Veel organisaties gebruiken voor verschillende functies meerdere systemen naast elkaar: een documentbeheersysteem, zakelijke sociale netwerken, een e-mailprogramma en samenwerkingssoftware. Om te voorkomen dat informatie versnipperd raakt over al die systemen kun je diverse interfaces bouwen. Maar dat is kostbaar en werkt niet optimaal. Met een SharePoint intranet en een digitale werkplek op basis van Office 365 kun je alle functionaliteiten integreren. Maar wat is eigenlijk het verschil tussen een (sociaal) intranet en een digitale werkplek? Is het niet gewoon een andere term voor hetzelfde pakket? En hoe houd je het intranet en de digitale werkplek interessant voor medewerkers?
De digitale werkplek versus een intranet
Een digitale werkplek biedt je alle elementen van een fysieke werkplek: je kunt er vergaderen, discussiëren, een praatje maken en samenwerken. Je hebt alle bedrijfsinformatie tot je beschikking om je taken en werkzaamheden uit te voeren. Bovendien biedt een digitale werkplek je toegang tot een ERP-systeem en andere applicaties. Microsoft 365 is een voorbeeld van een online platform dat zo’n digitale werkplek faciliteert. Je hebt bijvoorbeeld toegang tot Microsoft Teams om samen te werken, Outlook voor e-mail, Microsoft Office om documenten aan te maken en SharePoint voor intranet.
SharePoint intranet als onderdeel van de digitale werkplek
Je kunt een SharePoint intranet het beste beschouwen als een belangrijk sociaal onderdeel van je digitale werkomgeving. Waar voorheen een intranet voornamelijk werd gebruikt voor documentbeheer en als zendkanaal voor interne communicatie, biedt een modern en sociaal intranet je veel meer. Werk bijvoorbeeld in real-time samen aan hetzelfde document, maak teamsites om informatie te delen en werkprocessen te beheren en vind snel de juiste gegevens via de slimme zoekfunctie.
We zien echter nog vaak dat organisaties wel gebruik maken van Office 365, maar hun intranet in een ander (niet-sociaal) platform hebben gebouwd. Of ze maken wel van beide gebruik, maar hun SharePoint intranet is nog niet optimaal geïntegreerd met de andere applicaties van Office 365, zoals Microsoft Teams. Dat is een gemiste kans omdat alle Microsoft-toepassingen met een goede inrichting juist naadloos kunnen samenwerken. Met als resultaat: meer kostenefficiëntie, productiviteit en werkplezier!
De voordelen van één integraal platform
Wanneer je losse oplossingen integreert en bij dezelfde leverancier aanschaft, bijvoorbeeld een platform als Microsoft Office 365, levert dit je organisatie verschillende voordelen op:
- Security en compliance. Basisfunctionaliteiten omtrent veiligheid worden altijd geleverd bij losse oplossingen: denk aan e-mail- en anti-malwarefilters. Maar wanneer je je bedrijfsinformatie zoveel mogelijk integreert in Office 365 maak je direct gebruik van geavanceerde mogelijkheden voor security en compliance.
- Uniforme lay-out. Door met één oplossing te werken, ervaart de eindgebruiker dezelfde intuïtieve werking van de systemen voor zijn of haar dagelijkse taken. Ook de uniforme lay-out draagt bij aan het gebruikersgemak.
- Integraal zoeken. In plaats van dat informatie is verspreid over verschillende platformen is in Office 365 alle bedrijfsinformatie integraal beschikbaar. Medewerkers vinden sneller de juiste informatie in het systeem.
- Eén gebruikersprofiel. Doordat iedereen met dezelfde oplossing werkt binnen de organisatie, voorkom je dat medewerkers meerdere profielen moeten onderhouden in diverse systemen.
- Financiële voordelen. Naast hogere abonnementskosten voor diverse platformen is ook de beheerlast duurder. Bovendien gaan losstaande systemen die niet goed samenwerken ten koste van de flexibiliteit en slagvaardigheid van de organisatie.
Een strategie voor zowel de digitale werkplek als intranet?
De digitale werkplek en intranet zouden beide in lijn moeten zijn met je bedrijfsstrategie en visie. Waar wil de organisatie naartoe op de lange termijn? En hoe kan technologie daarbij ondersteunen? Bekijk welke tools aansluiten bij die langetermijnvisie en bij de wensen van medewerkers. Dat kan een intranet zijn of HRM-applicatie, maar ook een financieel systeem of complete digitale werkplek met het intranet als onderdeel hiervan.
Probeer daar een holistische kijk op te hebben, zodat je voorkomt dat diverse losse systemen worden aangeschaft die niet samenwerken. Kies je voor een integraal platform als Office 365? Ontwikkel dan een strategie voor deze digitale werkplek. Omdat een SharePoint intranet daarvan een onderdeel is, neem je dit direct mee in je strategievorming.
Hoe houd je SharePoint intranet en de digitale werkplek interessant?
Dat hangt volledig af van de informatiebehoefte. We zijn bekend met de fysieke werkplek, maar een digitale werkplek en SharePoint intranet werken toch net even anders. Daarom is het belangrijk om behoeften en wensen van medewerkers te inventariseren. Wat hebben zij nodig om productief en betrokken te zijn?
- Office 365 als one-stop-shop. De digitale kantooromgeving, inclusief intranet, moet hét portaal zijn voor alle werkzaamheden, informatie en communicatie. Een geïntegreerd systeem met een consequente vormgeving, dat door iedereen wordt gebruikt en dat ‘leeft’ doordat gebruikers zelf bijdragen aan de content.
- Gemak staat voorop! Maak het gemakkelijk voor je medewerkers: sluit aan bij hoe ze hun eigen digitale middelen gebruiken en hoe ze zelf graag communiceren. Zolang medewerkers maar de functionaliteiten ter beschikking hebben die nodig zijn voor hun functie. En zolang ze niet steeds apart hoeven in te loggen per systeem of applicatie.
- Maak het persoonlijk. Een digitale kantooromgeving is te personaliseren, zodat mensen een prettige online werkplek creëren voor zichzelf. Vaak zijn het kleine aanpassingen, maar die hebben grote impact. Personalisatie stimuleert het gebruik van intranet en de digitale werkplek en daardoor verloopt kennisdeling sneller en soepeler.
- Training en adoptie. Wees je ervan bewust dat niet iedereen een early adopter is. Een goed adoptieprogramma is van belang. Het succes van intranet en de digitale werkplek valt en staat namelijk met de ervaring en beleving van de eindgebruiker.
Conclusie
Een succesvol intranet is een integraal onderdeel van jouw digitale kantooromgeving. De digitale werkplek heeft tot doel om je medewerkers de mogelijkheid te bieden om hun werk te doen door samen te werken, te communiceren en zich verbonden te voelen met anderen. De digitale werkplek en het intranet zijn een samenspel tussen medewerkers, bedrijfsprocessen en IT, waarbij technologieën als SharePoint of Office 365 je faciliteren. Uiteindelijk gaat het om waarde creëren voor je medewerkers, organisatie en klanten en niet om digitalisering zelf.
In je intranet business case kun je de intranet doelen, mogelijkheden, kosten en baten en kpi’s uitwerken. Zo schrijf je de winnende intranet business case.
Wil je meer lezen over hoe je duurzaam en digitaal samenwerken kunt vormgeven in je organisatie? Download dan ons whitepaper ‘In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek’.
Governance Workshop voor een veilige én duurzame Microsoft 365 omgeving
We starten de workshop met een kennissessie. Daarbij leggen we je het belang van Governance uit. Wat de voordelen ervan zijn. En welke risico’s je loopt als je dit niet goed regelt. Na deze introductie ga je aan de slag.
6 voordelen van een Governance Plan voor je Microsoft 365 platform
Governance betekent bestuur, beheersing ofwel het uitvoeren van beleid, controle, macht, regels én principes van een organisaties. Bij IT-Governance gaat het om het in kaart brengen welke rollen er nodig zijn.
Azure: wat is het en hoe bespaar je kosten?
Microsoft Azure is het cloud computing platform van Microsoft. Azure kan gebruikt worden om applicaties te bouwen, te implementeren en te beheren. Azure is daarbij volledig schaalbaar. Dat is mogelijk omdat Microsoft over een wereldwijd netwerk van datacenters beschikt.