Out of Office: Zet je vakantiemodus aan met deze 6 tips

Zet je vakantiemodus aan met deze 6 tips

De vakantieperiode is aangebroken! Tijd om te relaxen en te genieten van jouw vrije tijd. Heb je Out of Office voor Office 365 goed ingesteld? Zo kom je helemaal in de vakantiemodus. Het uitschakelen van de werkmodus is echter niet voor iedere professional even simpel. Hoe is dat bij jou? 

De relaxte professional

De meeste mensen kijken reikhalzend uit naar hun vakantie. Misschien ben jij het type professional dat met gemak omschakelt van werkmodus naar vakantiemodus. Je houdt je niet bezig met werkgerelateerde taken tijdens jouw vakantie; je leest en beantwoordt geen mails en je denkt niet eens aan het openen van de LinkedIn app. Op kantoor kunnen ze wel een paar weken zonder jou.

De controlfreak

Misschien vind jij het lastig om je werk los te laten. Loslaten geeft je het gevoel dat je de controle verliest over belangrijke zaken. Voor je vakantie zeg je daarom luid en duidelijk tegen collega’s jou te bellen als ze ergens niet uitkomen. En je laptop neem je mee onder het mom van: je weet maar nooit. Tijdens je vakantie check je regelmatig je inbox.  

De gestreste professional

Werk jij je de laatste dagen voor de vakantie een slag in de rondte om alles op jouw to do list af te krijgen? Na al het gejaag en gestress ben je dan toch écht toe aan vakantie. Maar wanneer je dan eindelijk lekker op een strandstoel ligt, denk je nog steeds aan je werk. Je hebt bijvoorbeeld – door alle drukte – die ene mail niet beantwoord, terwijl je had beloofd het te doen. Of je bent vergeten de Out of Office in te schakelen, nu zijn klanten en collega’s van andere afdelingen niet op de hoogte dat je met vakantie bent. En dat geeft je een vervelend gevoel.   

Welk scenario ook op jou van toepassing is, in alle gevallen geldt: een goede voorbereiding is het halve werk. Je geniet nog meer van je vakantie als je je werk even kan loslaten. Microsoft Teams en Outlook hebben functies om je hierbij te helpen. Je vindt deze in de onderstaande tips.  

Wat zijn de Social Intranet trends van 2022?​

De evolutie van het intranet staat nooit stil, daarom hebben we de tien belangrijkste trends en ontwikkelingen van 2022 voor een Social Intranet voor je op een rij gezet.

Out of Office: 6 tips voor een ontspannen vakantie

  1. Informeer je collega’s (en zonodig klanten) dat je op vakantie gaat. Noteer het in de agenda en bespreek het tijdens het teamoverleg. Doe dit ruim van tevoren, zodat collega’s hier rekening mee kunnen houden. Ook zij hebben waarschijnlijk een volle agenda.
  2. Draag belangrijke werkzaamheden over aan een collega. Schrijf hiervoor een goede briefing. 


    Vermeld op z’n minst het volgende in de briefing:

    • Wat is status: wat heb jij al gedaan, wat staat uit bij derden en wat wordt er van jouw collega verwacht?
    • Wanneer welke werkzaamheden moeten worden opgepakt. 
    • Wie de overige stakeholders zijn van de projecten waaraan je werkt. En hoe jouw collega hen het beste kan bereiken.  
    • Waar kan jouw collega relevante documenten vinden? Voeg indien nodig belangrijke documenten toe als bijlage.
    • Welke werkwijze heb jij erop nagehouden? Geef een korte procesomschrijving, maar geef je collega tegelijkertijd de ruimte om zelf een werkwijze te kiezen.  

    Vergeet niet voor je vakantie in Teams een extra statusbericht instellen met een @mention van de collega die voor je waarneemt. Handig! Want ls iemand je een chatbericht stuurt, kan die makkelijk contact opnemen met jouw collega. 

  3. Stel in Teams of Outlook je Out of Office in voor de periode dat je weg bent. Het afwezigheidsbericht wordt tussen beide applicaties gesynchroniseerd, je hoeft het dus maar op één van de twee in te stellen. Zet Out of Office aan aan het begin van je laatste werkdag voor de vakantie (een paar dagen eerder mag ook). Zo kun je rustig de laatste werkzaamheden afronden.

  4. Vermeld in je Out of Office bericht wanneer je weer terug bent en bij wie men tijdens je afwezigheid terecht kan. Daarnaast is het leuk een persoonlijk tintje aan het bericht te geven. Denk aan het vermelden van je vakantiebestemming of aan een persoonlijke afsluiting. Humor mag, dus wees vooral origineel. Maar hou ten alle tijde je doelgroep voor ogen én wat voor soort boodschap bij jouw organisatie past.  

  5. Schakel meldingen uit in de Teams-app op je telefoon door ‘Stille dagen’ in te stellen. Wil je maximaal genieten van je rust? Demp dan de meldingen op je telefoon van alle werkgerelateerde apps, denk aan Outlook, SharePoint, LinkedIn en werkgerelateerde WhatsApp-groepen.

Als je tip 5 liever negeert omdat jij het type professional bent die tijdens de vakantie graag op de hoogte blijft van wat er op kantoor gebeurt, dan is de volgende tip speciaal voor jou. 

6. Check Outlook en Teams alleen op momenten die voor jou handig zijn, bijvoorbeeld iedere ochtend en middag. Grijp niet direct naar je telefoon iedere keer wanneer er meldingen binnenkomen. Lees alleen de belangrijke e-mails. Outlook heeft hier een speciale functie voor: Postvak IN met prioriteit

Postvak IN met prioriteit scheidt jouw Postvak IN in twee tabbladen: Prioriteit en Overige. De belangrijke e-mailberichten bevinden zich op het tabblad Prioriteit, de rest op het tabblad Overige.

Facebook
Twitter
LinkedIn
Adoptie - I-Experts

Veranderen zonder adoptie is geen optie

Veranderingen zijn er continu. In ons dagelijks leven, op ons werk, overal om ons heen. En de wereld lijkt steeds sneller te veranderen, zeker als we kijken naar technologische veranderingen. Vooral op het werk hebben we moeite om alle veranderingen te volgen en door te maken. Met onze adoptie-aanpak helpen we om veranderingen in de organisatie zo goed mogelijk te begeleiden.

Lees verder »
Scroll naar top
Download de whitepaper!

Veranderen zonder adoptie is geen optie​

Download onze gratis whitepaper en kom achter de 5 belangrijkste redenen waarom adoptie zo belangrijk is.

[hubspot type=form portal=6863165 id=9e62a452-fd6b-4efc-b565-d5f967587d81]
Download de whitepaper!

Waarom Cloud diensten het einde betekenen van de ICT-manager

Download de gratis whitepaper Waarom clouddiensten het einde betekenen van de ICT-manager.

[hubspot type=form portal=6863165 id=611a7c29-b4b9-47e9-944e-b5f716db7a68]
Download de gratis whitepaper!

In 7 stappen naar een datagedreven organisatie met Power BI

Power BI is hét managementinformatiesysteem van Microsoft: een toegankelijke en gebruik(er)vriendelijke tool die je in staat stelt om de juiste beslissingen kunnen te nemen.

[hubspot type=form portal=6863165 id=ebff65a3-151a-4cb5-b275-1ef997ca58bd]
Download de whitepaper!

In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek

Download de whitepaper kom erachter hoe je in 7 stappen naar een optimale digitale werkplek kan gaan.

Download de whitepaper!

Wat zijn de Social Intranet trends van 2022?

De evolutie van het intranet staat nooit stil, daarom hebben we de tien belangrijkste trends en ontwikkelingen van 2022 voor een Social Intranet voor je op een rij gezet.

[hubspot type=form portal=6863165 id=a99a1854-c726-4785-877a-6c20dbd39121]