Eén centrale informatieplek voor externe chauffeurs

Een toekomstbestendige informatievoorziening voor externe chauffeurs bij Qbuzz. Qbuzz is een jonge en vooruitstrevende vervoersmaatschappij, actief in verschillende regio's in Nederland. Net als veel organisaties in het openbaar vervoer werkt Qbuzz met een mix van vaste en externe chauffeurs, waaronder internationale krachten die zich steeds vaker bij de organisatie aansluiten.

Door deze ontwikkeling groeide de behoefte aan een toekomstbestendige oplossing voor communicatie en informatievoorziening. Een aanpak die past bij de manier waarop organisaties hun digitale omgeving versterken via digitaliseringstrajecten.

Van versnipperde communicatie naar één centraal intranet

Tot voor kort werden externe chauffeurs geïnformeerd via een versnipperde aanpak. Privé-e-mails, papieren instructies op pauzelocaties en mondelinge overdracht. Dit maakte het lastig om iedereen tijdig en consistent te informeren.

Qbuzz wilde hierin een professionaliseringsslag maken en schakelde I-Experts in. In nauwe samenwerking werd een SharePoint-omgeving ontwikkeld waarin alle belangrijke informatie centraal beschikbaar is, ook voor externe chauffeurs. Zo ontstond een intranet dat aansluit bij de dagelijkse praktijk van chauffeurs.

Meertalige doelgroep vraagt om slimme vertaaloplossingen

Een belangrijk aspect van het project was het meertalige karakter van de doelgroep. Veel internationale chauffeurs spreken beperkt Nederlands en hebben behoefte aan duidelijke informatie in een taal die zij goed begrijpen.

Om deze groep effectief te bereiken, ontwikkelde I-Experts een AI-gedreven vertaalmodule die content automatisch vertaalt naar het Engels. De oplossing is flexibel opgezet, zodat in de toekomst eenvoudig extra talen kunnen worden toegevoegd.

De vertaalmodule en de toegang tot het intranet zorgen ervoor dat onze externe chauffeurs nu veel meer zelf informatie kunnen zoeken, wat de communicatiestructuur aanzienlijk heeft verbeterd.

Lindy Nijman, communicatieadviseur Qbuzz

Efficiëntere communicatie en lager beheer met SharePoint

De nieuwe SharePoint-omgeving biedt toegang tot actuele informatie zoals businstructies, bedrijfsnieuws en contactgegevens van teammanagers. Ook kunnen externe chauffeurs reageren op berichten.

Hoewel deze groep minder snel actief deelneemt, vindt Qbuzz het belangrijk dat iedereen mee kan doen en betrokken blijft bij de communicatie. Dit sluit aan bij de principes van effectieve interne communicatie, waarin dialoog en toegankelijkheid centraal staan.

Chauffeurs ervaren meer overzicht en kunnen zelfstandig relevante informatie opzoeken. Tegelijkertijd is de beheerlast voor interne teams afgenomen, doordat alles gecentraliseerd en gestructureerd wordt aangeboden binnen één platform.

Opschalen met standaard templates en een toekomstbestendige structuur

Met het fundament dat nu is gelegd, kan Qbuzz eenvoudig verder opschalen. Nieuwe concessies en locaties worden met behulp van gestandaardiseerde templates snel aangesloten op de bestaande structuur.

Deze werkwijze past bij de visie van Qbuzz. Efficiënt, flexibel en gericht op de toekomst. Het sluit aan op de stappen die organisaties zetten richting een optimale digitale werkplek.

We zijn een bedrijf met veel jonge mensen en frisse ideeën. Er is ruimte om te experimenteren en te verbeteren, en dit project past daar perfect bij.

Lindy Nijman, communicatieadviseur Qbuzz

Innovatie en AI als basis voor groei en verbinding

Ook de rol van AI wordt binnen Qbuzz steeds belangrijker. Binnen communicatie wordt al actief gebruikgemaakt van tools zoals ChatGPT om teksten te herschrijven en toegankelijk te maken op B1-niveau.

Dat is essentieel voor een brede en diverse doelgroep. Door technologie slim in te zetten, blijft de communicatie helder, de organisatie wendbaar en de betrokkenheid groot.

Deze oplossing laat zien hoe een intranet kan uitgroeien tot een strategisch communicatiekanaal.