De Zijlen kan dankzij Governance veilig samenwerken
In een Governance sessie doorloopt I-Experts alle instellingen van Microsoft 365 samen met de klant, zodat zij veilig en goed hun werk kunnen doen binnen het platform. Er zijn namelijk honderden instellingen. Hierdoor zien organisaties vaak door de bomen het IT-bos niet meer. Dit gold ook voor zorgorganisatie De Zijlen.
De Zijlen begeleidt mensen met een verstandelijke beperking in de provincie Groningen. Ruim veertienhonderd (zorg)professionals zorgen dat cliënten gebruik kunnen maken van voorzieningen als wonen, logeren, een kinderdagcentrum, ambulante begeleiding, gezinsondersteuning, werk en een leuke dagbesteding.
De professionals van De Zijlen werkten in 2021 nog met het verouderde Microsoft Office 2016. Om veilig en prettig te kunnen blijven werken én de best mogelijke dienstverlening te kunnen blijven bieden, wilde de zorgorganisatie overstappen naar het moderne Microsoft 365 platform. De Governance sessies met I-Experts waren een onderdeel van dit proces.
Regina Brouwer, projectcoördinator bij De Zijlen, deelt hoe zij de Governance sessies met I-Experts heeft ervaren.
Overstappen naar de Cloud: Governance sessies scheppen helderheid
“De informatie uit Microsoft 2016 plaats je niet één op één eventjes in Microsoft 365. Er kwam nogal wat bij kijken. Denk hierbij aan wat willen we precies met de nieuwe digitale werkomgeving? Hoe werken we veilig in Microsoft 365? Wie kan bij welke bestanden? Hoe doen we dat als medewerkers uit dienst gaan en in dienst treden?
We hadden behoefte aan een Microsoft 365 expert die met ons meedacht en met ons deelde welke opties we hadden en wat iedere optie inhield, zodat we weloverwogen beslissingen konden nemen. We wilden helderheid.”
Het mooie van de Governance sessies is dat het je horizon verbreedt
“In 4 sessies van 2 uur hebben we besproken:
- Hoe wij als organisatie met Microsoft 365 willen werken
- Wat er aan de voorkant zichtbaar moet zijn voor de gebruikers
- Hoe we zaken kunnen documenteren en veilig vastleggen in de Cloud
- Welke afspraken we met elkaar maken als het gaat om het inrichten en het gebruik van de ICT faciliteiten.
Het mooie aan de Governance sessies is dat er allerlei details naar voren kwamen. Details die wij over het hoofd hadden gezien. Door informatievraagstukken onder de loep te nemen, ontdekten wij dat we een specifieke kijk hadden op hoe we onze ICT wilden inrichten, maar bepaalde effecten van onze zienswijze uit het oog waren verloren.
Wij zijn bijvoorbeeld enorm gericht op het voorkomen van informatielekken. Dus hadden wij bedacht externen geen toegang te geven tot onze ICT omgeving. Tijdens de Governance sessies kwamen we tot het inzicht dat we hiermee de boel dusdanig dichttimmeren, dat we niet meer met externe partners zouden kunnen samenwerken. En laat veilig en prettig samenwerken nou net een speerpunt zijn van Microsoft 365. We zijn toen gaan kijken hoe we opties kunnen inbouwen, waarmee we onze partners een sleutel kunnen geven van een goed beveiligde digitale deur, die (beperkt) toegang geeft tot onze digitale werkomgeving.”
“Wij hadden als organisatie nog niet helemaal helder hoe wij veilig en prettig in Microsoft 365 konden samenwerken? De Governance sessies met I-Experts hebben duidelijkheid geschept. Wij vonden het enorm fijn dat een ICT-consultant met veel kennis van Microsoft 365 met ons meedacht en deelde wat de mogelijkheden van het platform zijn en hoe wij deze het beste kunnen benutten. Ik beveel de Governance sessies van I-Experts dan ook van harte aan.”
Mijn verwachtingen zijn overtroffen
“Ik vond het enorm prettig dat onze I-Experts consultant een goed draaiboek had. Hij was gefocust. Hierdoor hadden we een duidelijke structuur en hebben we geen tijd verspild aan bijzaken.
Ik nam als projectcoördinator samen met twee andere collega’s, het hoofd ICT en het hoofd Informatiemanagement, deel aan de Governance sessies. De I-Experts consultant heeft veel geduld met mij en mijn collega van Informatiemanagement gehad. Omdat wij geen ICT achtergrond hebben, heeft hij veel uitgelegd – van als je het zo inricht, dan krijg je dit als resultaat. Door tekeningetjes te maken, schetste hij een helder beeld. Door die goede vertaalslag heb ik enorm veel kennis opgedaan over de mogelijkheden van Microsoft 365.
Mijn verwachtingen zijn overtroffen. Een Governance sessie klinkt niet bepaald als een feestje, maar doordat ik zoveel kennis heb opgedaan over Microsoft 365 en onze ICT infrastructuur werd het wel een feestje. De kers op de taart is dat ik tegenwoordig een veel betere dialoog kan voeren met onze vaste ICT-dienstverlener.”
Van vraagtekens naar een tastbaar Governance document
“De output van de Governance sessies is een weloverwogen Governance plan waar helder in staat beschreven: dit is wat we met elkaar hebben afgesproken. En dit is hoe wij gaan samenwerken.
Het document functioneert als een leidraad binnen onze organisatie. Het geeft ons houvast. En het schept duidelijkheid hoe we onze informatie goed kunnen managen. In de waan van de dag kunnen we nogal vergeten wat we precies met elkaar hebben afgesproken op ICT- gebied, dus dit is hét naslagwerk waar we regelmatig naar teruggrijpen.”
Blijf voorop met onze blogs over digitale transformatie
Blijf op de hoogte van de nieuwste trends in technologie, AI en digitale transformatie. Ontdek praktische tips, inzichten en strategieën om jouw organisatie slimmer, efficiënter en toekomstbestendig te maken met moderne oplossingen.
Alles wat je moet weten over SharePoint als intranet
Als je ooit hebt gedacht: “Hoe kan ik alle communicatie, documenten en samenwerking binnen mijn organisatie op een centrale plek krijgen?
Dé ultieme Microsoft Copilot handleiding
De toekomst van AI-gedreven kantoorautomatisering is aangebroken met de introductie van Microsoft Copilot.
5 problemen die Power Apps oplost
Dit zijn dé 5 meest voorkomende oplossingen die jij kunt oplossen door slim gebruik te maken van Microsoft Power Apps!
