Dankzij Microsoft 365 en SharePoint werkt iQ Coaches nu veilig en efficiënt in de Cloud

Auteur
Jonathan Ouwehand
Datum
10 oktober 2022
Functie
Online Marketeer
Inhoudsopgave

Voor iQ Coaches is het belangrijk om de aangesloten coaches, verspreid over het land met ieder hun eigen cliënten en dossiers, toch veilig, efficiënt en eenvoudig documenten en informatie met elkaar en hun cliënten te kunnen delen.

Het hoofdkantoor en coaches liepen tegen de grenzen van hun bestaande software aan. I-Experts hielp hen met de overstap naar Microsoft 365. Daarnaast staan wij voortduren voor hen klaar om vragen te beantwoorden en problemen op te lossen met onze servicedesk.

Marina van der Veldt, officemanager bij iQ Coaches vertelt over de overstap naar Microsoft 365, de adoptie binnen het bedrijf en haar ervaringen met de dienstverlening van I-Experts.

Verspreid, maar toch samen

De coaches van iQ Coaches bieden levensbegeleiding aan mensen met autisme, ADHD of andere aanverwante problematiek. Dat doen zij zowel op het gebied van loopbaan-, levens-, jeugd-, en jobcoaching. De coaches werken op veel verschillende locaties. Zo komen ze bij cliënten thuis, op scholen, werkplekken van cliënten, en andere externe locaties. Mobiel en dynamisch dus. Om hun werkzaamheden veilig maar vooral efficiënt uit te voeren waren zij op zoek naar een centrale, toegankelijke digitale werkplek.

Werken via Microsoft 365 en SharePoint was voor hen de beste oplossing. I-Experts zorgde ervoor dat alle aangesloten iQ Coaches nu veilig gebruik kunnen maken van Office 365 in de Cloud. Zo kunnen documenten makkelijk bewaard en gedeeld worden, wordt versiebeheer bijgehouden en wordt informatie overzichtelijk en duidelijk per cliënt bewaard, met alleen toegang voor hen die dat horen te hebben.

Of stel je vragen in de live chat!

Live-chat I-Experts

Download de gratis whitepaper:
SharePoint: hét fundament van je bedrijf!

  • Leer hoe SharePoint naadloze samenwerking mogelijk maakt binnen je team, waardoor je projecten efficiënter en effectiever kunt beheren.
  • Ontdek hoe je met SharePoint eenvoudig documenten kunt organiseren, delen en beveiligen, wat leidt tot een beter beheer van je bedrijfsinformatie.
  • Kom te weten hoe je met SharePoint workflows kunt automatiseren en processen kunt verbeteren, wat resulteert in meer productiviteit en minder fouten.
Naam(Vereist)
Hidden
Welke whitepaper is er gedownload

Veiligheid rondom cliëntdocumentatie voorop

De zaken die tussen cliënt en coach worden besproken zijn uiteraard vertrouwelijk, en daar hoort niemand anders toegang tot te krijgen. Cliënten kunnen inzage in hun eigen dossiers krijgen, het gaat immers om hun persoonlijke situatie.

Voordat iQ Coaches overstapte naar Microsoft 365 liep de aanvraag om inzicht te krijgen in het dossier via het hoofdkantoor, die vervolgens het dossier opstuurde naar de cliënt. Dat zorgde voor rondzwerven van documenten in mailboxen van de cliënt, verschillende versies van dossiers en documenten en een vergrote kans op miscommunicatie. En dan hebben we het nog niet gehad over de last op de schouders van het hoofdkantoor, die deze verzoeken één voor één moest afhandelen.

“Werken met SharePoint maakt het delen van bestanden met onze cliënten voor ons makkelijk en veilig. De aanvragen hoeven niet meer via het hoofkantoor te lopen, of langs medewerkers van iQ Coaches die geen rechten hebben tot het bekijken of openen van deze bestanden. Daarnaast houden de coaches nu zelf bij wat ze met wie gedeeld hebben. Dat levert tijdsbesparing op voor het hoofdkantoor, de coach zelf én de cliënt.”

Documentatie blijft veilig binnen de Cloud, dossiers blijven up-to-date en de juiste versie is altijd bereikbaar.

Een nieuwe manier van werken

Met zo’n 90 coaches verspreid over Nederland met een wisselende mate van digitale vaardigheid is het nog best een hele onderneming om over te gaan op een nieuwe manier van werken. Het succes van zo’n overgang valt of staat dan ook met gebruikersadoptie.

“In eerste instantie regelden wij de adoptie van het nieuwe werken binnen iQ Coaches zelf. Door middel van inloopspreekuren waar men langs kon komen, of in kon bellen via Teams met vragen of problemen. Veel konden we zelf oplossen, door middel van scherm delen. Maar we merkten dat er toch nog wel wat gecompliceerdere vragen ontstonden vanuit de coaches. Daarom hebben ze al deze vragen bij hen geïnventariseerd. Een consultant van I-Experts ontving deze vragen van tevoren en heeft ze vervolgens tijdens een webinar beantwoord. Dit webinar hebben we ook opgenomen zodat er op een later moment naar gerefereerd kan worden.”

Rust bij het team

Veel van de taken die via het hoofdkantoor liepen kunnen nu door de coaches zelf opgepakt worden. Er ligt daardoor minder werk bij hen op het bureau, en nu kunnen zij weer meer aandacht vrij maken voor andere belangrijke taken. Daarnaast hebben de coaches het overzicht wie ze toestemming hebben gegeven en voor welk onderdeel. En dat alles binnen de Cloud van Microsoft 365, wel zo veilig.

Is Office 365 ook geschikt voor jouw organisatie?

Microsoft 365 biedt gegarandeerd mogelijkheden die ook jouw organisatie helpen om effectiever, efficiënter en sneller (samen) te werken. Wil je meer weten? Klik dan hier en neem contact met ons op.

Of stel je vragen in de live chat!

Live-chat I-Experts

Download de gratis whitepaper:
SharePoint: hét fundament van je bedrijf!

  • Leer hoe SharePoint naadloze samenwerking mogelijk maakt binnen je team, waardoor je projecten efficiënter en effectiever kunt beheren.
  • Ontdek hoe je met SharePoint eenvoudig documenten kunt organiseren, delen en beveiligen, wat leidt tot een beter beheer van je bedrijfsinformatie.
  • Kom te weten hoe je met SharePoint workflows kunt automatiseren en processen kunt verbeteren, wat resulteert in meer productiviteit en minder fouten.
Naam(Vereist)
Hidden
Welke whitepaper is er gedownload

Of stel je vragen in de live chat!

Live-chat I-Experts

Download de gratis whitepaper:
SharePoint: hét fundament van je bedrijf!

  • Leer hoe SharePoint naadloze samenwerking mogelijk maakt binnen je team, waardoor je projecten efficiënter en effectiever kunt beheren.
  • Ontdek hoe je met SharePoint eenvoudig documenten kunt organiseren, delen en beveiligen, wat leidt tot een beter beheer van je bedrijfsinformatie.
  • Kom te weten hoe je met SharePoint workflows kunt automatiseren en processen kunt verbeteren, wat resulteert in meer productiviteit en minder fouten.
Naam(Vereist)
Hidden
Welke whitepaper is er gedownload