iQ Coaches werkt vanaf nu veilig en efficiënt in de Cloud!

iQ Coaches werkt dankzij Microsoft 365 en SharePoint nu veilig en efficiënt in de cloud

Voor iQ Coaches is het belangrijk om de aangesloten coaches, verspreid over het land met ieder hun eigen cliënten en dossiers, toch veilig, efficiënt en eenvoudig documenten en informatie met elkaar en hun cliënten te kunnen delen.

Het hoofdkantoor en de coaches liepen tegen de grenzen van hun bestaande software aan. I-Experts hielp hen met de overstap naar Microsoft 365. Daarnaast staan wij voortdurend voor hen klaar om vragen te beantwoorden en problemen op te lossen via onze servicedesk.

Marina van der Veldt, officemanager bij iQ Coaches, vertelt over de overstap naar Microsoft 365, de adoptie binnen het bedrijf en haar ervaringen met de dienstverlening van I-Experts.

Verspreid werken, toch samenwerken

De coaches van iQ Coaches bieden levensbegeleiding aan mensen met autisme, ADHD of andere aanverwante problematiek. Zij ondersteunen op het gebied van loopbaan-, levens-, jeugd- en jobcoaching. De coaches werken op veel verschillende locaties, zoals bij cliënten thuis, op scholen, werkplekken en andere externe locaties. Mobiel en dynamisch dus. Daarom was er behoefte aan een centrale, toegankelijke digitale werkplek.

Werken via Microsoft 365 en SharePoint bleek voor hen de beste oplossing. I-Experts zorgde ervoor dat alle coaches nu veilig gebruik kunnen maken van de cloudomgeving. Documenten worden eenvoudig bewaard en gedeeld, versiebeheer wordt automatisch bijgehouden en informatie wordt overzichtelijk per cliënt opgeslagen, met alleen toegang voor wie dat hoort te hebben. Meer achtergrond hierover lees je in onze blog over veilig werken in de cloud.

Veiligheid rondom cliëntdocumentatie voorop

De zaken die tussen cliënt en coach worden besproken zijn uiteraard vertrouwelijk. Cliënten mogen hun eigen dossiers inzien, maar onbevoegde personen niet.

Voordat iQ Coaches overstapte naar Microsoft 365 verliep een verzoek om dossierinzage via het hoofdkantoor, dat vervolgens het dossier per mail verstuurde. Dit leidde tot rondzwervende documenten, verschillende versies van dossiers en een verhoogde kans op miscommunicatie. Ook lag er veel druk op het hoofdkantoor, dat alle verzoeken handmatig moest afhandelen.

Ervaring uit de praktijk

“Werken met SharePoint maakt het delen van bestanden met onze cliënten voor ons makkelijk en veilig. De aanvragen hoeven niet meer via het hoofdkantoor te lopen. Daarnaast houden de coaches nu zelf bij wat ze met wie gedeeld hebben. Dat levert tijdsbesparing op voor het hoofdkantoor, de coach zelf en de cliënt.”

Documentatie blijft veilig binnen de cloud, dossiers blijven up-to-date en de juiste versie is altijd beschikbaar.

Een nieuwe manier van werken

Met zo’n negentig coaches, verspreid over Nederland en met verschillende niveaus van digitale vaardigheid, is overstappen op een nieuwe manier van werken een flinke uitdaging. Het succes van zo’n overgang valt of staat met goede gebruikersadoptie.

“In eerste instantie regelden wij de adoptie van het nieuwe werken zelf,” vertelt Marina. “Door middel van inloopspreekuren waar men langs kon komen of via Teams kon inbellen met vragen of problemen. Veel konden we direct oplossen via schermdeling. Maar er bleven gecompliceerdere vragen over. Deze hebben we geïnventariseerd en gedeeld met een consultant van I-Experts. Tijdens een webinar zijn alle vragen beantwoord. Dit webinar hebben we opgenomen, zodat collega’s het later kunnen terugkijken.”

Rust bij het team en meer grip op delen

Veel taken die voorheen via het hoofdkantoor liepen, kunnen nu door de coaches zelf worden opgepakt. Dat geeft rust op kantoor en maakt tijd vrij voor andere belangrijke werkzaamheden. Coaches hebben bovendien beter overzicht over welke documenten met wie zijn gedeeld. En dat alles binnen de beveiligde cloudomgeving van Microsoft 365.

Is Microsoft 365 ook geschikt voor jouw organisatie

Microsoft 365 biedt veel mogelijkheden voor organisaties die effectiever, efficiënter en sneller willen samenwerken. Wil je meer weten over hoe een moderne cloudomgeving jouw organisatie verder helpt. Lees dan ook onze uitleg over wat SharePoint is en hoe je het inzet.

Wil je dieper ingaan op dit onderwerp en ontdekken hoe SharePoint de basis vormt voor een toekomstbestendige digitale werkplek. Download dan de whitepaper “SharePoint: Hét fundament van je bedrijf” via onze whitepaperpagina.