Een gestroomlijnde Cloud-ervaring voor Vrieling Adviesgroep
Vrieling Adviesgroep is de grootste financieel dienstverlener in het Oosten van Nederland. Ze verzorgen sinds 1949 uiteenlopende diensten rondom de financiële situatie van particuliere en zakelijke klanten. Van verzekeringen en pensioenen tot en met arbodienstverlening en hypotheekadvies, alles passeert bij Vrieling Adviesgroep de revue. Vandaag de dag telt het bedrijf zo’n 250 medewerkers, die verdeeld over verschillende business units bij drie kantoorvestigingen werken.
In 2022 ging Vrieling Adviesgroep met de hulp van I-Experts over op volledig werken in de Cloud van Microsoft 365 via SharePoint. Robert Nijman, projectleider Digitaal Fit en lead vanuit Vrieling Adviesgroep voor de overgang naar SharePoint, vertelt over het proces en de samenwerking met I-Experts.
Schijf eruit, Cloud erin
Met 250 medewerkers en vele verschillende diensten kun je erop rekenen dat er een enorme hoeveelheid informatie rondgaat bij Vrieling. Voorheen werd al deze informatie nog opgeslagen op een fileshare, intern de ‘M-schijf’ genoemd. Een fysieke server die de medewerkers via hun netwerk kunnen bereiken. Daarin stonden voor alle business units en afdelingen in mappenstructuren hun bestanden opgeslagen.
Deze schijf was end of life, ofwel, hij had het einde van zijn levensduur bereikt. Wanneer een schijf end of life is, is hij niet langer betrouwbaar en kan eigenlijk niet meer veilig worden gebruikt. Het beste is om deze te vervangen om het risico op gegevensverlies, datalekken, fouten en storingen te minimaliseren.
De data van Vrieling moest dus sowieso van de ene plek naar de andere plek. Maar in plaats van een nieuwe netwerkschijf is er gekozen om de nieuwe oplossing te realiseren in de betrouwbare en veilige Cloud van Microsoft 365.
Nijman vertelt: “het project begon initieel met het idee om alleen gegevens te verhuizen en te ordenen. Maar we besloten verder te kijken en te zien of we ook voor een cultuurverandering in de organisatie konden zorgen. Verschillende afdelingen wilden met elkaar kunnen communiceren, en de manier waarop moest gemoderniseerd worden.”
Van ellenlange e-mailketens naar één centrale communicatielocatie
“Het kwam nogal eens voor dat bij een willekeurige e-mail, of afronding van een taak de @-iedereen mee werd genomen,” aldus Nijman. “Binnen e-mail is het lastig te segmenteren op doelgroepen of relevantie. Bijvoorbeeld alle communicatie over het jaarlijkse Sinterklaasfeest dat georganiseerd wordt voor de medewerkers met jonge thuiswonende kinderen. Mensen zonder kinderen, of met oudere kinderen, hebben daar weinig tot niets mee van doen. Maar ook hun mailbox werd overladen met berichtgeving hierover.”
Dat zorgt voor vertroebeling en het vergroot de kans op het missen van belangrijke berichten. Daarnaast zijn er natuurlijk ook veiligheidsrisico’s die ontstaan door het lokaal opslaan van documenten om deze vervolgens via Outlook als bijlage te versturen. Om nog zorgvuldiger om te gaan met bedrijfs- en persoonlijke gegevens van hun klanten, moest dat anders.
“De mailchaos was voor sommige collega’s groot. Voordat ik Project SharePoint onder mijn hoede nam was ik afdelingsleider voor de zakelijke verzekeringen, en ik had al eerder een SharePoint omgeving gemaakt voor mijn eigen afdeling. Naar mijn ervaring en die van mijn teamleden werkte dit goed als communicatiekanaal en documentenbibliotheek. Dus we besloten dit ‘uit te smeren’ over de hele organisatie. We gingen van mailen naar delen,” concludeert Nijman.
Het ideale doel voor het project? SharePoint dé plek laten zijn voor de volledige werkdag van iedere medewerker. Als een nieuwe medewerker start dan moet alles wat zij nodig hebben eenvoudig en overzichtelijk toegankelijk zijn via SharePoint.
Opschonen van data is een grote klus
Met zoveel bestanden en data op de oude M-schijf, was het inventariseren en opschonen van al deze data misschien wel de grootste klus van het totale project. Er waren veel dubbele bestanden, oude bestanden, verdeeld over talloze mappen en Teams die waren ontstaan tijdens de lockdowns.
Er ontstond wildgroei in Microsoft Teams, geboren uit de vindingrijkheid van medewerkers die ineens thuis kwamen te werken terwijl er geen optimale infrastructuur of beleid voor was.
Denk dan bijvoorbeeld aan collega’s die onderling teams aanmaakten om bestanden met elkaar te delen. In plaats van dat via de 1-op-1 chatmogelijkheden van teams te doen. Of er waren teams met maar 1 lid, zodat de collega het ‘team’ gebruikte als een soort persoonlijke drive.
“Al deze data doorzoeken om op te schonen en te consolideren heeft denk ik de meeste tijd gekost. Maar het gaf een goede basis om per afdeling te migreren naar SharePoint.”
Of stel je vragen in de live chat!
- Beschikbaar voor jouw vragen
Download de gratis whitepaper:
“Zonder hoofdpijn verhuizen naar de Cloud”.
- Efficiënte cloudmigratie: Ontdek hoe je zonder complicaties en veilig je data naar de cloud verplaatst, voor een soepeler en moderner werkproces.
- Optimaliseer werkprocessen: Leer hoe datamigratie naar de cloud niet alleen je werkomgeving vereenvoudigt, maar ook de toegankelijkheid en samenwerking binnen je team verbetert.
- Verhoog data veiligheid en toegankelijkheid: Ervaar hoe migratie naar de cloud je data beter beveiligt en zorgt voor gemakkelijkere toegang en beheer, waarbij je profiteert van de nieuwste technologieën.
- Je gegevens zijn veilig opgeslagen.
Stukje bij beetje verhuizen
Tijdens het project werkte Nijman hand-in-hand samen met I-Experts consultant Sharos Ramcharan. In plaats van de hele organisatie in één keer over te laten gaan op de nieuwe manier van werken, besloten ze het per afdeling aan te pakken. De volgorde van de migratie naar SharePoint werd bepaald aan de hand van een prioriteitenlijstje en de huidige werkdruk op de organisatie.
Voor iedere afdeling werd een homepagina vastgezet, zodat er in zijn totaliteit eenheid en herkenbaarheid ontstond. Naast het vaste gedeelte was er op iedere afzonderlijke SharePoint-homepagina voor de afdelingen ruimte voor flexibiliteit. Zo had iedere afdeling de ruimte om de eigen manier van werken mee te nemen in de inrichting van hun SharePoint-homepagina. Tegelijkertijd konden de afdelingen zo meehelpen met het toevoegen van de juiste metadata aan de bestanden die gemigreerd moesten worden. Dat bevorderde de dataconsolidatie en migratie van de oude gegevens op de M-schijf, naar de Microsoft 365 Cloud.
“Wanneer de overgang naar de SharePoint omgeving helemaal gereed was hielden we met de afdeling een leuke kick-off. Mét taart, want het werken in de Cloud moest gevierd worden.”
Deze kick-offs gingen gepaard met aandacht voor training en adoptie. Er werden trainingssessies georganiseerd, en per afdeling werden een aantal sleutelfiguren aangewezen die verantwoordelijk werden voor het vullen en bijhouden van de SharePoint site.
Het resultaat
Inmiddels is Project SharePoint helemaal afgerond binnen Vrieling Adviesgroep. Alle afdelingen zijn over op het werken in de Cloud van Microsoft 365. Van de medewerkers op het kantoor tot de adviseurs die op pad gaan naar zakelijke en particuliere klanten. Iedereen kan eenvoudig en veilig bij hun SharePoint omgeving.
Over de volledige SharePoint-omgeving van Vrieling Adviesgroep zijn zorgvuldige machtigingsstromen ingericht. Zo kan niemand bij zaken die niet voor hen bedoeld zijn, en zijn er redacteuren aangewezen die nieuws maken en delen via de SharePoint-sites. Gebruikers zien alleen sites en communities waar ze toegang toe hebben en er wordt een stuk minder onderling naar elkaar gemaild.
De volgende stap is om ook alle programma’s en systemen waar de organisatie mee werkt beschikbaar te maken in de Cloud.
“Als we terugkijken dan hadden we misschien nog eerder aan het opschonen van de data moeten beginnen, aangezien dat het langst heeft geduurd. Desondanks zijn we binnen de beoogde tijdsduur van het project gebleven,” vertelt Nijman. “Daar zijn we dan ook erg trots op!”
Binnen de Academy van Vrieling is ruimte gemaakt voor extra aandacht voor het gebruik van SharePoint. Sommige gebruikers hebben bijvoorbeeld iets meer training en opleiding nodig om goed hun weg te vinden. Of om het gebruik van de omgeving te stimuleren, zodat iedereen ziet hoeveel beter het is om te delen, in plaats van te mailen.
“Tijdens het hele traject was de samenwerking prettig. Het was niet alsof een ‘extern ingehuurde consultant’ naast je zat, maar echt een collega. De lijntjes waren kort, we werkten goed samen en mijn collega’s binnen Vrieling wisten ons ook goed te vinden als de gezichten van Project SharePoint. ”
Klaar om afscheid te nemen van jouw oude netwerkschijf?
De Cloud van Microsoft 365 is dé oplossing voor een gestroomlijnde, functionele en veilige Digitale Werkplek. Onze specialisten helpen je graag bij je migratie naar de Cloud. Klik hier en neem contact op, of plan direct een gratis adviesgesprek.
