle aangesloten scholen van Achterhoek VO gebruiken nu het intranet als primair communicatiekanaal. 

Maurice BöhmerHoofd ICT bij Achterhoek VO, deelt zijn ervaring.

Of stel je vragen in de live chat!

Live-chat I-Experts

Download de gratis whitepaper:
"Dit zijn dé Social Intranet trends van 2023!"

  • Interactief intranet: Ontdek de evolutie naar een interactief platform waar medewerkers samenwerken en content personaliseren.
  • Microsoft Viva: Verken hoe Viva samenwerking en connectiviteit verbetert met tools als Engage en Learning.
  • Mobiele focus en AI: Leer over mobiele toegankelijkheid en AI-integratie voor slimme functies op het intranet.
Naam(Vereist)

Als er één schaap over de dam is

In eerste instantie werd het ontwikkelproces gestart met twee scholen en de overkoepelende bestuursorganisatie, Achterhoek VO. Aan de hand van een aantal vragen werd bepaald hoe het intranet gevormd moest worden. Dan kun je denken aan vragen zoals: Wat moet er beschikbaar komen op het intranet? Hoe wordt het vormgegeven? Wat kunnen de scholen zelf bepalen? Welke onderdelen worden gestandaardiseerd?  

Met al de verschillende scholen op 27 locaties is het een enorme uitdaging om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. De aangesloten scholen zijn zelf verantwoordelijk voor het reilen en zeilen, en hebben dus zeker ook wat in de pap te brokkelen wanneer het gaat om projecten zoals de ontwikkeling van het intranet. Na de ingebruikname van het intranet zagen gelukkig de andere aangesloten scholen het positieve effect op de communicatie, en één voor één namen zij ook het intranet in gebruik.  

“Het verspreidde zich als het ware als een olievlek over alle scholen. Stuk voor stuk zag de scholen dat het goed werkte, en wat er voor verschillende dingen er op het intranet mogelijk zijn. Nu gebruiken bijna alle scholen het. De één intensiever dan de ander, maar volgens mij zijn ze allemaal tevreden.”

Gepersonaliseerd per school

17 scholen met ieder een eigen huisstijl en wensen voor de inrichting, dat is nogal een operatie. Een oplossing voor dit probleem is om zoveel mogelijk te standaardiseren. Zo vergroot je de stabiliteit van het intranet en zorg je ervoor dat het eenvoudiger is om aanvullende functionaliteiten toe te voegen, in het geval dat dat op een later moment gewenst is. 

 Zo dachten ze er bij Achterhoek VO over. “We zijn zo veel mogelijk bij de standaard aanwezige vormgeving van het intranet gebleven, natuurlijk wel met de kleuren en logo’s van de scholen om hun identiteit eraan te geven. Er zijn ook scholen die het ontzettend belangrijk vinden om hun eigen vormgeving mee te nemen. Dat was mogelijk, en zo is er voor enkele scholen maatwerk geleverd om hun intranet anders eruit te laten zien.”   

Inventarisatie van de wensen

Maurice Böhmer en zijn collega’s hebben een slimme manier gevonden om de wensen en eisen van de verschillende scholen te inventariseren. Slimme, online formulieren werden rondgestuurd met een aantal vragen over de indeling en vormgeving van hun intranet.

De scholen hebben deze vervolgens ingevuld en retour gestuurd aan de projectgroep. Zo had de groep altijd een overzichtelijk beeld van de ingezonden feedback, en zagen ze ook gelijk welke school nog niet gereageerd had. Dat bevorderde de voortgang van het totale project.

Het intranet werd onderdeel van de bedrijfscultuur

Hoe de scholen omgaan met het veranderende informatiekanaal is per organisatie verschillend. Vanuit Achterhoek VO wordt er gefaciliteerd, hoe de scholen er mee werken is aan hen.  

“De medewerkers van de verschillende scholen dragen zelf de verantwoordelijkheid om te kijken of er nieuwe informatie is gedeeld op het intranet. We sturen niet alsnog een mailtje rond met ‘er staat een nieuw bericht voor je klaar’. Dat was aan het begin wennen. Maar we zien dat het wordt steeds meer en steeds intensiever gebruikt wordt. Het intranet wordt op deze manier echt onderdeel van de bedrijfscultuur,” aldus Böhmer.

I-Experts heeft prettige korte lijnen

De flexibiliteit en korte lijnen hebben we als prettig ervaren in de samenwerking,” vertelt Böhmer. “De ontwikkelaar die voor ons het intranet maakte was soms bij ons op locatie en andere keren spraken we elkaar via Teams. We konden snel schakelen. Dat zorgde ervoor dat onze wensen verder verwerkt werden in het intranet.”   

Benieuwd wat het Intranet voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact op of vraag een gratis adviesgesprek aan!

Of stel je vragen in de live chat!

Live-chat I-Experts

Download de gratis whitepaper:
"Dit zijn dé Social Intranet trends van 2023!"

  • Interactief intranet: Ontdek de evolutie naar een interactief platform waar medewerkers samenwerken en content personaliseren.
  • Microsoft Viva: Verken hoe Viva samenwerking en connectiviteit verbetert met tools als Engage en Learning.
  • Mobiele focus en AI: Leer over mobiele toegankelijkheid en AI-integratie voor slimme functies op het intranet.
Naam(Vereist)