SharePoint: meer dan een online DMS

Meindert-Jan Waardenburg

Meindert-Jan Waardenburg

Directeur

Microsoft SharePoint is meer dan een uitstekend online document management systeem (DMS). SharePoint (SP) is namelijk naast een DMS ook een sociaal intranet. Toch staat SharePoint vaak bekend als document management systeem. En dat is ook helemaal niet raar. Microsoft, de ontwikkelaar van SharePoint, zelf benoemt immers het beheren en delen van documenten in SharePoint als eerste en voornaamste kenmerk.

En het klopt dat SharePoint als DMS een uitstekend trackrecord heeft en veel voordelen biedt. Maar toch, SharePoint enkel als DMS omschrijven doet de applicatie onrecht aan. Want, SharePoint is een sociaal intranet.

Uitleg SharePoint

Er bestaat dus enige onduidelijkheid over wat SharePoint precies inhoudt. Daarom begint dit blog met een uitleg van SharePoint. Welke mogelijkheden biedt SharePoint? Een kort overzicht van de toepassingsmogelijkheden van SharePoint gevolgd met een uitleg ervan moet duidelijkheid bieden.

SharePoint is een sociaal intranet, wat het volgende inhoudt: “een virtueel platform dat voor iedereen binnen de organisatie toegankelijk is. Het is dynamisch en volledig gericht op interactie. De informatiebehoeften van de gebruiker staan centraal in een sociaal intranet, want ze bepalen zelf welke informatie voor hen nuttig is.

Belangrijke onderdelen van SharePoint zijn dus toegankelijkheid, dynamiek, interactie gericht, informatiebehoeftenen de centraliteit van de gebruiker. Wanneer je deze eigenschappen op een rij zet zal je snel concluderen dat het document management systeem een goede fundering biedt voor de overige toepassingsmogelijkheden van SharePoint.

Het DMS van SharePoint is dus een belangrijke bouwsteen. En dat is logisch. Want het DMS van SP voorziet in vele behoeften. Denk bijvoorbeeld aan de toegenomen veiligheid van het digitale DMS. Geen papierwerk meer, enkel toegankelijk voor bevoegdhebbenden, altijd een back-up beschikbaar in de cloud en het is altijd mogelijk om veranderingen aan versies in documenten terug te draaien.

Jouw organisatie wordt ook leaner door een goed werkend document management systeem. Immers, er is van elk document nog maar één digitale versie beschikbaar. Dat betekent dat medewerkers met het DMS van SharePoint niet langer persoonlijke versies bijhouden en opslaan, maar enkel die versie gebruiken en bewerken die het systeem aanbiedt.

Dat betekent tevens dat documenten makkelijker vindbaar worden en het zorgt voor een vermindering in de behoefte aan opslagcapaciteit. Immers, het ‘dorre hout’ verdwijnt met een goed document management systeem.

Maar SharePoint is dus veel meer, het is een sociaal intranet. Medewerkers binnen jouw organisatie zijn immers druk met het zoeken, bewerken, opslaan en delen van informatie. Daarbij is hiërarchie binnen dat kennisnetwerk steeds onbelangrijker. Werken vindt namelijk niet langer op een top-down manier plaats, maar transformeert. Moderne kennisnetwerken zijn daarbij te vergelijken met een zwerm spreeuwen. Vele medewerkers bewegen zich in perfecte choreografie in hun werkomgeving. Als een wolk waarbinnen samenhang bestaat.

Het toegankelijke, dynamieke en interactieve zijn onmisbare aanvullingen om tot een sociaal intranet te komen op het van oudsher al op informatiebehoefte en centraliteit van de gebruiker gerichte SharePoint. Functies zoals liken, volgen, bloggen en persoonlijke updates delen ondersteunen het proces van kennis creëren, samenwerken, betrokkenheid bevorderen en uiteindelijk dus als een zwerm zwaluwen in perfecte choreografie bewegen in jouw eigen virtuele platform.

Deze positieve en sociale eigenschappen zijn van belang voor jouw organisatie omdat het voor transparantie en interactie zorgt. Hierdoor komen alle medewerkers met elkaar in contact wanneer dat meerwaarde heeft zonder dat oude hiërarchische structuren belemmeringen opwerpen. Een sociaal intranet zorgt dus ook voor een cultuurverandering binnen jouw organisatie. Jouw organisatie transformeert namelijk van een ‘’top-down informatie-zenden’’ inrichting naar interactieve informatie-zoekers instelling. Met andere woorden, SharePoint maakt van jouw organisatie een open keuken waarbij de informatiebehoefte van de medewerker centraal staat.

Hoe werkt SharePoint?

Samenwerken wordt dus bevordert door SharePoint omdat het gemakkelijk is voor medewerkers om documenten, data en updates te delen binnen een sociaal digitaal platform. Ook is het mogelijk websites aan te passen om de werkprocessen te stroomlijnen en veilig via verschillende devices samen te werken. Op deze manier creëer je dus betrokken- en verbondenheid binnen jouw organisatie. Immers, delen is nog nooit zo makkelijk geweest.

Wanneer jouw medewerkers goed weten hoe SharePoint werkt vinden ze binnen enkele kliks wat ze zoeken. SharePoint werkt namelijk met een krachtige zoekmachine die in de applicatie is gebouwd. Hierdoor kan een ieder op een slimme manier SharePoint gebruiken om informatie en inzichten te verkrijgen. Ook kan de organisatie waar je werkt optimaal en snel gebruik maken van alle kennis die opgeslagen zit in het systeem.

Tot dusver zijn de mogelijkheden en de transities die SharePoint levert al indrukwekkend. Maar, er is nog één belangrijk onderdeel van SharePoint onbesproken die wel cruciaal is voor ons begrip over hoe SharePoint werkt. Namelijk, bedrijfsprocessen omvormen van meldingen en goedkeuringen tot complete werkstromen. Hiermee wordt de productiviteit van medewerkers nóg verder verhoogd en kan iedereen uitgebreide, digitale ervaringen aanmaken met formulieren en afgestemde applicaties.

Onze #ExpertsTogether aanpak

Heb jij nu ook interesse om SharePoint optimaal in te passen binnen jouw organisatie? I-Experts kan jouw daarbij helpen. I-Experts is een ervaren Microsoft Gold Partner. Wij hebben al veel organisaties succesvol geholpen met de inrichting en implementatie van SharePoint. Een belangrijk onderdeel daarvan is training & adoptie. I-Experts kan jouw organisatie dus helpen met de implementatie van SharePoint en met een betere inpassing ervan wanneer je SharePoint al gebruikt.

Heb je interesse in een vrijblijvend oriënterend gesprek? Neem contact op door te mailen naar info@i-experts.nl.

Facebook
Twitter
LinkedIn
Azure Kosten

Azure: wat is het en hoe bespaar je kosten?

Microsoft Azure is het cloud computing platform van Microsoft. Azure kan gebruikt worden om applicaties te bouwen, te implementeren en te beheren. Azure is daarbij volledig schaalbaar. Dat is mogelijk omdat Microsoft over een wereldwijd netwerk van datacenters beschikt.

Lees verder »
Scroll naar top
Download de gratis whitepaper!

In 7 stappen naar een datagedreven organisatie met Power BI

Power BI is hét managementinformatiesysteem van Microsoft: een toegankelijke en gebruik(er)vriendelijke tool die je in staat stelt om de juiste beslissingen kunnen te nemen.

Download de whitepaper!

In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek

Download de whitepaper kom erachter hoe je in 7 stappen naar een optimale digitale werkplek kan gaan.

Download de whitepaper!

Wat zijn de Social Intranet trends van 2022?

De evolutie van het intranet staat nooit stil, daarom hebben we de tien belangrijkste trends en ontwikkelingen van 2022 voor een Social Intranet voor je op een rij gezet.