Innoveren doe je vanuit een ICT-perspectief én de business case
Soms lijkt iets vanuit een ICT-perspectief best logisch, maar is het een misser als je naar de business case in z’n geheel kijkt. Een voorbeeld hiervan is migreren van SharePoint on premises (lokale installatie) naar SharePoint Online (Cloud).
We zien regelmatig dat organisaties zonder gedegen plan migreren naar de Cloud. De gedachte erachter: we hebben allerlei bestanden lokaal staan, als we die naar de Cloud brengen, kunnen we de lokale server uitzetten en besparen we kosten. Vanuit een ICT-perspectief klopt dit. Wat men over het hoofd ziet is dat er óók goed moet worden nagedacht over de gewenste datastructuur in de Cloud en over opschoning en archivering van bestanden. Je wilt immers voorkomen dat gebruikers hun weg niet vinden in de Cloud, gebruikers niet meegenomen worden in de verandering en de migratie als mislukt ervaren. Alleen met een organisatiebrede blik ontstaat een valide business case. Bij een migratie naar de Cloud hou je minimaal rekening met de onderstaande 3 aspecten.
1. Alle content heeft een bepaalde waarde
Kijk je vanuit een ICT- én business perspectief dan zie je dat alle documenten content zijn. Content heeft een bepaalde waarde. De waarde die een bestand heeft, bepaalt waar die in de Cloud wordt geplaatst. De business bepaalt dit, niet ICT alleen.
2. In de Cloud geldt een andere logica dan op de lokale server
In de Cloud is het zoeken en vinden van documenten goed – maar op een andere manier – georganiseerd dan op de lokale server. Er geldt een andere logica. Dit zorgt ervoor dat de structuur die je aanhield op de lokale server niet meer van toepassing is. Bij het inrichten van de Cloud dien je rekening te houden met hoe collega’s documenten zullen zoeken. Welke trefwoorden ze zullen intypen. Stel dat iemand het verslag van het gesprek met afnemer X tijdens een business trip naar Corsica wil inzien. Diegene typt hoogstwaarschijnlijk in: verslag X Corsica.
Eigenlijk komt het op het volgende neer: precies hoe we zoeken op Internet, zo zoeken we ook in de Microsoft Cloud. Bij het intypen van bepaalde trefwoorden komt het meest relevante document bovenaan te staan.
Of stel je vragen in de live chat!
- Beschikbaar voor jouw vragen
Download de gratis whitepaper:
Is het einde van de ICT-manager is in zicht?
- Rolverschuiving van ICT-manager: Ontdek de evolutie van ICT-managers naar strategisch denken en toegang tot IT-middelen voor medewerkers.
- Nieuwe uitdagingen Leer de uitdagingen kennen bij cloudadoptie, zoals shadow IT-beheer en effectieve IT-systeemintegratie.
- Toenemende relevantie van ICT-manager: Begrijp waarom de rol van de ICT-manager niet verdwijnt, maar juist cruciaal wordt door de diepere integratie van technologie in bedrijfsprocessen.
- Je gegevens zijn veilig opgeslagen.
3. Bestanden opschonen bij een migratie naar de Cloud
De Cloud is geen vergaarbak. Integendeel! Laat de business uitzoeken wat belangrijk is voor hen. Ruim oude spullen op en durf weg te gooien, net als bij een echte verhuizing. Als we dan migreren met slimme tooling gaat het sneller en beter. Soms kan het opstellen van richtlijnen handig zijn zoals, alles ouder dan x jaar plaatsen we in het archief. Oudere bestanden waar niet regelmatig mee wordt gewerkt, kunnen nog wel worden opgezocht in het archief, maar niet in de actuele omgeving.
Bij I-Experts kijken we samen met jou naar de ICT en business. Zo kijken we hoe Microsoft 365 jouw bedrijfsprocessen beter kan ondersteunen en hoe er slim samengewerkt kan worden. Wil je meer weten over de I-Experts succesformule? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag.
