SharePoint is het platform binnen Microsoft 365 dat documenten, kennis, processen en samenwerking samenbrengt. Je kunt het zien als het fundament waarop veel Microsoft 365-apps draaien: bestanden worden opgeslagen in SharePoint, je werkt er veilig samen, en rechten en versiebeheer regel je centraal. Het wordt onder meer gebruikt als intranet, documentbeheer, projectmanagement- en communicatieplatform.
SharePoint Online wordt vaak gezien als documentmanagementsysteem of als intranet. In de praktijk kan het veel meer. SharePoint wordt onder andere gebruikt als:
- Intranet voor het delen van informatie naar de hele organisatie
- Manier om Business Intelligence te monitoren en statistieken bij te houden
- Projectmanagementtool met makkelijk bij te houden voortgang en visuele weergaves
- Document management en bestandsopslag in sites en documentbibliotheken
- Communicatieplatform om in real time samen te werken in dezelfde bestanden
- Manier om bedrijfsprocessen te stroomlijnen
- Content Management Systeem om eenvoudig inhoud te publiceren en te delen
Niet zeker waarvoor SharePoint voor jou het meest oplevert? Deze keuzehulp wijst je in één vraag de juiste richting.
Waarvoor wil jij SharePoint vooral inzetten?
Richt SharePoint in als gestructureerde documentomgeving met sites, bibliotheken en centraal rechtenbeheer. Zo werkt SharePoint in de praktijk.
Eén centrale plek voor nieuws, documenten en applicaties voor de hele organisatie. Alles over SharePoint als intranet.
Gebruik lijsten, versiebeheer en koppelingen met Teams en Power Automate om werk te stroomlijnen. Bekijk de TOS-aanpak.
Wat doet SharePoint?
SharePoint is onderdeel van Microsoft 365. Microsoft 365 brengt alle mogelijkheden van online samenwerken en de veiligheid van de Cloud bij elkaar. SharePoint kun je zien als het stevige fundament waar veel van de programma's van Microsoft 365 op leunen.
De bestanden die je maakt, worden opgeslagen in de documentenbibliotheken van SharePoint. Zo zien je collega's wat er al gedaan is en hoe zij verder kunnen. Wel zo efficiënt voor de samenwerking.
Alle mensen in je organisatie horen bij bepaalde gebruikersgroepen. De rechten en mogelijkheden van die gebruikers zijn eenvoudig af te bakenen in het beheer van SharePoint. Zo kan iedereen op elk apparaat bij de documenten die ze nodig hebben, maar niet bij de bestanden waar ze niets te zoeken hebben.
Waarom SharePoint gebruiken?
Je kunt bestanden natuurlijk ook op een eigen server opslaan. Het is maar net wat het beste werkt voor jouw organisatie. Toch zijn er goede redenen om voor SharePoint te kiezen:
- De robuuste Cloud van Microsoft geldt als een van de veiligste.
- Werken via sites in plaats van eindeloze mappenstructuren is op den duur een stuk makkelijker.
- Bestanden delen gebeurt veilig; rechten beheer je vanuit één centrale locatie.
- Uitgebreid versiebeheer zet per ongeluk verwijderde of gewijzigde bestanden zo weer terug.
- Je kunt er een intranet mee bouwen: één centrale plek voor documenten, applicaties en nieuws.
Hoe is SharePoint opgebouwd? Sites, bibliotheken en hub-sites
SharePoint werkt niet met eindeloze mappen, maar met sites: aparte werkomgevingen per team, project of afdeling. Elke site heeft eigen documenten, lijsten en rechten, zodat informatie logisch geordend en afgeschermd blijft.
Binnen een site bewaar je bestanden in documentbibliotheken. Dat is meer dan een map: je werkt er samen in real time, houdt automatisch versies bij en voegt metadata (zoals afdeling, status of klant) toe om snel te filteren en terug te vinden. Voor gestructureerde informatie, van taken tot inventaris, gebruik je lijsten.
Groeit je omgeving, dan koppel je losse sites met een hub-site: die brengt samenhang met gedeelde navigatie, een uniforme look en organisatiebrede zoekresultaten. Zo blijft ook een grote SharePoint-omgeving overzichtelijk. Wil je weten hoe je dit praktisch aanpakt? Lees hoe SharePoint werkt in de praktijk.
SharePoint: hét fundament van je bedrijf
Een praktische gids voor wie SharePoint wil inzetten als veilig fundament voor documentbeheer en samenwerking.
- Een veilige, schaalbare omgeving opbouwen
- Documentbeheer, rechten en versiebeheer inrichten
- Vlot samenwerken binnen Microsoft 365
Wat is het verschil tussen Teams en SharePoint?
Microsoft Teams en SharePoint hebben verschillen én overeenkomsten, maar werken vooral nauw samen. Elke keer als er een Team wordt aangemaakt, start aan de achterkant een aantal processen:
- Er wordt een Microsoft 365-groep aangemaakt.
- Er wordt een gedeelde Exchange Online-mailbox geopend, ook benaderbaar vanuit Outlook.
- Er wordt een OneNote-notitieboek gemaakt.
- Er wordt een SharePoint Online-site met documentenbibliotheek gemaakt.
Microsoft Teams Dashboard
Het dashboard van je auto: alle handige knoppen en schakelaars waarmee je samenwerkt en communiceert.
SharePoint Motor
De motor die de boel laat draaien. Open je een bestand in Teams, dan doe je dat via SharePoint Online.
Samen ingezet helpen Teams en SharePoint je werkprocessen te structureren en je werk veilig en compliant toegankelijk te maken, op elk device.
Meer hulp nodig?
Wil je SharePoint optimaal inrichten voor jouw organisatie, of weten waar je moet beginnen? Onze experts denken graag mee. Stel je vraag via de livechat of plan een vrijblijvend adviesgesprek.
Veelgestelde vragen
Wat is SharePoint in het kort?
Is SharePoint hetzelfde als een documentmanagementsysteem?
Wat is het verschil tussen Teams en SharePoint?
Is SharePoint veilig?
Is SharePoint hetzelfde als OneDrive?
Hoe zet je een bestand in SharePoint?
Wat zijn de nadelen van SharePoint?
Is SharePoint gratis?
SharePoint inzetten in jouw organisatie?
Benieuwd wat SharePoint voor jouw mensen kan betekenen? Bernd en het team denken graag met je mee.
