Intranet opzetten lukt zelden op techniek, maar op volgorde: bepaal eerst het communicatiedoel en wijs een eigenaar aan voordat je een leverancier belt. Microsoft adviseert nadrukkelijk om per site minimaal twee eigenaren aan te wijzen, zodat het beheer nooit op één persoon leunt. Pas daarna kies je het platform: SharePoint-basis, een pasklare social-intranetoplossing of maatwerk. Bij bestaande Microsoft 365-licenties past een SharePoint-basis meestal het best. Ontbreekt de eigen IT-capaciteit, dan is de kant-en-klaar route naar een social intranet doorgaans het snelst haalbaar. Zijn de wensen specifiek en is er voldoende tijd, dan overweeg je maatwerk. De kosten hangen af van licenties, implementatie, maatwerk, training en onderhoud, en groeien mee met organisatiegrootte, het aantal sites, integraties en compliance-eisen. Kies pas een implementatiepartner als doel, eigenaarschap en platform vaststaan. Let dan op meedenken over inrichting en adoptie, een heldere afbakening van verantwoordelijkheden en referenties bij een organisatie van vergelijkbare omvang, in plaats van alleen op het laagste bedrag per gebruiker.
Intranet opzetten: eerst dit bepalen, dan de techniek
Intranet opzetten is het punt waarop veel trajecten al vastlopen voordat de bouw begint: een leverancier is snel gebeld, maar zonder een vastgesteld doel en een aangewezen eigenaar mist de rest van het traject een duidelijke opdracht, en die duidelijkheid moet dan halverwege alsnog worden ingehaald. Organisaties die deze volgorde omdraaien, eerst een leverancier bellen en pas daarna uitzoeken wie de content straks beheert, lopen achteraf tegen meer overleg aan dan wanneer ze vooraf een paar keuzes vastleggen.
Vijf stappen brengen structuur in dat traject, van de eerste keuze tot de technische basis.
Bepaal het communicatiedoel
Moet het intranet vooral nieuws verspreiden, kennis vindbaar maken of samenwerking ondersteunen? Dat doel bepaalt welke functies later prioriteit krijgen.
Evalueer je huidige situatie
Welke Microsoft 365-licenties zijn er al? Kijk ook naar de systemen die je nu voor interne communicatie gebruikt en waar dat vastloopt.
Betrek de juiste mensen
IT, communicatie en de toekomstige eigenaar horen er vanaf het begin bij, niet pas als het ontwerp al vaststaat.
Wijs een eigenaar aan
Zonder aangewezen eigenaarschap verwatert een intranet na de lancering snel. Hieronder lees je waarom en hoe je dat organiseert.
Bepaal de eerste inhoud en techniek
Leg de sitestructuur, de eerste content en de technische randvoorwaarden vast voordat de bouw begint.
Bij de klantcase van Achterhoek VO stond het doel vooraf al vast: van 17 losse nieuwsbrieven naar één centraal communicatiepunt voor 27 vestigingen met eigen besturen. Die duidelijkheid maakte de rest van het traject een stuk overzichtelijker, want elke keuze in structuur en rechten was terug te leggen tegen dat ene doel.
Sla je een van deze vijf stappen over, dan merk je dat meestal pas na de livegang. Een intranet zonder vastgesteld doel eindigt al snel als opslagplaats voor documenten die nergens toe uitnodigen, en een afdeling die geen moment inspraak kreeg, gaat het resultaat structureel mijden in plaats van gebruiken.
Wie is eigenaar van het intranet?
De eigenaar van het intranet is meestal een communicatie- of IT-manager, maar bij voorkeur wijs je er twee aan. Eén eigenaar die op vakantie is of vertrekt, mag nooit een reden zijn waarom content niet meer klopt of rechten blijven hangen.
Microsoft onderbouwt dat in zijn richtlijnen voor het inrichten van een SharePoint-communicatiesite, waarin de doelgroep en het doel eerst worden vastgesteld, de sitestructuur per onderwerp of afdeling wordt opgebouwd in plaats van vanuit de homepage, en als aanbevolen governance-praktijk geldt: minimaal twee eigenaren per communicatiesite.
Bij Microsoft geldt dit als aanbevolen praktijk: elke site krijgt bij voorkeur twee eigenaren, zodat rechten, content en instellingen nooit van één persoon afhangen.
Eigenaarschap is meer dan een naam op een organogram. De eigenaar bewaakt of content actueel blijft, beslist over nieuwe secties en is het aanspreekpunt als iets niet klopt. Regel dat gesprek voordat je platform of leverancier kiest.
Verdeel de rol in de praktijk over twee soorten verantwoordelijkheid. De ene eigenaar bewaakt de inhoud: welke content mag online, welke secties zijn verouderd en wie schrijft het volgende nieuwsbericht. De andere bewaakt de techniek en de rechten: wie krijgt toegang tot welke site, welke instellingen wijzigen en welke koppelingen met andere Microsoft 365-onderdelen nodig zijn. Bij een kleinere organisatie combineren twee personen dat vaak naast hun andere werk; bij een grotere organisatie groeit dit uit tot een klein team van contentbeheerders met een IT-beheerder ernaast.
Onthoud dit
Spreek van tevoren af wie van de twee de knoop doorhakt als de contentrol en de technische rol het oneens zijn: die afspraak voorkomt discussie zodra een van beiden er niet is.
SharePoint, kant-en-klaar of maatwerk: wat kies je?
Bij bestaande Microsoft 365-licenties is een SharePoint-basis vaker de juiste keuze dan meteen naar een kant-en-klare oplossing of maatwerk te grijpen. Microsoft positioneert een intranet zelf als een communication site: gericht op het delen van nieuws en bedrijfsinformatie met de hele organisatie, in tegenstelling tot een teamsite die voor samenwerking binnen één groep bedoeld is. Die basis zit al in elk Microsoft 365-abonnement met SharePoint.
Zo'n kant-en-klare oplossing legt daar een gebruiksvriendelijke laag overheen: nieuwsstromen, een smoelenboek en sociale functies die SharePoint standaard niet biedt, zonder dat je die zelf hoeft te bouwen. Maatwerk kies je pas als de wensen echt specifiek zijn en er tijd en capaciteit is voor een langer traject. Hoe SharePoint en een social intranet functioneel tot elkaar verhouden, werkt SharePoint vergelijken met een social intranet verder uit.
| Kenmerk | SharePoint-basis | Kant-en-klaar | Maatwerk |
|---|---|---|---|
| Uitgangspunt | Bestaande Microsoft 365-licenties benutten | Snel starten zonder zelf te bouwen | Specifieke wensen tot in detail |
| Tijdlijn | Gemiddeld | Kort | Langer traject |
| Eigen IT-capaciteit | Gemiddeld nodig | Beperkt nodig | Ruim nodig |
| Beheer na livegang | Zelf, eventueel met een partner | Grotendeels bij de leverancier | Zelf, met een implementatiepartner |
Deze indeling is een vertrekpunt dat je op je eigen situatie aanpast. Een organisatie die al jaren met SharePoint werkt, kiest soms alsnog voor een kant-en-klare oplossing, bijvoorbeeld als de bestaande inrichting te versnipperd is geraakt om op voort te bouwen. Een organisatie zonder Microsoft 365-historie kiest soms juist toch voor de SharePoint-basis, omdat de rest van de organisatie daar al naartoe migreert.
Kijk je breder dan alleen SharePoint, bijvoorbeeld naar Viva Connections of Staffbase, dan geeft de beste intranet software van 2026 vergelijken een breder overzicht. Kies je toch voor de SharePoint-route, dan gaat SharePoint intranet: de complete gids dieper in op de inrichting, terwijl SharePoint als intranet laten inrichten de dienst is waarmee I-Experts dat voor je uitvoert.
Welke van de drie past bij jouw organisatie? De keuzehulp hieronder wijst een richting op basis van je licenties, tijdlijn, maatwerkwens en IT-capaciteit.
Welk beeld past het best bij jouw organisatie?
Bij bestaande Microsoft 365-licenties, een gematigde maatwerkwens en enige eigen IT-capaciteit is een SharePoint-intranet de logische, kosteneffectieve start. Bekijk de vergelijkingstabel hierboven voor de aandachtspunten die daarbij horen.
Bij weinig eigen IT-capaciteit is het Social Intranet van I-Experts bovenop je bestaande Microsoft 365-omgeving vaak de snelste weg naar een werkend intranet, zonder dat je zelf een SharePoint-basis hoeft in te richten.
Bij een maatwerkwens tot in detail, met voldoende tijd en capaciteit, is een maatwerkoplossing te overwegen, met de kostenfactoren uit het volgende hoofdstuk als aandachtspunt.
De kostenfactoren die de prijs van een intranet bepalen
Vijf categorieën bepalen samen de kosten van een intranet: licentie, implementatie, maatwerk, training en onderhoud. Een vast bedrag noemen zonder je situatie te kennen, zegt weinig; de verhouding tussen die vijf posten verschilt sterk per organisatie.
- Organisatiegrootte. Meer medewerkers betekent meer licenties, meer content en meer vragen tijdens de uitrol.
- Aantal sites. Eén centraal intranet is goedkoper in te richten dan tientallen afdelings- en projectsites met eigen structuur.
- Integraties. Koppelingen met bijvoorbeeld een HR-systeem of een externe applicatie vragen extra ontwikkel- en testtijd.
- Compliance-eisen. Sectoren met strenge regels rond dataclassificatie of archivering hebben meer inrichtingswerk nodig, ook rond eventuele AVG-verplichtingen. Dit is geen juridisch advies; laat een concrete AVG-vraag altijd toetsen door een compliance- of privacyfunctionaris.
- Mate van maatwerk. Een standaardinrichting is goedkoper dan een intranet dat op elk detail is aangepast.
i4-you brengt de kostenopbouw van een SharePoint-intranetimplementatie terug tot diezelfde structuur: licentiekosten, implementatiekosten, maatwerk, training en onderhoud, beïnvloed door organisatiegrootte, het aantal sites, integratievereisten en compliance-eisen.
Onderhoud is de post die het vaakst wordt onderschat. Een intranet blijft veranderen, ook lang na de livegang: nieuwe afdelingen krijgen een eigen site, oude content moet worden opgeschoond en rechten moeten worden bijgewerkt als mensen van functie wisselen. Reken die uren vanaf het begin mee, in plaats van ze pas te ontdekken zodra het intranet een jaar draait.
Meer structuur vooraf voelt als extra werk. Toch bespaart dat achteraf tijd: onderhoud aan een intranet met een heldere structuur kost minder uren dan onderhoud aan een intranet dat nooit goed is opgezet. Wat die investering aan medewerkersbetrokkenheid oplevert, hangt sterk af van of je voor een kant-en-klare oplossing naast je Microsoft 365-omgeving kiest. Dat rendement werken we uit in de whitepaper hieronder.
Social Intranet: 5 manieren naar een verbonden organisatie
Zo breng je iedere medewerker samen op één plek, ook wie niet achter een bureau zit, zonder wildgroei aan losse tools.
- Communicatie sturen. Gericht pushen naar de juiste doelgroepen.
- Langdurige betrokkenheid. Een vaste, herkenbare plek voor medewerkers.
- Minder stress en verzuim. Vitaliteit en automatisering verlichten de werkdruk.
- Direct in je mail
- Geen spam
- Gegevens veilig
Waar je op let bij het kiezen van een implementatiepartner
Let bij het kiezen van een implementatiepartner op meer dan alleen de prijs per gebruiker. Geen van de gangbare stappenplannen voor een intranet gaat hier concreet op in, terwijl dit voor een koper met budget vaak de laatste horde is voordat de keuze definitief wordt.
De goedkoopste offerte is niet automatisch de partij die het meeste oplevert. Het verschil zit in wie meedenkt over inrichting en adoptie, en wie alleen levert wat er letterlijk gevraagd is.
- Ervaring met jouw platformkeuze. Heeft de partij aantoonbaar SharePoint-, social-intranet- of maatwerktrajecten afgerond die op dat van jou lijken?
- Aandacht voor adoptie. Een sterke offerte bevat een plan voor training en ambassadeurs, niet alleen de technische oplevering.
- Governance-advies. Denkt de partij mee over eigenaarschap en rechten, of laat die keuze volledig aan jou over?
- Referenties bij vergelijkbare organisaties. Vraag naar een klant met een vergelijkbare omvang en sector, niet alleen naar het grootste logo.
- Afspraken over beheer na livegang. Leg vast wie de structuur aanpast als de organisatie verandert, en onder welke voorwaarden.
- Heldere reactie- en oplostijden. Staat er iets in de offerte over hoe snel een verzoek na livegang wordt opgepakt, of blijft dat impliciet?
Tip: vraag een kandidaat-partner om een voorbeeld van een eerder opgeleverd intranet en om een referentie bij een organisatie van vergelijkbare omvang, voordat je tekent.
Vraag daarnaast expliciet naar de afspraken die na de oplevering gelden. Een offerte die alleen de bouw beschrijft en niets zegt over wie de eerste maanden na livegang bijstuurt, laat een belangrijk deel van het traject onbenoemd. Leg liever vooraf vast wie reageert als de sitestructuur na een reorganisatie moet worden aangepast, dan dat je daar achteraf over onderhandelt.
Bij I-Experts hoort een intranettraject bij Onze Aanpak in vijf fases: van governance en ontwerp tot implementatie, adoptie en beheer. Na de livegang is adoptie meestal het volgende punt waar het misgaat; waarom intranet-adoptie vaak misgaat laat zien welke vijf oorzaken daarbij het vaakst terugkomen. Een partner die alleen op prijs concurreert, laat dat vraagstuk gewoon aan jou over.
Veelgestelde vragen over intranet opzetten
Hoeveel tijd kost het om een intranet op te zetten?
Kun je het opzetten van een intranet zelf doen, zonder externe partij?
Wat gebeurt er als niemand duidelijk eigenaar is van het intranet?
Is een kant-en-klaar social intranet duurder dan een SharePoint-intranet?
Wie betrek je bij het opzetten van een intranet?
Moet je een pilot draaien voordat het intranet livegaat?
Bepaal samen met Bernd je volgende stap
In een vrijblijvend gesprek denkt Bernd mee over de keuzes uit dit artikel en geeft hij een eerlijk beeld van wat realistisch is voor jouw organisatie.
Versiegeschiedenis
September 2026: eerste publicatie. De stappen, eigenaarschapsregels en kostenfactoren gecontroleerd tegen de actuele documentatie van Microsoft en de kostenanalyse van i4-you.
