Wat een Microsoft 365 consultant voor je regelt

Een Microsoft 365 consultant brengt de techniek in kaart, bepaalt wie waar toegang toe moet hebben en zorgt dat een migratie zonder gedoe verloopt. Hij schakelt daarbij voortdurend tussen strategisch advies en praktische configuratie, meestal rond SharePoint, Teams, Copilot of het bredere Power Platform. Werkt een afdeling bijvoorbeeld nog jaren met een gedeelde schijf terwijl de rest van de organisatie via Teams samenwerkt, dan brengt hij dat verschil expliciet in kaart voordat de migratie start.

Kies je die consultant puur op tarief of directe beschikbaarheid, dan loop je een ander risico: de rechten kloppen en de migratie is technisch afgerond, maar niemand in het team heeft geleerd om de nieuwe omgeving ook echt te gebruiken.

Bij I-Experts pakken we dat aan volgens Onze Aanpak in vijf fases: governance, ontwerp, implementatie, adoptie en beheer. Een consultant die alleen in de implementatiefase meedraait, mist de context uit de fases ervoor en erna en herhaalt discussies die bij het ontwerp al beantwoord hadden moeten zijn. Wie Microsoft 365 voor bedrijven als één geheel benadert, voorkomt dat.

Een veelgemaakte misser is het inhuren van een specialist voor precies één onderdeel, bijvoorbeeld alleen SharePoint, terwijl het vraagstuk in de praktijk ook Teams en rechtenbeheer raakt. Zes maanden later blijkt dan vaak dat niemand had gecheckt of de SharePoint-rechten en de Teams-indeling elkaar niet tegenwerken. Een consultant die breder kijkt dan de losse opdracht, signaleert dat al bij de start.

Zelf doen of een consultant inschakelen?

Zelf doen kan uitstekend werken als er intern iemand is die structureel tijd en actuele Microsoft-kennis heeft. Zodra dat niet zo is, kost zelf uitzoeken vaak meer tijd dan de consultant zelf zou kosten.

Een migratie die al drie keer is uitgesteld omdat er “eerst nog even” iets anders speelde, is geen uitzondering. Meestal is dat geen kwestie van onwil, maar van capaciteit: de agenda’s zitten vol met werk dat nu al moet, niet met een project dat morgen ook nog kan wachten. Onderstaande tabel zet de belangrijkste verschillen naast elkaar.

Kennis die bij één persoon zit, is geen kennis die geborgd is. Dat wordt pas zichtbaar op het moment dat die persoon net op vakantie is of vertrekt, en dan is het te laat om er iets aan te doen.

Twijfel je nog? Doorloop de stellingen hieronder; ze zijn gebaseerd op de signalen uit dit artikel.

Concrete criteria om een consultant op te toetsen

De Microsoft Solutions Partner-status en actuele certificeringen zijn de twee hardste, checkbare criteria om een consultant op te toetsen. De meeste aanbieders noemen vooral “ervaring” en “aansluiting bij je organisatie”, maar dat is lastig te verifiëren.

Het duidelijkste is de Microsoft Solutions Partner-status. Microsoft kent zes losse designaties toe, van Modern Work tot Security, en een partner behaalt elke designatie apart op basis van klantresultaten, vaardigheden en performance. Voor de designatie Modern Work geldt een minimum van 70 van de 100 punten, verdeeld over drie categorieën met elk een eigen ondergrens, zo blijkt uit de puntenverdeling die Microsoft hanteert. Vraag een consultant of zijn werkgever gewoon naar de relevante designatie: die vraag is in twee minuten te beantwoorden.

Certificeringen zijn een tweede criterium, met een kanttekening. Microsoft faseert certificeringen regelmatig uit: de huidige “Microsoft 365 Certified: Administrator Expert” (examen MS-102) vervalt per 30 november 2026 en vereist nu al vooraf een van vier specifieke associate-certificeringen, blijkt uit de examenvereisten van Microsoft. Een certificering van drie jaar geleden zegt dus weinig; vraag naar wat er nu actueel is.

• Solutions Partner-designatie. Relevant voor jouw project, bijvoorbeeld Modern Work bij een Teams- of SharePoint-traject.
• Actuele certificeringen. Niet alleen aanwezig, maar ook bijgehouden op de geldende Microsoft-eisen.
• Referenties bij vergelijkbare organisaties. Qua omvang en sector, niet slechts een logo op een website.
• Samenhang in de aanpak. Een concreet antwoord op hoe het advies aansluit op de inrichting en op het latere gebruik ervan.

Referenties zijn het minst harde criterium van de vier, maar wel te verifiëren: vraag naar een organisatie van vergelijkbare omvang en bel die referentie zelf op, want het aangeleverde citaat alleen zegt te weinig. Wat een klant destijds heeft afgenomen, staat het duidelijkst op de eigen klantcasepagina van de aanbieder; daar lees je wat er precies is gedaan, in plaats van een algemene claim.

Kijk ook wie er achter de aanbieder staat. Bekijk bijvoorbeeld het team van I-Experts: een gezicht bij een naam is makkelijker te toetsen dan een anoniem accountteam. Loopt het project bijvoorbeeld rond documentbeheer, vraag dan gericht naar SharePoint-ervaring naast de algemene Microsoft 365-kennis.

Wat de kosten bepaalt

Concrete tarieven laten we hier bewust achterwege, om dezelfde reden als in de FAQ hierboven. Wat de kosten wel bepaalt, ligt vast in drie factoren: de inzetvorm, de scope en de doorlooptijd.

Scope is de tweede factor: alleen advies is goedkoper dan advies plus inrichting plus adoptie, maar levert ook minder op als niemand de inrichting oppakt. Doorlooptijd telt mee omdat een project dat blijft liggen, ook langer doorloopt in uren. Vraag bij elke offerte expliciet wat er wel en niet in de scope zit; twee offertes die op het eerste gezicht vergelijkbaar lijken, dekken lang niet altijd hetzelfde werk.

Adoptie wordt in offertes nog weleens als optioneel gepresenteerd, terwijl het juist bepaalt of de investering iets oplevert. Wat een goede aanpak voor training en adoptie inhoudt, is de moeite waard om apart te laten meewegen bij het vergelijken van offertes.

Een tweede kostenpost die organisaties vaak vergeten, is de eigen tijd. Ook bij een uitbestede consultant blijft er intern werk over: besluiten nemen over eigenaarschap, vragen beantwoorden over de huidige situatie en tijd vrijmaken voor training. Reken die uren mee wanneer je zelf doen en inhuren vergelijkt, anders vergelijk je een uitbestede prijs met een schijnbaar gratis alternatief dat in de praktijk ook tijd kost.

Leg deze drie factoren en de eigen tijd naast elkaar voordat je offertes vergelijkt: dat voorkomt dat een lagere prijs stiekem minder scope betekent. Ons stappenplan naar een optimale digitale werkplek laat zien hoe het eindresultaat er in de praktijk uitziet, wie de consultant ook wordt.

Consultant of IT-beheerpartij: niet hetzelfde werk

Een consultant en een IT-beheerpartij lossen een ander probleem op. De consultant adviseert en richt in binnen een afgebakend project; de beheerpartij houdt de omgeving daarna dag in dag uit draaiend.

Die knip ligt bij de oplevering. Een consultant rondt af zodra het ontwerp is gerealiseerd en de adoptie op gang is; een managed services-partij begint juist daar, met monitoring, updates en ondersteuning die nooit ophouden. Sommige organisaties gebruiken beide woorden door elkaar, maar de rollen verschillen wezenlijk qua tijdsduur en verantwoordelijkheid.

Kennis delen werkt beter dan gescheiden opereren. Een consultant die weet wie het beheer overneemt, documenteert anders dan iemand die alleen aan de eigen oplevering denkt. Andersom herkent een beheerpartij die de inrichtingskeuzes kent, sneller wat er structureel misgaat, in plaats van elke melding als los incident te behandelen.

Sommige organisaties combineren beide rollen bewust bij dezelfde partij: dezelfde consultant die heeft ingericht, blijft daarna als vast aanspreekpunt betrokken bij het beheer. Dat voorkomt een overdracht waarbij kennis alsnog verloren gaat tussen twee partijen die elkaar niet kennen. Verplicht is het niet: een aparte beheerpartij werkt net zo goed, zolang de overdracht van kennis expliciet onderdeel is van de afspraken en niet iets dat “er wel bij komt”.

Wat een Microsoft 365 consultant in de eerste weken anders doet

Een goede Microsoft 365 consultant begint de eerste weken met de governancefase: heldere afspraken over eigenaarschap, rechten en structuur voordat de techniek wordt aangeraakt. Een ticketgerichte partij doet het andersom en wil meteen gaan bouwen.

Bij I-Experts is dat een vaste stap in Onze Aanpak. Wie eigenaar wordt van welke SharePoint-site, wie rechten toekent, welke naamgeving en structuur gelden: saai om vast te leggen, duur om achteraf te herstellen.

In de praktijk merken we dat een consultant die met governance begint, achteraf minder discussie krijgt over wie welke rechten heeft. Een consultant die meteen doorschakelt naar techniek, moet die discussie later alsnog voeren. Vaak gebeurt dat op een moment dat het al pijn doet: bij een verkeerd ingerichte site, een team dat toegang mist, of rechten die niemand meer kan verklaren.

Dat verschil is in de eerste weken vaak nog onzichtbaar: beide aanpakken lijken op een voortgangsrapportage even ver. Pas na een paar maanden wordt het concreet, als de eerste wijziging in het team nodig is of een audit vraagt wie waar toegang toe heeft. Dan blijkt of die vragen vooraf zijn beantwoord, of pas op dat moment voor het eerst gesteld worden.

Wil je dat traject samen doornemen, plan een gratis adviesgesprek en leg de eerste stappen naast je eigen situatie.

Veelgestelde vragen over de Microsoft 365-consultant