Unigarant heeft dankzij training en adoptie genoten van een zachte landing in de Cloud

Unigarant in de wolken

Het succes van digitale transformatie staat of valt met gebruikersadoptie. Omarmt iedereen in de organisatie de digitale werkplek én willen en kunnen zij daadwerkelijk met alle nieuwe tools en applicaties werken? Met de juiste training en begeleiding creëer je draagvlak. 

Unigarant, het verzekeringsbedrijf van de ANWB, realiseerde zich dat de stap naar Teams een grote wijziging zou betekenen voor de medewerkers. Om die reden wilden ze voldoende aandacht besteden aan training en adoptie. I-Experts werd ingeschakeld om te helpen bij een zachte landing in de Cloud. 

Brigit Maat was de projectleider van het adoptietraject. Ze neemt je mee in hoe zij samen met I-Experts heeft gezorgd voor een goede gebruikersadoptie van Microsoft Teams én hoe zij de samenwerking met I-Experts heeft ervaren. 

De implementatie van Teams​

“Na een roerige start (de technische implementatie van Windows 10 en Microsoft 365, waaronder OneDrive, SharePoint en Intune) begonnen wij vol goede moed aan de tweede fase van ons digitaliseringsproces: het implementeren van Microsoft Teams. We wisten inmiddels dat deze omschakeling nogal wat voeten in de aarde zou hebben. Daarom hebben we samen met I-Experts vooraf vragen geformuleerd om onze collega’s te helpen richting de Cloud te bewegen. 

Drie belangrijke vragen waren:

  • Hoe kunnen we de Unigarant medewerkers ondersteunen bij de omschakeling naar Teams? 
  • Wat betekent het werken in Teams voor de dagelijkse werkzaamheden? 
  • Hoe kunnen medewerkers uit Teams halen wat erin zit? 

I-Experts heeft ons goed begeleid in het vinden van antwoorden op deze vragen. Hierdoor waren we klaar voor de volgende stap.”

teams-challenge

En toen kwam corona…

“Het plan was Teams in één keer te implementeren. Maar toen kwam Corona. Als organisatie waren we ineens afhankelijk van videovergaderen. Ons oorspronkelijke plan van aanpak kon in de prullenbak. Gelukkig heeft I-Experts snel geschakeld en kwamen zij met hét voorstel om de adoptie in vier stappen te doen.

1. Chatten en videovergaderen in Teams: omdat er gedurende de corona crisis veel werd thuisgewerkt, was onze prioriteit ervoor te zorgen dat onze mensen zo snel mogelijk in Teams met elkaar konden chatten en videovergaderen.

2. Samenwerken in Teams: vervolgens hebben we onze aandacht gericht op het samenwerken in en het inrichten van de Teams kanalen.

3. Slim gebruik van Teams: daarna hebben we onze pijlers gericht op het slim gebruik van Teams in de breedste zin van het woord.

4. Het systeem opschonen: in de eerste fase van het digitaliseringstraject hadden we alle documenten uit het oude SharePoint overgeheveld naar SharePoint Online, zonder te selecteren. Het was nu tijd om het nieuwe SharePoint op te schonen en overbodige documenten te verwijderen.”

Veranderen zonder adoptie is geen optie

Download onze gratis whitepaper en kom achter de 5 belangrijkste redenen waarom adoptie zo belangrijk is.

Veranderen zonder adoptie is geen optie - whitepaper

Advies opgevolgd: samenwerken met heroes

“I-Experts heeft ons gedurende het hele adoptietraject goed geadviseerd. Zo kregen we de aanbeveling gebruik te maken van ambassadeurs. Deze mensen noemden we eerst gewoon ambassadeurs. I-Experts moedigde ons – nuchtere Drenten – aan een leuke naam te bedenken onder het mom van: een adoptieprogamma hoeft geen saaie bedoeling te zijn. Zo kwamen we op heroes.” 

Heroes waren de ogen en oren van onze organisatie

“Onze heroes fungeerden als de ogen en oren van hun afdeling. Zij stelden ons in de gelegenheid de Teams kanalen stuk voor stuk in te richten in lijn met de wensen van de collega’s van hun afdeling. 

Tegelijkertijd hielden wij de heroes op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen. En namen we essentiële vraagstukken betreffende ‘Teams op afdelingsniveau’ met hen door. Hiertoe behoorde de ontwikkeling van een werkwijzer, waarin we richtlijnen hebben vastgelegd over wanneer je een Teams kanaal aanmaakt, welke mensen je hiervoor uitnodigt en hoe we bij Unigarant online samenwerken en vergaderen (tijdens een videovergadering wordt er bijvoorbeeld niet gegeten).”

teams-hero

Onze trainingen sloten we af met een feestje

“Wij hadden er het vertrouwen in dat het goed trainen van onze mensen zou zorgen voor een zachte landing in de Cloud. Dat klopte! Na afloop van elke training hebben we dan ook een feestje gebouwd om het succes te vieren. Elke collega kreeg een ‘Helemaal in de Wolken’ welkomstpakket, dat bevatte een feesthoedje, een wolkenballon, een chocolaatje, een certificaat en de Werkwijzer.”

Workshops en instructiekaarten

“Nadat alle afdelingen en projectteams over waren naar het samenwerken in Teams, was de adoptie nog niet klaar. Er was behoefte aan workshops over een aantal onderwerpen die in de trainingen summier zijn besproken. Zo hebben we een workshop Grip op Taken, Interactief vergaderen en Tem je Teams georganiseerd. De hoe-vragen van collega’s hebben we middels instructiekaarten beantwoord. 

  • Hoe begin je een videogesprek?
  • Hoe zet je de camera uit?
  • Hoe mute je je microfoon?
unigarant-in-de-wolken

Missie geslaagd: zacht geland in de Cloud

“Er zijn in totaal 66 trainingssessies voor 580 medewerkers gegeven. De meeste overleggen en bijna alle trainingen en workshops hebben vanwege corona op afstand plaatsgevonden. We zijn enorm trots op hoe we het traject hebben aangevlogen en de aandacht die we hebben besteed aan het begeleiden van onze mensen bij deze transitie.”  

I-Experts heeft kennis van zaken. Ik heb veel van hen geleerd

“Het succes van de training en adoptie komt mede doordat wij volledig op I-Experts konden bouwen. Ik hoefde iets maar één keer te vragen en het kwam voor de bakker. De kracht van I-Experts is dat zij aan de ene kant veel kennis van Microsoft producten hebben. En aan de andere kant ook thuis zijn in hoe je nieuwe tools en applicaties zacht kunt laten landen in je organisatie. Ik heb veel geleerd over hoe je een training en adoptie het beste kan aanvliegen. En op welke theorieën zo’n traject is gebaseerd; het ADKAR-model van Prosci bijvoorbeeld.” 

“I-Experts heeft altijd passend advies uitgebracht tijdens de training en adoptie. Bij Unigarant konden we echt op hen bouwen.”

Brigit Maat

De samenwerking met I-Experts zet zich voort

“Daarnaast heb ik geleerd dat adoptie niet stopt als je in de Cloud bent geland. Het is een continu proces. Je wilt voorkomen dat de aandacht bij sommige collega’s verslapt en ze toch weer op de oude manier gaan werken – bestanden aan elkaar gaan mailen in plaats van deze te delen via SharePoint en Teams. Daarnaast is het een must om collega’s op de hoogte te houden van nieuwe functionaliteiten. De huidige status? Samen met I-Experts de gebruikersadoptie scherp houden. We hebben I-Experts nog niet losgelaten.”   

Onze #ExpertsTogether aanpak 

Wil jij ook het maximale uit jouw organisatie halen? Ga een oriënterend gesprek met ons aan. Want elke organisatie heeft zijn eigen wensen en vereisten, zowel organisatorisch als IT-gericht. Onze Experts weten dat met de juiste toepassing jouw organisatie optimaal ondersteund wordt. Daarmee gaat de productiviteit van jouw medewerkers omhoog, omdat samenwerken nog beter gaat. 

Wij vertellen je graag alles over de mogelijkheden van adoptie voor jouw organisatie. Wacht niet langer en neem contact op of stel je vraag in de LiveChat. 

Veranderen zonder adoptie is geen optie

Download onze gratis whitepaper en kom achter de 5 belangrijkste redenen waarom adoptie zo belangrijk is.

Veranderen zonder adoptie is geen optie - whitepaper
Facebook
Twitter
LinkedIn
Adoptie - I-Experts

Veranderen zonder adoptie is geen optie

Veranderingen zijn er continu. In ons dagelijks leven, op ons werk, overal om ons heen. En de wereld lijkt steeds sneller te veranderen, zeker als we kijken naar technologische veranderingen. Vooral op het werk hebben we moeite om alle veranderingen te volgen en door te maken. Met onze adoptie-aanpak helpen we om veranderingen in de organisatie zo goed mogelijk te begeleiden.

Lees verder »
Scroll naar top
Download de whitepaper!

Veranderen zonder adoptie is geen optie​

Download onze gratis whitepaper en kom achter de 5 belangrijkste redenen waarom adoptie zo belangrijk is.

[hubspot type=form portal=6863165 id=9e62a452-fd6b-4efc-b565-d5f967587d81]
Download de whitepaper!

Waarom Cloud diensten het einde betekenen van de ICT-manager

Download de gratis whitepaper Waarom clouddiensten het einde betekenen van de ICT-manager.

[hubspot type=form portal=6863165 id=611a7c29-b4b9-47e9-944e-b5f716db7a68]
Download de gratis whitepaper!

In 7 stappen naar een datagedreven organisatie met Power BI

Power BI is hét managementinformatiesysteem van Microsoft: een toegankelijke en gebruik(er)vriendelijke tool die je in staat stelt om de juiste beslissingen kunnen te nemen.

[hubspot type=form portal=6863165 id=ebff65a3-151a-4cb5-b275-1ef997ca58bd]
Download de whitepaper!

In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek

Download de whitepaper kom erachter hoe je in 7 stappen naar een optimale digitale werkplek kan gaan.

Download de whitepaper!

Wat zijn de Social Intranet trends van 2022?

De evolutie van het intranet staat nooit stil, daarom hebben we de tien belangrijkste trends en ontwikkelingen van 2022 voor een Social Intranet voor je op een rij gezet.

[hubspot type=form portal=6863165 id=a99a1854-c726-4785-877a-6c20dbd39121]