Unigarant geniet dankzij training en adoptie van de Cloud, I-Experts

Gebruikersadoptie als sleutel tot succesvolle digitale transformatie

Het succes van digitale transformatie staat of valt met gebruikersadoptie. Omarmt iedereen in de organisatie de digitale werkplek, en willen en kunnen medewerkers daadwerkelijk met nieuwe tools en applicaties werken. Met de juiste training en begeleiding creëer je draagvlak en een blijvende verandering. Lees hierover meer in onze blog Veranderen zonder adoptie is geen optie.

Unigarant, het verzekeringsbedrijf van de ANWB, realiseerde zich dat de stap naar Microsoft Teams een grote wijziging zou betekenen voor de medewerkers. Daarom wilden zij vanaf het begin voldoende aandacht besteden aan training en adoptie. I-Experts werd ingeschakeld om hen te helpen bij een zachte landing in de cloud.

Brigit Maat was projectleider van het adoptietraject. Zij vertelt hoe zij samen met I-Experts zorgde voor een succesvolle gebruikersadoptie van Microsoft Teams en hoe zij de samenwerking heeft ervaren.

De implementatie van Microsoft Teams

“Na een roerige start met de technische implementatie van Windows 10 en Microsoft 365, waaronder OneDrive, SharePoint en Intune, begonnen wij vol goede moed aan de tweede fase van ons digitaliseringsproces. Het implementeren van Microsoft Teams.

We wisten inmiddels dat deze omschakeling nogal wat voeten in de aarde zou hebben. Daarom hebben we samen met I-Experts vooraf drie belangrijke vragen opgesteld.”

• Hoe kunnen we de Unigarant-medewerkers ondersteunen bij de omschakeling naar Teams.
• Wat betekent het werken in Teams voor de dagelijkse werkzaamheden.
• Hoe kunnen medewerkers uit Teams halen wat erin zit.

“I-Experts heeft ons goed begeleid in het vinden van antwoorden op deze vragen. Hierdoor waren we klaar voor de volgende stap.”

En toen kwam corona

“Het plan was Teams in één keer te implementeren. Maar toen kwam corona. Als organisatie werden we ineens afhankelijk van videovergaderen. Ons oorspronkelijke plan kon de prullenbak in.

Gelukkig heeft I-Experts snel geschakeld en kwamen zij met hét voorstel om de adoptie in vier stappen te doen.”

1. Chatten en videovergaderen in Teams. De hoogste prioriteit was zorgen dat iedereen snel kon chatten en videobellen.
2. Samenwerken in Teams. Daarna richtten we ons op kanaalstructuren en de samenwerking.
3. Slim gebruik van Teams. Verdere verdieping in functies en best practices.
4. Opschonen van SharePoint. Alle oude documenten waren één-op-één overgezet. Nu was het tijd om het nieuwe SharePoint op te schonen en overbodige documenten te verwijderen.

Advies opgevolgd. Samenwerken met heroes

“I-Experts adviseerde ons om te werken met ambassadeurs. We bedachten de naam ‘heroes’, omdat een adoptieprogramma best leuk mag zijn.”

Heroes waren de ogen en oren van de organisatie

“Onze heroes hielpen ons om Teams-kanalen in te richten op basis van de wensen van hun afdelingen. Zij dachten mee, stelden vragen en waren klankbord voor collega’s.

Tegelijkertijd hielden we de heroes op de hoogte van ontwikkelingen en bespraken we vraagstukken over samenwerken in Teams. Ook ontwikkelden we een werkwijzer met richtlijnen over het aanmaken van kanalen, uitnodigen van collega’s en samenwerken en vergaderen binnen Unigarant.”

Trainingen, workshops en instructiekaarten

Onze trainingen sloten we af met een feestje

“We vertrouwden erop dat goede training zou zorgen voor een zachte landing in de cloud. Dat bleek waar. Na elke training vierden we het succes.

Elke collega kreeg een ‘Helemaal in de Wolken’-pakket, met een feesthoedje, ballon, chocolaatje, certificaat en de Werkwijzer.”

Workshops en instructiekaarten

“Toen alle afdelingen waren overgestapt, bleek dat er nog behoefte was aan verdiepende workshops, zoals Grip op Taken, Interactief Vergaderen en Tem je Teams.”

De veelgestelde vragen werden beantwoord via instructiekaarten, zoals:

• Hoe begin je een videogesprek.
• Hoe zet je de camera uit.
• Hoe mute je je microfoon.

Missie geslaagd. Zacht geland in de cloud

“Er zijn in totaal 66 trainingssessies voor 580 medewerkers gegeven. De meeste sessies vonden online plaats. We zijn enorm trots op hoe we dit traject hebben aangevlogen en de aandacht die we hebben besteed aan begeleiding.”

“Het succes van de training en adoptie komt mede doordat wij volledig op I-Experts konden bouwen. Ik hoefde iets maar één keer te vragen en het kwam voor de bakker.”

Brigit Maat

“I-Experts heeft altijd passend advies gegeven. Ze weten niet alleen alles van Microsoft-producten, maar ook hoe je nieuwe tools zacht laat landen in je organisatie. Ik heb veel geleerd over adoptie, waaronder het ADKAR-model van Prosci.”

De samenwerking met I-Experts zet zich voort

“Ook nu blijven we aandacht besteden aan adoptie. Je wilt voorkomen dat collega’s terugvallen in oude gewoonten. Daarnaast willen we medewerkers op de hoogte houden van nieuwe functionaliteiten.

De huidige status. Samen met I-Experts houden we de gebruikersadoptie scherp. We hebben I-Experts nog niet losgelaten.”

Onze #ExpertsTogether aanpak

Wil jij ook het maximale uit jouw organisatie halen. Bekijk dan hoe adoptie past binnen jouw digitale strategie. Lees bijvoorbeeld meer over het belang van veranderadoptie en neem gerust contact met ons op voor advies.

Wil je dieper ingaan op dit onderwerp en ontdekken hoe je adoptie duurzaam organiseert. Download dan de whitepaper “Veranderen zonder adoptie is geen optie” via onze whitepaperpagina.