Alles wat je moet weten over SharePoint als intranet

Auteur
Jonathan Ouwehand
Datum
24 oktober 2024
Functie
Online Marketeer
Inhoudsopgave

Als je ooit hebt gedacht: “Hoe kan ik alle communicatie, documenten en samenwerking binnen mijn organisatie op een centrale plek krijgen?” Dan heb je geluk, want Microsoft SharePoint is hier precies voor ontworpen. Met SharePoint kun je eenvoudig alle bedrijfsprocessen stroomlijnen, zodat iedereen toegang heeft tot dezelfde, up-to-date informatie. Of het nu gaat om gedeelde documenten, interne communicatie of projectmanagement, SharePoint zorgt ervoor dat alles soepel verloopt en dat iedereen op de hoogte is.

Laten we samen ontdekken hoe SharePoint kan fungeren als jouw perfecte intranetoplossing. SharePoint is ontworpen om te dienen als een centraal punt waar je niet alleen informatie kunt opslaan en delen, maar ook kunt samenwerken met teams, workflows kunt automatiseren, en alle medewerkers binnen je organisatie betrokken kunt houden. Of je nu kleine projecten beheert of grote, complexe bedrijfsprocessen organiseert, SharePoint biedt de flexibiliteit en functionaliteit die je nodig hebt om efficiënt te werken.

Bovendien is SharePoint zeer aanpasbaar, waardoor je het intranet volledig kunt afstemmen op de specifieke behoeften en doelen van jouw organisatie. Door zijn veelzijdigheid kan SharePoint naadloos integreren met bestaande tools en processen, en biedt het uitgebreide mogelijkheden voor toegangscontrole, beveiliging en integratie met andere Microsoft 365-tools. Kortom, SharePoint kan niet alleen het zenuwcentrum van je informatiebeheer worden, maar ook een waardevolle motor achter innovatie en samenwerking.

Wat is SharePoint als intranet?

Ben je op zoek naar meer gedetailleerde informatie over SharePoint en hoe je dit optimaal kunt inzetten voor jouw organisatie? Download dan onze whitepaper over SharePoint intranetoplossingen en ontdek hoe je SharePoint nog beter kunt benutten.

SharePoint is een platform van Microsoft dat speciaal is ontwikkeld om een digitale werkplek te faciliteren. Het fungeert als een soort digitaal hart van je bedrijf, waar werknemers informatie kunnen delen, samenwerken en belangrijke documenten kunnen beheren. Als intranet biedt SharePoint een centrale plek waar al je medewerkers toegang hebben tot de laatste bedrijfsinformatie, interne communicatie en gedeelde resources. Het is alsof je al je belangrijke tools en bestanden onder één dak hebt – en dat allemaal zonder te hoeven zoeken tussen papieren op je bureau (of in die chaotische map op je desktop).

Daarnaast is SharePoint zeer flexibel in gebruik, waardoor je het volledig kunt aanpassen aan de behoeften van jouw organisatie. Of je nu een klein bedrijf bent dat op zoek is naar een manier om informatie gemakkelijk te delen, of een grote onderneming die strikte toegangscontrole en samenwerkingstools nodig heeft – SharePoint heeft voor iedereen iets te bieden.

De voordelen van SharePoint als intranet voor bedrijven

Wil je meer weten over de voordelen van SharePoint en de praktische implementatie ervan? In onze whitepaper over SharePoint leggen we de specifieke voordelen uit die jouw organisatie productiever en efficiënter maken.

Wat levert SharePoint nu eigenlijk op voor je organisatie? Laten we enkele voordelen eens onder de loep nemen:

  1. Verhoogde productiviteit: Omdat alles op een centrale plek staat, verliezen medewerkers minder tijd aan het zoeken naar documenten of het schakelen tussen verschillende platforms. Je hebt alles binnen handbereik.

  2. Verbeterde samenwerking: Of je nu samenwerkt met collega’s aan een project of informatie deelt tussen afdelingen, SharePoint maakt het eenvoudiger. Medewerkers kunnen eenvoudig documenten delen, commentaar geven en gezamenlijk werken zonder dat versiebeheer een nachtmerrie wordt.

  3. Efficiënt informatiebeheer: Met SharePoint kan je informatie overzichtelijk opslaan, versiebeheer toepassen en toegang tot gevoelige informatie regelen. Hierdoor blijft belangrijke bedrijfsinformatie goed beschermd en up-to-date.

  4. Betere communicatie: Met functies zoals nieuwsdistributie en aankondigingen zorgt SharePoint ervoor dat iedereen altijd op de hoogte is van de laatste bedrijfsontwikkelingen. Zo verminder je miscommunicatie en verhoog je de betrokkenheid van medewerkers.

  5. Integratie met bestaande tools: Omdat SharePoint onderdeel is van het Microsoft 365-ecosysteem, werkt het naadloos samen met andere tools zoals Teams, Outlook, en OneDrive. Dit maakt het een krachtig platform voor elke moderne werkplek.

Hoe je een intranet opbouwt met SharePoint

Het opzetten van een SharePoint intranet kan uitdagend lijken, maar dit is juist een goed moment om een gratis adviesgesprek aan te vragen met een van onze SharePoint-experts. Onze experts kunnen kijken naar jouw specifieke omgeving en wensen. Want eerlijk is eerlijk, je ziet al snel belangrijke zaken over het hoofd.

Samen met een expert doorloop je heldere stappen en maak je een plan voor hoe je het intranet goed kunt gebruiken en inzetten voor jouw organisatie. Een expert kan je helpen de juiste keuzes te maken en ervoor zorgen dat je intranet echt aansluit op de behoeften van jouw medewerkers. Denk aan:

  1. Bepaal de structuur: Wat wil je dat medewerkers kunnen vinden op het intranet? Denk aan HR-documenten, nieuws, projectinformatie en teamsites.

  2. Maak teamsites aan: Richt aparte teamsites op voor afdelingen of projecten om samenwerking en toegang te stroomlijnen.

  3. Gebruik communicatiesites: Communicatiesites zijn ideaal voor bedrijfsmatige aankondigingen, nieuws en evenementen.

  4. Web Parts toevoegen: Personaliseer je intranet met SharePoint Web Parts om informatie overzichtelijk te presenteren.

  5. Ontwerp navigatie en lay-out: Zorg ervoor dat de belangrijkste onderdelen gemakkelijk te vinden zijn. Een intuïtieve navigatie is essentieel voor een succesvol intranet.

  6. Test en optimaliseer: Laat enkele gebruikers het intranet testen voordat je het voor de hele organisatie beschikbaar stelt. Verzamel feedback en optimaliseer waar nodig.

Het resultaat? Een intranet dat niet alleen functioneel is, maar ook prettig in gebruik.

Gratis whitepaper 📖 Direct in je mail 📩 Geschreven door een SharePoint expert 🤓

Download onze gratis whitepaper:
“SharePoint: hét fundament van je bedrijf!t”

Naam(Vereist)
Hidden
Welke whitepaper is er gedownload

Documentbeheer en versiecontrole binnen SharePoint

SharePoint blinkt uit in documentbeheer. Je kunt documenten opslaan, versiebeheer toepassen en precies zien wie wanneer een wijziging heeft aangebracht. Dit betekent dat je nooit meer hoeft te twijfelen of je wel de meest recente versie van een document hebt. En mocht iemand per ongeluk iets verwijderen of aanpassen? Geen probleem, je kunt eenvoudig terugkeren naar een eerdere versie. Het voelt een beetje alsof je een “ongelukjes ongedaan maken”-knop hebt – en wie wil dat nou niet?

Daarnaast kun je met SharePoint eenvoudig toegangsrechten instellen. Dit betekent dat alleen bevoegde medewerkers bepaalde documenten kunnen inzien of aanpassen. Zo blijft gevoelige informatie goed beschermd, terwijl andere medewerkers gewoon toegang hebben tot de documenten die ze nodig hebben.

Samenwerken via SharePoint: Teamsites en communicatiesites

Samenwerking staat centraal in SharePoint. Maar wat is nu het verschil tussen Teamsites en Communicatiesites?

  • Teamsites zijn bedoeld voor samenwerking binnen teams of afdelingen. Hier deel je documenten, taken en notities.

  • Communicatiesites zijn ideaal voor bredere communicatie, zoals bedrijfsnieuws en updates die voor iedereen van belang zijn.

Met beide soorten sites heb je alle tools in handen om samenwerking en communicatie binnen je bedrijf naar een hoger niveau te tillen. Bovendien zorgen deze sites ervoor dat iedereen toegang heeft tot dezelfde, meest actuele informatie, wat misverstanden minimaliseert en zorgt voor een soepel werkproces.

Essentiële functies van een SharePoint intranet

SharePoint biedt een aantal essentiële functies die jouw intranet tot een succes maken:

  • Documentbeheer: Sla documenten veilig op en beheer wie toegang heeft.

  • Nieuwsdistributie: Houd iedereen op de hoogte met nieuwsartikelen en updates.

  • Samenwerkingstools: Denk aan gedeelde agenda’s, taken en discussies om teams verbonden te houden.

  • Workflows: Automatiseer repetitieve taken en goedkeuringsprocessen met SharePoint Workflows, zodat je tijd bespaart en processen soepeler verlopen.

Gebruiksvriendelijke intranetten met SharePoint Web Parts

Hoewel SharePoint een solide basis biedt voor een intranet, kan het intranet zoals geleverd door Microsoft vaak wat kaal aanvoelen en ontbreken er belangrijke functionaliteiten die jouw werkdag makkelijker maken. Daarom hebben wij bij I-Experts een reeks eigen Web Parts ontwikkeld die van SharePoint een slim, gebruiksvriendelijk en plezierig intranet maken.

Met onze Web Parts zorg je ervoor dat medewerkers zich betrokken voelen en moeiteloos toegang hebben tot de juiste informatie. Hier zijn enkele van onze unieke Web Parts die jouw intranet nog beter maken:

  • Nieuws Web Part: Dit is een gepersonaliseerde header waarin je het laatste nieuws kunt zien, allemaal specifiek afgestemd op de gebruiker. Zo krijgt iedereen alleen de meest relevante en actuele updates te zien. Hierdoor blijft iedereen goed geïnformeerd zonder overweldigd te raken door irrelevante informatie.

  • Smoelenboek Web Part: In grote organisaties is het niet altijd eenvoudig om te weten wie wie is. Met onze Smoelenboek Web Part kun je eenvoudig zien wie er jarig is, wie waar werkt (qua afdeling of locatie), en contact leggen met collega’s. Dit maakt het makkelijker om verbinding te maken en zorgt voor een gevoel van saamhorigheid.

  • Snelkoppelingen Web Part: Bespaar kostbare tijd met directe snelkoppelingen naar andere applicaties zoals HubSpot en andere veelgebruikte tools binnen jouw organisatie. Hierdoor is het eenvoudiger om naadloos over te schakelen naar de juiste middelen, zonder eindeloos te hoeven zoeken.

  • Onboarding Web Part: De eerste dagen op een nieuwe werkplek kunnen overweldigend zijn. Onze Onboarding Web Part helpt nieuwe medewerkers door hen op een gestructureerde manier kennis te laten maken met SharePoint en hun specifieke werkomgeving. Zo kunnen ze snel aan de slag en voelen ze zich meteen thuis.

  • Vertaalmodule Web Part: Voor organisaties die actief zijn in meerdere landen is het belangrijk om informatie consistent te houden. Met de Vertaalmodule Web Part kun je nieuwsberichten automatisch laten vertalen, zodat iedereen dezelfde boodschap ontvangt, ongeacht de taal. Dit zorgt voor heldere communicatie, waar je ook bent.

  • AI Chat Web Part: Wat als je snel iets wilt weten over de organisatie? Met onze AI Chat Web Part kun je eenvoudig vragen stellen aan de AI van jouw organisatie. Of het nu gaat over bedrijfsdocumenten, hoe je verlof aanvraagt, of wat de procedure is voor ziekmelden – de AI chat weet alles en helpt je snel op weg. Zo heb je altijd toegang tot de juiste informatie, zonder eerst te hoeven zoeken.

Onze Web Parts zijn ontwikkeld met één doel voor ogen: van SharePoint een platform maken dat niet alleen functioneel is, maar ook slim, makkelijk en leuk om te gebruiken. We zorgen ervoor dat jouw intranet niet alleen nuttig is, maar ook medewerkers inspireert om het te gebruiken en samen te werken.

SharePoint integreren met andere Microsoft 365 tools

Een groot voordeel van SharePoint is dat het naadloos integreert met andere Microsoft 365 tools, zoals Teams en OneDrive. Hierdoor kun je eenvoudig bestanden opslaan en delen via OneDrive, samenwerken via Teams. Het is een beetje alsof je een hele gereedschapskist tot je beschikking hebt – maar dan zonder de losse schroeven en verstopte moertjes.

Met deze integraties kun je processen vereenvoudigen en communicatie verbeteren. Stel je voor: je werkt samen met je team in Microsoft Teams aan een project, slaat de documenten op in SharePoint en houdt iedereen op de hoogte via Microsoft Viva. Alles werkt samen en het voelt alsof de tools elkaar naadloos aanvullen, wat zorgt voor een efficiëntere werkdag.

SharePoint Hub Sites voor betere organisatie en navigatie

Heb je meerdere sites binnen SharePoint? Dan zijn Hub Sites jouw beste vriend. Ze helpen je om al die verschillende teamsites en communicatiesites te organiseren en maken navigatie voor gebruikers eenvoudiger. Zie het als een soort paraplu die alle sites overzichtelijk bij elkaar houdt.

Met Hub Sites kun je bijvoorbeeld afdelingen samenbrengen onder één overkoepelend thema, zodat informatie eenvoudiger te vinden is. Ook helpen ze bij het uniformeren van de branding en navigatie tussen verschillende sites, wat zorgt voor een consistente ervaring voor alle medewerkers.

Gratis whitepaper 📖 Direct in je mail 📩 Geschreven door een SharePoint expert 🤓

Download onze gratis whitepaper:
“SharePoint: hét fundament van je bedrijf!t”

Naam(Vereist)
Hidden
Welke whitepaper is er gedownload

Beveiliging en toegangsbeheer in SharePoint Intranetten

Hoe je zorgt voor veilige toegang tot bedrijfsinformatie via SharePoint

Beveiliging is cruciaal als je bedrijfsinformatie op een intranet opslaat. Gelukkig biedt SharePoint verschillende mogelijkheden om de veiligheid te waarborgen. Denk aan:

  • Toegangsrechten beheren: Geef medewerkers alleen toegang tot de informatie die ze nodig hebben.

  • Multifactor-authenticatie (MFA): Voeg een extra beveiligingslaag toe door MFA in te schakelen.

  • Gebruikersgroepen: Beheer eenvoudig toegang door medewerkers aan specifieke groepen toe te wijzen.

  • DLP (Data Loss Prevention): Met DLP-beleid kun je voorkomen dat gevoelige informatie per ongeluk wordt gedeeld. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven die met vertrouwelijke gegevens werken.

Met deze functies kun je met een gerust hart bedrijfsinformatie delen zonder je zorgen te maken over de veiligheid ervan. Het instellen van toegangsrechten en MFA betekent dat je volledige controle hebt over wie wat kan zien en aanpassen.

Ben je nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden van SharePoint voor jouw organisatie? Of heb je gewoon geen zin meer in al dat zoeken naar documenten? Bij I-Experts helpen we je graag op weg om van SharePoint jouw ideale intranet te maken. Vraag een gratis adviesgesprek aan, en laten we samen aan de slag gaan.

SharePoint FAQ

Direct antwoord op al jouw
SharePoint vragen

SharePoint biedt veel meer flexibiliteit en samenwerkingsmogelijkheden dan traditionele intranetten. Bovendien integreert het naadloos met andere Microsoft 365 tools, wat zorgt voor een naadloze werkervaring.

Nee, SharePoint is juist ontworpen om gebruiksvriendelijk te zijn. Bovendien kun je het helemaal op maat maken voor de behoeftes van jouw organisatie. En als je er toch niet helemaal uitkomt, zijn er altijd experts zoals wij bij I-Experts die je kunnen helpen!

SharePoint zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie, waardoor miscommunicatie vermindert. Met tools zoals Teamsites en Communicatiesites kun je eenvoudig samenwerken, documenten delen en projecten beheren.

Ja, Microsoft heeft veel aandacht besteed aan beveiliging. Met toegangsbeheer, gebruikersgroepen en multifactor-authenticatie kun je ervoor zorgen dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot bepaalde informatie. Daarnaast kun je met Data Loss Prevention (DLP) voorkomen dat gevoelige gegevens per ongeluk worden gedeeld, wat een extra laag van bescherming biedt.

Ja, naast integratie met Microsoft 365-tools kan SharePoint ook gekoppeld worden met andere bedrijfsapplicaties via API’s en Power Automate. Dit maakt het mogelijk om workflows te creëren en gegevensuitwisseling tussen verschillende systemen te automatiseren.

SharePoint succes begint hier: download de gratis whitepaper!