Business Intelligence versus Traditionele Rapportages

Eindeloze Excel-spreadsheets vol met cijfers, talloze tabellen in je boekhoudsoftware, versnipperde data verspreid over verschillende plekken in je CRM, informatie is overal. Je kan er uren op verliezen voordat het allemaal verwerkt is tot een duidelijke rapportage die je de informatie en sturing geeft die je nodig hebt.

Hoe neem jij de managementbeslissingen binnen de onderneming? Hebben jouw managers binnen een paar klikken de juiste managementinformatie tot hun beschikking om snel adequate actie te ondernemen?

Wist je dat het vandaag de dag is het niet meer nodig om handmatig ruwe data te verwerken tot intelligente managementinformatie? Door slimme technologie te gebruiken kun je tijd én kosten besparen, terwijl je je bedrijf transformeert in een datagedreven organisatie. We leggen je graag uit wat het verschil is tussen traditionele rapportages en slimme tools voor het inzetten van Business Intelligence.

Traditionele rapportages

Werknemers die dag in dag uit bezig zijn met gegevens verzamelen, aanpassen en combineren voor het samenstellen van rapporten zijn vaak van de oude, traditionele stempel. Ze spitten eindeloos door Excel, standaard applicaties en werken met verouderde standaard rapportage-tools van hun CRM-software.

Ze maken gestructureerde documenten waarin informatie wordt gepresenteerd over een specifiek onderwerp, proces, project of gebeurtenis. Deze rapportages worden nog veel gebruikt, en ze zijn ontzettend waardevol. Waarom zou je eigenlijk tornen aan iets dat functioneel is?

Bij deze traditionele manier van analyseren kom je er snel achter dat het eenrichtingsverkeer is. Je hebt kale, geanalyseerde data, maar geen mogelijkheid om er verder op in te zoomen, te verdiepen en de achterliggende data. Daarnaast werk je altijd reactief, het ontdekken van trends en ontwikkelingen gebeurt niet, of te laat.

Hoewel traditionele rapportages nog steeds veel worden gebruikt, worden ze tegenwoordig vaak aangevuld of vervangen door andere vormen van informatie-uitwisseling, zoals dashboards, infographics, video’s of andere multimediale presentaties. Deze andere vormen van informatie-uitwisseling vatten we onder de noemer Business Intelligence.

Business Intelligence

Business Intelligence is daarentegen een andere, moderne manier voor het verkrijgen van goede managementinformatie. Net als bij de traditionele rapportages is het uitgangspunt het verzamelen, opslaan, integreren, analyseren en presenteren van cijfers, gegevens en informatie.

Business Intelligence (BI) is echter meer dan alleen slimme software inzetten om managementinformatie te verzamelen en overzichtelijk te presenteren. Het wordt een manier van werken. Alles staat in het teken van het verkrijgen van de juiste inzichten om daar vervolgens onderbouwd op te anticiperen of te reageren. Business Intelligence toepassen is wat nodig is om je bedrijf te veranderen in een datagedreven organisatie.

Met BI kun je namelijk bedrijfseigen en externe (open) data op één plek inzetten en consolideren. Zo krijg je continu nieuwe inzichten en algoritmes zonder dat jij of je collega door eindeloze Excel-spreadsheets hoeft te ploeteren, of allerlei programma’s moeten raadplegen om de juiste gegevens bij elkaar te zoeken. 

Met BI maak je eevoudig data zichtbaar én interactief. Denk dan bijvoorbeeld aan financiële informatie en je omzet uit de boekhouding, de prestaties van je salesafdeling in de markt en de bijbehorende verkoopaantallen, maar ook je actuele bezettingsgraad, verzuimcijfers voor je HRM-afdeling, en nog veel meer.

Wat is het belangrijkste verschil?

Er zijn nogal wat verschillen tussen een traditionele manier van data verrzamelen en werken met het Business Intelligence-principe.

– Flexibiliteit en aanpassingsvermogen – Business Intelligence is in de eerste plaats ontworpen om schaalbaar en flexibel te zijn. Waar de traditionele manier statische rapportages oplevert die je niet direct kan aanpassen, heb je met de dashboarding van Power BI de mogelijkheid om met geavanceerde technologieën efficiënt nieuwe gegevens op te halen en te presenteren. Je kunt doorklikken en het verhaal achter de prestaties inzichtelijk maken.

– Real-time inzicht – Je bepaalt zelf bij het realiseren van je dashboards hoe vaak je wil dat jouw BI-software data verzamelt en verwerkt. Zo krijg je real-time inzicht. Iets wat volledig ondenkbaar is bij de traditionele wijze, want je moet iedere keer terug naar de tekentafel, zonder actuele gegevens kun je niets.

– BI-oplossingen zijn ontworpen om niet alleen statische varianten zoals grafieken en tabellen te gebruiken, maar juist kpi’s te presenten op interactieve dashboards, met doorklikmogelijkheden in de grafieken en diagrammen. Bovendien biedt BI de optie om geavanceerde analysefuncties te gebruiken, zoals datamining, voorspellende modellering en trendanalyse. Hierdoor kunnen gebruikers diepgaande analyses uitvoeren op grote hoeveelheden gegevens en nieuwe inzichten ontdekken.

– Terwijl traditionele rapportages meestal gebaseerd zijn op gegevens uit één of enkele databronnen, biedt Business Intelligence een gecentraliseerd platform voor gegevensintegratie en analyse. Er zijn talloze bronnen te koppelen Dit maakt het eenvoudiger voor het management en de gebruikers om een compleet beeld te krijgen van de bedrijfsactiviteiten en trends, en vervolgens deze stuurinformatie te gebruiken om bedrijfsprocessen aan te passen aan de veranderende behoefte.

Voor welke bedrijven is het gebruik van BI het meest geschikt?

BI is geschikt voor bedrijven van verschillende omvang en industrieën. BI is vooral geschikt voor bedrijven die te maken hebben met grote hoeveelheden gegevens, waarbij het verzamelen, integreren en analyseren van deze gegevens een uitdaging kan zijn. Dit omvat onder meer bedrijven in de detailhandel, financiële dienstverlening, productie, logistiek en gezondheidszorg.

Bedrijven die baat hebben bij BI zijn bedrijven die streven naar het verbeteren van hun operationele efficiëntie, het verhogen van de omzet, het verminderen van kosten, het begrijpen van klantgedrag en het ontdekken van nieuwe zakelijke kansen. BI kan helpen bij het identificeren van trends en patronen die anders misschien niet zichtbaar zouden zijn en bij het ondersteunen van datagedreven besluitvorming.

Aan de slag met een datagedreven aanpak

Ben jij inmiddels overtuigd dat ook jouw organisatie baat heeft bij het transformeren naar een datagedreven organisatie. Weet jij waar je moet beginnen om de verbeteringen door te gaan voeren en in de toekomst je beslissingen en visie te baseren op real-time informatie?

Wil je meer weten over de voorbereidende stappen die je kunt zetten op weg naar het worden van een volledig datagedreven organisatie? Download onze gratis whitepaper en kom erachter.