Succesvolle datamigratie Leger des Heils met RAM-IT en I-Experts

De uitdaging. Versnipperde data en inefficiënte samenwerking

Medewerkers van het Leger des Heils hadden steeds meer moeite om bij de juiste data te komen. De bestaande IT-infrastructuur bood onvoldoende ondersteuning, waardoor samenwerken omslachtig en tijdrovend werd. Documenten waren verspreid opgeslagen en het overzicht ontbrak. Dit maakte het dagelijkse werk voor veel teams onnodig complex.

Er was daarom behoefte aan een moderne digitale werkomgeving die de organisatie beter ondersteunt en waarmee medewerkers hun werk effectiever en prettiger kunnen uitvoeren.

De oplossing. Een moderne Microsoft 365 TOS-omgeving

RAM-IT en I-Experts hebben de oude omgeving vervangen door een moderne TOS-omgeving op basis van Microsoft Teams, OneDrive en SharePoint. Deze inrichting zorgt voor een duidelijke structuur, betere samenwerking en meer grip op informatie.

Door het gebruik van persona’s binnen Microsoft 365 groepen zijn toegangsrechten eenvoudiger te beheren en sluit de werkomgeving beter aan op de verschillende rollen binnen de organisatie. De nieuwe omgeving is daarmee niet alleen technisch toekomstbestendig, maar ook gebruiksvriendelijk voor medewerkers die er dagelijks mee werken.

Samenwerking tussen RAM-IT en I-Experts

RAM-IT beheert al langere tijd de IT-omgeving van het Leger des Heils en schakelde I-Experts in als specialist voor de technische inrichting en de datamigratie. Door eerdere succesvolle samenwerkingen was er wederzijds vertrouwen en verliep het traject soepel.

Het project. Zorgvuldige en gefaseerde datamigratie

Tussen april en december 2024 hebben Daan van Manen (I-Experts) en Mustapha Bouazza (RAM-IT) de migratie uitgevoerd. Er is bewust gekozen voor een stapsgewijze aanpak, van inventarisatie en ontwerp tot inrichting, governanceplan en implementatie.

De data is eerst overgezet naar Azure en daarna naar SharePoint en OneDrive. Deze tussenstap maakte gecontroleerd werken mogelijk en zorgde ervoor dat de continuïteit van de organisatie gewaarborgd bleef.

De migraties vonden gefaseerd plaats, zowel overdag als ’s avonds en ’s nachts, doordeweeks en in het weekend. Hierdoor konden medewerkers zonder grote onderbrekingen doorwerken.

Toelichting vanuit het projectteam

Daan licht toe: “We hebben elke stap in de migratie zorgvuldig voorbereid in samenwerking met het Leger des Heils en RAM-IT. Van inventarisatie, ontwerp en inrichting tot het governanceplan, het migratieplan en de uitvoering. We hebben de data eerst overgezet naar Azure en vervolgens naar SharePoint en OneDrive. Het Leger des Heils heeft het mapping sheet hiervoor aangeleverd.”

Mustapha: “We hebben alle afdelingsdata, groepsdata en persoonlijke data van lokale servers gemigreerd naar een 100 procent Azure Cloud, onafhankelijk van netwerkschijven. Data delen en samenwerken is voor medewerkers nu veel eenvoudiger geworden.”

Adoptie en resultaat. Directe impact in de praktijk

De overstap betekende voor veel medewerkers een nieuwe manier van werken. Waar men voorheen afhankelijk was van netwerkschijven en lokale opslag, is er nu één centrale Microsoft 365 omgeving waarin alle informatie beschikbaar is.

Ondanks deze verandering was er weinig nazorg nodig. Het Leger des Heils heeft de adoptie grotendeels zelf verzorgd, met duidelijke uitleg en eigen interne communicatie.

De voordelen zijn dagelijks merkbaar. Data is beter toegankelijk, documenten zijn eenvoudiger terug te vinden en samenwerken verloopt efficiënter. Ook het beheer is overzichtelijker geworden.

De persona’s binnen Microsoft 365 groepen maken het mogelijk om toegangsrechten en data-mapping goed te organiseren, voor zowel nieuwe medewerkers als medewerkers die van rol veranderen of de organisatie verlaten. Het governanceplan dat tijdens dit traject is opgesteld, zorgt voor blijvende structuur.

Samenwerking en afronding

De samenwerking verliep open en eerlijk, met korte lijnen en regelmatige afstemming. Vraagstukken werden snel opgepakt en opgelost. Naarmate het project vorderde, werd de samenwerking steeds hechter en het proces efficiënter.

Het project is begin december 2024 succesvol afgerond, binnen de geplande termijn. Het Leger des Heils beschikt nu over een moderne, toekomstbestendige werkomgeving die medewerkers helpt om hun werk eenvoudiger, efficiënter en prettiger uit te voeren.

Wil je zelf aan de slag met een veilige en zorgeloze verhuizing naar de cloud. Download dan de whitepaper Zonder hoofdpijn verhuizen naar de Cloud via onze whitepaperpagina.