Eind 2019 is Woonzorgconcern IJsselheem, een zorginstelling met zo’n 2.500 medewerkers, overgestapt naar een digitale werkplek in de cloud. Onze I-Experts consultants boden ondersteuning bij de inrichting van het Office 365-gedeelte en de doorontwikkeling van de werkomgeving. IJsselheem zat nog volop in deze ontwikkelingsfase toen de deuren plotseling moesten sluiten vanwege COVID-19; aanleiding om versneld Microsoft Teams te implementeren.

Jannis Syntychakis, Strategisch Adviseur ICT bij IJsselheem, vertelt over de voordelen van een digitale werkplek en de samenwerking met I-Experts.

 

Overstap naar de cloud vereenvoudigt IT-beheer

“Een reden om over te stappen naar een moderne digitale werkplek in de cloud, was dat IJsselheem het IT-beheer wilde uitbesteden en vereenvoudigen; om zo meer tijd over te houden voor dat waar we goed in zijn: het verlenen van zorg aan onze cliënten. En daarnaast willen we natuurlijk met onze tijd meegaan. Een online werkomgeving biedt allerlei nieuwe functionaliteiten en dus veel meer mogelijkheden voor digitaal samenwerken.

IJsselheem heeft bewust gekozen voor de cloudomgeving van Microsoft, met Office 365 als belangrijk onderdeel van de online werkplek. Onze vaste ICT-partner had I-Experts ingeschakeld voor het ontwerp van het Office 365-gedeelte, vanwege hun grote kennis en expertise op het gebied van Microsoft.”

 

Microsoft Teams bood uitkomst bij COVID-19

“Voor onze medewerkers was de grootste overgang dat we naast online versies van Word, Excel en Outlook, gebruik gingen maken van SharePoint voor het documentbeheer. Microsoft Teams hadden we bedacht voor de nabije toekomst. Onze professionals zijn vooral gericht op het verlenen van goede zorg, en veel minder op digitale vaardigheden. Het is daarom extra belangrijk dat mensen geleidelijk kunnen wennen aan de nieuwe applicaties.

Net als iedereen werden we dit voorjaar onverwacht ingehaald door de actualiteit. Een paar dagen nadat ik aan mijn collega’s vertelde dat we over een jaar of twee Microsoft Teams wilden toevoegen aan de digitale werkplek, moesten we plotseling de deuren sluiten vanwege COVID-19. We hebben toen meteen met I-Experts geschakeld, zodat we konden gaan videobellen via Microsoft Teams.”

 

Snelle invoering Microsoft Teams Woonzorgconcern IJsselheem

 

Fijn dat we snel konden schakelen met I-Experts

“Het is in zo’n situatie ontzettend fijn als een samenwerkingspartner de urgentie inziet en alles gewoon snel regelt. I-Experts heeft heel goed meegedacht over wat we echt nodig hadden, zonder een volledige Teams-implementatie uit te hoeven voeren, of het nodeloos ingewikkeld te maken met allerlei details. Binnen twee dagen was alles geregeld en konden we werken met Teams.

Dankzij de inzet van I-Experts konden onze medewerkers snel met Microsoft Teams uit de voeten. En nu we te maken hebben met een tweede golf is iedereen goed voorbereid. Wat ook mooi is om te zien, is dat we Teams steeds vaker inzetten voor de zorgverlening aan onze cliënten. Een behandelaar kan dan op afstand meekijken waar dat voldoende is.

Een andere - ons nog onbekende - Office 365-applicatie die snel uitkomst bood, was Microsoft Bookings. Dit is een reserveringssysteem waarmee klanten online afspraken kunnen maken. Heel handig voor mkb-bedrijven zoals kappers. Voor een grote organisatie als IJsselheem is de applicatie al gauw te klein, maar het was een goede noodoplossing toen we vanwege COVID-19 verplicht op afspraak moesten gaan werken en bezoekers moesten registreren.

Uiteindelijk willen we natuurlijk optimaal gebruikmaken van de voordelen van Microsoft. Daarom zijn we begin dit jaar al gaan kijken hoe we nog meer uit Office 365 en de Microsoft-cloud konden halen. En ook daarbij heeft I-Experts ons goed geholpen.”

 

Samen met I-Experts konden we gebruik Citrix flink terugdringen

“Toen ik dienst kwam bij IJsselheem, was de organisatie net overgestapt naar de nieuwe digitale werkplek. In overleg met de IT-leverancier had IJsselheem gekozen voor twee naast elkaar bestaande oplossingen: een eenvoudige online Office 365-omgeving en een Citrix-omgeving. Een aantal van onze bestaande applicaties draaien namelijk alleen op Citrix. Destijds is ook de keuze gemaakt om een lokale versie van Office 365 te koppelen aan Citrix, voor de zwaardere users die het volledige Office 365-pakket gebruiken. Dit zijn met name medewerkers in ondersteunende functies, zoals administratie, HR, communicatie en management.

Citrix is echter een veel duurdere en minder gebruiksvriendelijke oplossing, en we kwamen er al snel achter dat dit anders kon. I-Experts heeft ons geadviseerd hoe we het gebruik van Citrix zoveel mogelijk konden afbouwen. Door het volledige Office 365-pakket op een andere manier beschikbaar te stellen, hebben we het aantal Citrix-gebruikers van 500 kunnen terugbrengen tot 70. En daarmee hebben we flink kunnen besparen op de kosten!”

 

Uiteindelijk willen we nog meer uit Microsoft Teams halen

“Natuurlijk is onze digitale werkomgeving nog steeds in ontwikkeling. Zo zijn we aan het onderzoeken welke alternatieve oplossingen er zijn voor andere bestaande applicaties. En op termijn willen we ook meer gebruik gaan maken van andere functionaliteiten van Teams. Denk aan kanalen aanmaken, chatten en samenwerken aan bestanden. Maar we zijn blij dat de basis staat en we de uitdagingen van nu het hoofd kunnen bieden.”

 

Over IJsselheem

Woonzorgconcern IJsselheem biedt verschillende vormen van zorg en dienstverlening vanuit veertien locaties in de gemeenten Kampen, Zwartewaterland en Zwolle. De zorgverlening is gericht op revalidatie en behandeling, wijkverpleging en wonen. Bij IJsselheem zijn zo’n 2500 medewerkers werkzaam.

 

Wil je ook optimaal samenwerken?

Het inrichten van een veilige en goed toegankelijke digitale werkplek met de nieuwste technologieën van Microsoft Office 365 maakt optimaal samenwerken mogelijk. Meer weten? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.

Kennismaken

Ik ontdek graag waarmee wij jouw organisatie kunnen helpen. Vul het onderstaande formulier in, dan plannen we een afspraak!

New call-to-action
Scroll naar top