SharePoint versus OneDrive, wanneer gebruik je wat

Een van de meest gestelde vragen aan de I-Experts consultants is om het verschil tussen SharePoint en OneDrive uit te leggen. Begrijpelijk, want in de essentie lijken de twee flink veel overeenkomsten te hebben. Binnen Microsoft 365 worden beide gebruikt voor het opslaan en ordenen van informatie. Maar in het grote plaatje zijn SharePoint en OneDrive twee compleet verschillende platforms met ieder een unieke rol in het volledige ecosysteem van Microsoft 365. In dit blog leggen we je uit wat het verschil is, en wanneer je welke applicatie gebruikt.

In het kort, wat is SharePoint?

Logischerwijs starten we eerst met SharePoint, want dat is ook de oudere van de twee binnen Microsoft 365. SharePoint bestaat sinds 2001. Van origine had SharePoint twee primaire gebruikstoepassingen: Intranet en Document Management. Hoewel het nu een hub is voor alle content en informatie van een bedrijf, is het gestart als platform om samenwerking te bevorderen binnen organisaties.

Binnen SharePoint kunnen teams, afdelingen en/of projectgroepen met elkaar samenwerken. Bestanden kunnen gedeeld worden, of het nou uit PowerPoint, Excel, Word of een van de andere Microsoft 365 apps komt, in de documentbibliotheek van SharePoint wordt het met elkaar in verbinding gebracht.

Daarnaast biedt Microsoft SharePoint om in realtime samen te werken in de Cloud. Je ziet direct wat de andere werknemers aan het doen zijn. Samen brainstormen of je creativiteit de vrije loop geven, het kan in SharePoint.

Omdat SharePoint Online volledig in de Cloud is kan je het ook benaderen vanaf allerlei verschillende mobiele apparaten. Zo heb je altijd je werkdocumenten en hulpprogramma’s bij de hand.

Wat is OneDrive?

Zoals hierboven genoemd werd SharePoint ontwikkeld als platform om samen te werken. Voor teams, volledige afdelingen of projectgroepen. Uitermate geschikt als je bestanden of documenten moest delen of samen aan moest werken met je andere teamleden.

 Maar wanneer een gebruiker iets voor zichzelf moest opslaan, omdat het nog privé moet blijven of er geen samenwerking nodig is, dan hadden ze geen plek om dat te doen. Zelfs wanneer rechten per bestand aangepast werden, konden site-eigenaren en site-verzameling beheerders de verborgen bestanden inzien.

 In 2011 bracht Microsoft SharePoint naar de Cloud, en werd het platform onderdeel van het Microsoft 365 ecosysteem. Toen ze dat deden werd ook het nieuwe Microsoft OneDrive in het leven geroepen. Dus wat is OneDrive?

 OneDrive, of ook wel OneDrive for Business waar we het over hebben, is in wezen de persoonlijke opslagplaats van gebruikers in de Cloud van Microsoft 365. Iedere gebruiker met een Microsoft 365 licentie heeft de mogelijkheid een eigen OneDrive account aan te maken. De OneDrive is een plek waar je mappen en bestanden kan plaatsen. Je eigen persoonlijke documentenbibliotheek.

Je kan deze opslagplaats benaderen via het web, welke browser je dan ook gebruikt. Of door middel van OneDrive sync, kun je je OneDrive in verbinding brengen met je computer, zodat je er rechtstreeks via de verkenner bij kan.

Kun je delen vanuit OneDrive?

Is alles in de OneDrive dan altijd alleen maar toegankelijk voor jou? In de basis wel, je documenten zijn veilig en beschermd in de Microsoft 365 Cloud. Maar je kan, net als in SharePoint, ook bestanden delen. Daarnaast heeft ook de SharePoint/Microsoft superbeheerder van jouw organisatie toegang tot je OneDrive.

Als je nog bezig bent met een document, maar wel een collega nodig hebt die je kan helpen bij je taken, dan kun je deze persoon toegang geven tot het document.

Maar wanneer gebruik je nou wat?

Wanneer kies je nou welke opslagplaats in de Cloud? De vuistregel is als volgt: 

Als je wil samenwerken met je team, en de inhoud is van de organisatie, dan hoort het in SharePoint. Als je de content privé wil opslaan, en alleen wil delen met een kleine groep sub-gebruikers die alleen toegang hebben omdat jij ze expliciet geselecteerd hebt, dan hoort het in je OneDrive.

De nadelen/gevaren van zakelijke content opslaan in jouw OneDrive

Het zal in de praktijk echt wel eens voorkomen dat je zakelijke content, die van de organisatie is, hebt opgeslagen in je OneDrive. Bijvoorbeeld als je nog werkt aan een conceptvoorstel dat nog niet openbaar hoeft te worden, en pas bij afronding naar de SharePoint omgeving wordt geheveld. Of je wilt je rapport alleen delen met 1 of 2 collega’s, en niet een hele aparte site wilt aanmaken of met rechten wil gaan vogelen. Toch zitten er een aantal nadelen aan het opslaan van werkdocumenten in OneDrive.

Omdat altijd alles privé is opgeslagen, moet je het eerst delen. En daar zit ook het gevaar wanneer je voor een langere tijd afwezig bent, niemand die geen nadrukkelijke toegang heeft gekregen kan erbij. Je collega kan dus tijdens jouw vakantie niet helpen om iets af te maken.

En, mensen wisselen steeds vaker van baan. Ga jij weg en wordt je account gedeactiveerd bij een bedrijf, dan wordt de inhoud van je OneDrive verwijderd. Dat kan leiden tot verlies van belangrijke informatiebronnen. Op SharePoint blijven ze bestaan, en zijn ze gekoppeld aan de SharePoint site, en niet aan jouw account.

SharePoint, OneDrive en Microsoft Teams

Net als met de meeste programma’s in het Microsoft 365 ecosysteem, integereren SharePoint, OneDrive en Teams naadloos met elkaar. Wanneer je documenten gaat bewaren in Teams, dan bevinden deze zich in de gelinkte SharePoint site. Wanneer je documenten opslaat vanuit persoonlijke chats in Teams, dan komen ze in je OneDrive terecht.

Vervolgens kun jij deze weer vanaf ieder apparaat dat is verbonden met het internet benaderen. Bijvoorbeeld je laptop, tablet of mobiele telefoon.

Ontdek wat SharePoint en OneDrive for Business voor jouw organisatie kunnen betekenen

Wil je meer weten over de uitgebreide mogelijkheden van het Microsoft SharePoint platform en de persoonlijke opslagmogelijkheden van OneDrive? Download onze whitepaper ‘SharePoint: Het fundament van je bedrijf’ en kom erachter of overstappen bij jouw organisatie past.