Vrieling Adviesgroep is de grootste financieel dienstverlener in het Oosten van Nederland. Ze verzorgen sinds 1949 uiteenlopende diensten rondom de financiële situatie van particuliere en zakelijke klanten. Van verzekeringen en pensioenen tot en met arbodienstverlening en hypotheekadvies, alles passeert bij Vrieling Adviesgroep de revue. Vandaag de dag telt het bedrijf zo'n 250 medewerkers, die verdeeld over verschillende business units bij drie kantoorvestigingen werken.
In 2022 ging Vrieling Adviesgroep met de hulp van I-Experts over op volledig werken in de cloud van Microsoft 365 via SharePoint. Robert Nijman, projectleider Digitaal Fit en lead vanuit Vrieling Adviesgroep voor de overgang naar SharePoint, vertelt over het proces en de samenwerking met I-Experts.
Schijf eruit, cloud erin
Met 250 medewerkers en vele verschillende diensten kun je erop rekenen dat er een enorme hoeveelheid informatie rondgaat bij Vrieling. Voorheen werd al deze informatie nog opgeslagen op een fileshare, intern de M-schijf genoemd. Een fysieke server die de medewerkers via hun netwerk kunnen bereiken. Daarin stonden voor alle business units en afdelingen in mappenstructuren hun bestanden opgeslagen.
Deze schijf was end of life, ofwel, hij had het einde van zijn levensduur bereikt. Wanneer een schijf end of life is, is hij niet langer betrouwbaar en kan eigenlijk niet meer veilig worden gebruikt. Het beste is om deze te vervangen om het risico op gegevensverlies, datalekken, fouten en storingen te minimaliseren.
De data van Vrieling moest dus sowieso van de ene plek naar de andere plek. Maar in plaats van een nieuwe netwerkschijf is er gekozen om de nieuwe oplossing te realiseren in de betrouwbare en veilige cloud van Microsoft 365.
Nijman vertelt: het project begon initieel met het idee om alleen gegevens te verhuizen en te ordenen. Maar we besloten verder te kijken en te zien of we ook voor een cultuurverandering in de organisatie konden zorgen. Verschillende afdelingen wilden met elkaar kunnen communiceren, en de manier waarop moest gemoderniseerd worden.
Van ellenlange e-mailketens naar een centrale communicatielocatie
Het kwam nogal eens voor dat bij een willekeurige e-mail, of afronding van een taak de @-iedereen mee werd genomen, aldus Nijman. Binnen e-mail is het lastig te segmenteren op doelgroepen of relevantie. Mensen die ergens weinig mee van doen hadden, kregen hun mailbox toch overladen met berichtgeving.
Dat zorgt voor vertroebeling en het vergroot de kans op het missen van belangrijke berichten. Daarnaast zijn er veiligheidsrisico's die ontstaan door het lokaal opslaan van documenten om deze vervolgens via Outlook als bijlage te versturen. Om nog zorgvuldiger om te gaan met bedrijfs- en persoonlijke gegevens van klanten, moest dat anders.
De mailchaos was voor sommige collega's groot. Voordat ik Project SharePoint onder mijn hoede nam was ik afdelingsleider voor de zakelijke verzekeringen, en ik had al eerder een SharePoint omgeving gemaakt voor mijn eigen afdeling. Naar mijn ervaring en die van mijn teamleden werkte dit goed als communicatiekanaal en documentenbibliotheek. Dus we besloten dit over de hele organisatie uit te rollen. We gingen van mailen naar delen, concludeert Nijman.
Het ideale doel voor het project: SharePoint de plek laten zijn voor de volledige werkdag van iedere medewerker. Als een nieuwe medewerker start dan moet alles wat zij nodig hebben eenvoudig en overzichtelijk toegankelijk zijn via SharePoint.
Opschonen van data is een grote klus
Met zoveel bestanden en data op de oude M-schijf, was het inventariseren en opschonen van al deze data misschien wel de grootste klus van het totale project. Er waren veel dubbele bestanden, oude bestanden, verdeeld over talloze mappen en Teams die waren ontstaan tijdens de lockdowns.
Er ontstond wildgroei in Microsoft Teams, geboren uit de vindingrijkheid van medewerkers die ineens thuis kwamen te werken terwijl er geen optimale infrastructuur of beleid voor was.
Al deze data doorzoeken om op te schonen en te consolideren heeft de meeste tijd gekost. Maar het gaf een goede basis om per afdeling te migreren naar SharePoint.
Stukje bij beetje verhuizen
Tijdens het project werkte Nijman hand in hand samen met I-Experts consultant Sharos Ramcharan. In plaats van de hele organisatie in één keer over te laten gaan op de nieuwe manier van werken, besloten ze het per afdeling aan te pakken. De volgorde van de migratie naar SharePoint werd bepaald aan de hand van een prioriteitenlijst en de huidige werkdruk op de organisatie.
Voor iedere afdeling werd een homepagina vastgezet, zodat er in zijn totaliteit eenheid en herkenbaarheid ontstond. Naast het vaste gedeelte was er op iedere afzonderlijke SharePoint-homepagina ruimte voor flexibiliteit. Zo had iedere afdeling de ruimte om de eigen manier van werken mee te nemen in de inrichting van hun SharePoint-homepagina. Tegelijkertijd konden de afdelingen meehelpen met het toevoegen van de juiste metadata aan de bestanden die gemigreerd moesten worden.
Deze kick-offs gingen gepaard met aandacht voor training en adoptie. Er werden trainingssessies georganiseerd, en per afdeling werden sleutelfiguren aangewezen die verantwoordelijk werden voor het vullen en bijhouden van de SharePoint site.
Het resultaat
Inmiddels is Project SharePoint helemaal afgerond binnen Vrieling Adviesgroep. Alle afdelingen zijn over op het werken in de cloud van Microsoft 365. Van de medewerkers op kantoor tot de adviseurs die op pad gaan naar zakelijke en particuliere klanten. Iedereen kan eenvoudig en veilig bij hun SharePoint omgeving.
Over de volledige SharePoint-omgeving van Vrieling Adviesgroep zijn zorgvuldige machtigingsstromen ingericht. Zo kan niemand bij zaken die niet voor hen bedoeld zijn, en zijn er redacteuren aangewezen die nieuws maken en delen via de SharePoint-sites. Gebruikers zien alleen sites en communities waar ze toegang toe hebben en er wordt een stuk minder onderling naar elkaar gemaild.
De volgende stap is om ook alle programma's en systemen waar de organisatie mee werkt beschikbaar te maken in de cloud.
Ingezette diensten
Ook zo'n resultaat voor jouw organisatie?
Plan een vrijblijvend adviesgesprek. We denken graag met je mee.
