De Zijlen kan dankzij Governance veilig samenwerken

Heldere Microsoft 365 governance voor zorgorganisatie De Zijlen

In een governance sessie doorloopt I-Experts alle instellingen van Microsoft 365 samen met de klant, zodat medewerkers veilig en prettig kunnen werken binnen het platform. Er zijn honderden instellingen beschikbaar. Daardoor zien organisaties vaak door de bomen het IT-bos niet meer. Dat gold ook voor zorgorganisatie De Zijlen.

De Zijlen begeleidt mensen met een verstandelijke beperking in de provincie Groningen. Ruim veertienhonderd zorgprofessionals en ondersteunende collega's zorgen dat cliënten gebruik kunnen maken van voorzieningen als wonen, logeren, een kinderdagcentrum, ambulante begeleiding, gezinsondersteuning, werk en dagbesteding. Veilig en efficiënt samenwerken is daarbij essentieel.

De professionals van De Zijlen werkten in 2021 nog met het verouderde Microsoft Office 2016. Om veilig en prettig te kunnen blijven werken en de best mogelijke dienstverlening te bieden, wilde de organisatie overstappen naar het moderne Microsoft 365 platform. De governance sessies met I-Experts waren een belangrijk onderdeel van dit traject.

Overstappen naar de cloud. Governance sessies scheppen helderheid

De informatie uit Microsoft 2016 plaats je niet één op één in Microsoft 365. Daar komt best veel bij kijken. Denk aan vragen als: wat willen we precies met de nieuwe digitale werkomgeving, hoe werken we veilig in Microsoft 365, wie kan bij welke bestanden, hoe regelen we toegang als medewerkers in dienst komen of uit dienst gaan.

We hadden behoefte aan een Microsoft 365 expert die met ons meedacht, ons liet zien welke opties we hebben en wat iedere optie betekent. Zodat we weloverwogen beslissingen konden nemen. We wilden helderheid.

Het mooie van governance sessies. Je horizon wordt breder

In vier sessies van twee uur bespraken De Zijlen en I-Experts onder andere:

• Hoe De Zijlen als organisatie met Microsoft 365 wil werken.
• Wat gebruikers aan de voorkant moeten zien en kunnen.
• Hoe informatie veilig wordt vastgelegd en gedocumenteerd in de cloud.
• Welke afspraken gelden voor het inrichten en gebruiken van de ICT faciliteiten.

Het mooie aan de governance sessies is dat er allerlei details naar voren kwamen die wij over het hoofd hadden gezien. Door informatievraagstukken onder de loep te nemen, ontdekten we dat we een specifieke kijk hadden op hoe we onze ICT wilden inrichten, maar bepaalde effecten daarvan uit het oog waren verloren.

Wij zijn bijvoorbeeld enorm gericht op het voorkomen van informatielekken. Daarom hadden we bedacht externen geen toegang te geven tot onze ICT omgeving. Tijdens de governance sessies kwamen we tot het inzicht dat we het daarmee zo dichttimmeren dat we niet meer met externe partners kunnen samenwerken. Terwijl veilig en prettig samenwerken juist een speerpunt is van Microsoft 365.

We zijn toen gaan kijken hoe we opties kunnen inbouwen waarmee we partners een sleutel geven van een goed beveiligde digitale deur, die beperkt toegang geeft tot onze digitale werkomgeving.

Mijn verwachtingen zijn overtroffen

Ik vond het prettig dat onze consultant van I-Experts werkte met een goed draaiboek. Hij was gefocust. Daardoor hadden we een duidelijke structuur en verspilden we geen tijd aan bijzaken.

Ik nam als projectcoördinator samen met twee collega's deel aan de governance sessies, het hoofd ICT en het hoofd Informatiemanagement. De consultant had veel geduld met ons. Omdat wij geen ICT achtergrond hebben, heeft hij veel uitgelegd. Bijvoorbeeld: als je het zo inricht, dan krijg je dit als resultaat. Door tekeningetjes te maken schetste hij een helder beeld.

Door die goede vertaalslag heb ik veel kennis opgedaan over de mogelijkheden van Microsoft 365 en onze ICT infrastructuur. Mijn verwachtingen zijn overtroffen. Een governance sessie klinkt misschien niet als een feestje, maar doordat ik zoveel heb geleerd over Microsoft 365 werd het dat wel. De kers op de taart is dat ik nu een veel betere dialoog kan voeren met onze vaste ICT dienstverlener.

Van vraagtekens naar een tastbaar governance document

De output van de governance sessies is een weloverwogen governance plan waarin helder staat beschreven wat we met elkaar hebben afgesproken en hoe we gaan samenwerken. Het document is onze leidraad. Het geeft houvast en maakt duidelijk hoe we onze informatie goed kunnen managen.

In de waan van de dag is het makkelijk om te vergeten wat we precies hebben afgesproken op ICT gebied. Dit document is daarom het naslagwerk waar we regelmatig naar teruggrijpen.