Een SharePoint migratie naar SharePoint Online is meer dan een technische verhuizing: het is het moment om je informatiearchitectuur op orde te brengen. SharePoint Server 2016 en 2019 bereiken op 14 juli 2026 hun end-of-life, dus uitstel is geen optie. Organisaties die nu goed migreren, leggen direct het fundament voor Microsoft Copilot. De TOS-aanpak draait de volgorde om: eerst structuur, dan migratie, zodat je geen chaos meeverhuist naar de cloud.
Je SharePoint Server draait al jaren. Het werkt, het is vertrouwd, en niemand klaagt. Tot je hoort dat Microsoft de stekker eruit trekt. Op 14 juli 2026 stopt de ondersteuning van SharePoint Server 2016 en 2019: geen beveiligingsupdates, geen patches en geen support meer. Wie nu nog on-premises draait, staat voor een keuze. In deze gids lees je hoe je die migratie succesvol aanpakt, van voorbereiding tot adoptie, met praktijkvoorbeelden van organisaties die het al deden. Twijfel je nog over de basis? Lees dan eerst wat SharePoint precies is.
Waarom nu migreren naar SharePoint Online?
Stel dat je op een maandagochtend een beveiligingslek ontdekt in je SharePoint Server, en Microsoft heeft al maanden geen patch meer uitgebracht. Dat scenario wordt realiteit na 14 juli 2026. De urgentie is concreet: Microsoft heeft twee harde deadlines aangekondigd.
- 2 april 2026: de ondersteuning voor SharePoint Add-Ins en Azure Access Control Service (ACS) stopt, zoals beschreven in de SharePoint Add-In retirement FAQ op Microsoft Learn. Organisaties met maatwerkkoppelingen op deze technologie verliezen functionaliteit als ze niet tijdig migreren.
- 14 juli 2026: SharePoint Server 2016 en 2019 bereiken hun end-of-life, zoals bevestigd op de Microsoft Lifecycle-pagina. Daarna ontvang je geen beveiligingsupdates meer.
Urgentie is niet het enige argument. SharePoint Online biedt mogelijkheden die on-premises gewoon ontbreken: realtime co-authoring in documenten, zoekfunctionaliteit die ook in bijlagen zoekt, en integratie met Microsoft Teams en Microsoft Copilot. Organisaties die nu migreren, bouwen meteen een nieuwe digitale werkplek. Wil je begrijpen hoe het platform werkt? Lees dan hoe SharePoint in de praktijk werkt.
Hoe langer je wacht, hoe groter het risico. Uitstel wordt niet alleen een beveiligingsprobleem, maar betekent ook dat je achterblijft bij wat de cloud biedt: geen Copilot, geen realtime co-authoring, geen moderne zoekfunctie.
Wat is een SharePoint migratie precies?
Hoe weet je of je migratie goed is aangepakt? Niet aan het verplaatsen zelf, maar aan wat er daarna gebeurt. Een SharePoint migratie is de gestructureerde verplaatsing van data, sites, rechten en workflows van een SharePoint Server-omgeving naar SharePoint Online. In de praktijk zijn er verschillende varianten, en de keuze daartussen bepaalt het succes van je project.
Lift-and-shift Snel
Je verplaatst alles zoals het is naar de cloud. Snel, maar risicovol: je verhuist ook de chaos mee, zoals overbodige bestanden, onduidelijke mappenstructuren en verouderde rechten.
Redesign Duurzaam
Je pakt de kans om je informatiearchitectuur opnieuw in te richten. Dit kost meer tijd, maar levert een omgeving op die jaren meekan.
Tenant-to-tenant Bij fusie
Migratie van de ene Microsoft 365-tenant naar de andere, bijvoorbeeld na een fusie of overname. Identiteitsbeheer en licenties spelen hier een grotere rol.
Welke tools gebruik je? Microsoft biedt de gratis SharePoint Migration Tool (SPMT) voor eenvoudige migraties. Voor complexere trajecten gebruiken specialisten tools als Sharegate of de migratiemogelijkheden binnen Microsoft FastTrack. De keuze hangt af van de omvang, complexiteit en het aantal maatwerkkoppelingen in je huidige omgeving. Een SharePoint migratie is geen IT-klusje van een paar weken; het is een organisatiebreed project dat raakt aan documentbeheer, samenwerking, beveiliging en de manier waarop medewerkers dagelijks werken.
De 5 grootste fouten bij een SharePoint migratie
Bij onze klanten zien we steeds dezelfde valkuilen terugkomen. Deze vijf fouten maken het verschil tussen een migratie die slaagt en een die maanden uitloopt.
Geen opschoonactie vooraf
De gemiddelde SharePoint-omgeving bevat tientallen procenten aan verouderde, dubbele of irrelevante bestanden. Wie dat allemaal meeneemt naar de cloud, verhuist troep naar een nieuw platform. Schoon eerst op: bepaal wat je wilt bewaren, archiveren of verwijderen.
Kiezen voor lift-and-shift
Het lijkt sneller. Maar een een-op-een kopie van je oude omgeving lost geen enkel structureel probleem op. Na de migratie heb je dezelfde klachten, maar dan in de cloud. Neem de tijd voor een redesign van je informatiearchitectuur.
Geen governance-framework
Wie mag sites aanmaken? Hoe lang bewaar je documenten? Welke naamconventies gelden? Zonder heldere governance verwildert je SharePoint Online-omgeving binnen een jaar. Stel de spelregels op voordat je migreert, niet erna.
Het als puur IT-project behandelen
Een migratie raakt iedereen in de organisatie. Als alleen IT beslist over de mappenstructuur en naamgeving, sluit het resultaat niet aan bij de werkprocessen. Betrek HR, communicatie, facilitair en de afdelingshoofden; zij weten hoe informatie in de praktijk wordt gebruikt.
Geen adoptieplan
De technische migratie is geslaagd, maar niemand weet hoe de nieuwe omgeving werkt. Resultaat: medewerkers vallen terug op de oude werkwijze. Investeer in training en adoptie als vast onderdeel van het migratieproject.
Zonder hoofdpijn verhuizen naar de Cloud
De overstap van een gedeelde netwerkschijf naar samenwerken in de cloud stel je makkelijk uit.
- Voorbereiding is het werk. Een traject beslaat al snel zes maanden.
- Governanceplan als rode draad. Wat verhuist mee, wie krijgt welke rechten.
- Adoptie en opruimen. Betrek medewerkers en doorbreek oude gewoontes.
- Direct in je mail
- Geen spam
- Gegevens veilig
De TOS-aanpak: eerst structuur, dan migratie
Stel dat je een verhuizing plant, maar je hebt nog geen plattegrond van je nieuwe huis. Precies dat zien we bij veel SharePoint migraties. De TOS-aanpak van I-Experts draait die volgorde om: eerst structuur, dan pas migratie.
TOS staat voor Teams, OneDrive en SharePoint. De aanpak gaat ervan uit dat deze drie tools samen de ruggengraat vormen van je digitale werkplek. Ze hebben elk een eigen functie: Teams voor samenwerking en communicatie, OneDrive voor persoonlijke bestanden, SharePoint voor gedeelde documenten en teamsites. Wie wil begrijpen wanneer je SharePoint of OneDrive inzet, begint bij dit onderscheid.
Voordat er ook maar een bestand wordt verplaatst, breng je in kaart welke teams er zijn, wie met wie samenwerkt en welke informatie waar thuishoort. Je bepaalt de structuur van je SharePoint-sites, de rechten per team en de naamconventies voor documenten. Pas als dat fundament staat, begin je met de technische migratie. Zo voorkom je dat je de chaos van je oude omgeving meeverhuist, en creeer je een logische structuur die medewerkers direct begrijpen. Loopt je huidige omgeving al uit de hand? Dan helpt het om eerst je SharePoint-structuur te herstellen.
Bij I-Experts is de TOS-aanpak de standaardmethode voor elke Microsoft 365-implementatie. Tientallen trajecten hebben bewezen dat structuur vooraf de doorlooptijd van het totale project verkort; je hoeft na de migratie niet alles opnieuw in te richten.
SharePoint migratie als Copilot-voorbereiding
In de praktijk merken we dat organisaties de migratie los zien van hun AI-ambities. Dat is een gemiste kans. Een SharePoint migratie naar SharePoint Online is ook de voorbereiding op Microsoft Copilot en toekomstige AI-functionaliteit.
Microsoft Copilot werkt op basis van de data in je Microsoft 365-omgeving. Het doorzoekt je SharePoint-sites, Teams-kanalen en OneDrive-mappen om relevante informatie te vinden en samen te vatten. Maar Copilot is zo goed als de data die het vindt. Staat je SharePoint-omgeving vol met dubbele documenten, verouderde versies en bestanden zonder metadata, dan presenteert Copilot die alsof ze actueel en relevant zijn. Het resultaat: medewerkers wantrouwen de AI-output en vallen terug op zelf zoeken.
Een goed uitgevoerde migratie lost dit op. Door vooraf op te schonen, metadata toe te voegen en een heldere informatiearchitectuur neer te zetten, geef je Copilot een schone dataset om mee te werken. Concreet komt dat tijdens je migratie neer op het volgende:
- Metadata op orde: voeg documenttypen, eigenaren en trefwoorden toe. Copilot gebruikt metadata om te bepalen wat relevant is.
- Rechtenstructuur helder: zorg dat permissies kloppen. Copilot respecteert rechten volgens de Microsoft 365 Copilot databescherming-architectuur, dus als je rechtenstructuur een puinhoop is, ziet de ene medewerker informatie die voor de andere bedoeld is.
- Opschonen voor AI: verwijder verouderde versies en dubbele bestanden. Hoe minder ruis, hoe beter de AI-output.
Stappenplan: van on-premises naar SharePoint Online
Hoe pak je zo’n migratie concreet aan? Dit stappenplan beschrijft de zes fasen die I-Experts hanteert bij migratietrajecten.
Inventarisatie
Breng je huidige omgeving in kaart. Hoeveel sites en data heb je? Welke maatwerkkoppelingen (Add-Ins, workflows) draaien er? Welke afdelingen gebruiken SharePoint actief en welke nauwelijks? Deze inventarisatie is de basis voor elke vervolgbeslissing.
Opschonen
Verwijder verouderde bestanden, dubbele documenten en ongebruikte sites. Bepaal per dataset: bewaren, archiveren of verwijderen. Bij grote organisaties kan dit weken duren, maar het betaalt zich terug: je migreert minder data en je nieuwe omgeving start schoon.
Informatiearchitectuur ontwerpen
Bepaal de structuur van je SharePoint Online-omgeving. Welke sites maak je aan? Hoe verdeel je team- en communicatiesites? Welke metadata gebruik je? Hier bewijst de TOS-aanpak zijn waarde: je ontwerpt op basis van hoe teams samenwerken, niet op basis van de oude mappenstructuur.
Inrichting en beveiliging
Richt de omgeving in volgens het ontwerp. Configureer rechten, retentiebeleid en naamconventies, en leg governance-regels vast. In de praktijk kost juist die governance het meeste tijd. Denk ook aan compliance-instellingen als je werkt met persoonsgegevens of gevoelige informatie.
Migratie-uitvoering
Verplaats de opgeschoonde data gefaseerd: begin met een pilotgroep, evalueer en schaal op. Gebruik de juiste tooling voor je situatie (SPMT, Sharegate of een gespecialiseerde partner voor grote datasets). Test na elke ronde of alles correct is overgezet. I-Experts biedt professionele datamigratie-begeleiding om dit soepel te laten verlopen.
Adoptie en beheer
Train medewerkers in de nieuwe werkwijze en stel ambassadeurs aan per afdeling. Plan na de migratie een periode van intensieve ondersteuning en richt beheer in: wie monitort de omgeving, wie beheert rechten, wie vangt vragen op? Overweeg Managed Services als je hier intern onvoldoende capaciteit voor hebt.
Ben je klaar voor een SharePoint migratie?
Vink aan wat al staat. De uitkomst laat zien hoe ver je bent met je voorbereiding.
0 van 5 · Vink aan wat van toepassing is voor jullie organisatie.
Scoor je laag? Dan valt er veel te winnen door eerst gestructureerd voor te bereiden. In zo’n geval helpt het om vrijblijvend te sparren in een adviesgesprek over de juiste eerste stappen.
Wat bepaalt de kosten van een SharePoint migratie?
“Wat gaat dit kosten?” is vaak de eerste vraag. Het eerlijke antwoord: dat hangt af van je situatie, er is geen standaardprijs. Wel zijn er vijf factoren die het meest bepalend zijn.
- Omvang van de data: meer data betekent meer migratie-uren en meer tooling-inzet. Opschonen vooraf verlaagt dit direct.
- Complexiteit van de huidige omgeving: tientallen maatwerkkoppelingen, workflows en Add-Ins moeten worden herbouwd of vervangen, en dat kost ontwikkeltijd.
- Informatiearchitectuur: een redesign kost meer in de voorbereiding, maar bespaart op lange termijn doordat je minder beheerlast hebt en sneller kunt opschalen.
- Training en adoptie: een migratie zonder adoptietraject is een halve migratie. Deze investering betaalt zich terug in hogere gebruikersadoptie.
- Extern advies en begeleiding: een ervaren partner verkort de doorlooptijd en verkleint het risico op fouten.
De enige manier om een realistische inschatting te krijgen is door je specifieke situatie te laten beoordelen. Plan een adviesgesprek om de scope van jouw migratieproject in kaart te brengen.
Onthoud dit
De deadline staat vast: 14 juli 2026 stopt de ondersteuning van SharePoint Server 2016 en 2019. Wie nu begint, heeft de tijd om het goed te doen: opschonen, structureren en een omgeving neerzetten die klaar is voor Copilot. Wie wacht tot het laatste moment, wordt gedwongen tot lift-and-shift, en dat is precies de variant die de meeste problemen oplevert.
Veelgestelde vragen over SharePoint migratie
Hoe lang duurt een SharePoint migratie gemiddeld?
Kan ik SharePoint on-premises en Online naast elkaar gebruiken (hybride)?
Wat gebeurt er met mijn permissies en metadata bij de migratie?
Is een SharePoint migratie noodzakelijk nu SharePoint Server stopt?
Hoe bereid ik mijn organisatie voor op een SharePoint migratie?
Welke tools worden gebruikt bij een SharePoint migratie?
Wat als ik maatwerkkoppelingen of workflows heb in SharePoint on-premises?
Je SharePoint migratie goed aanpakken?
Twijfel je over de aanpak, de planning of de juiste eerste stap? Bernd en het team brengen graag de scope van jouw migratie in kaart.
