Eén centrale informatieplek voor externe chauffeurs

KLANTCASE

Auteur

Jonathan Ouwehand

Datum

26 mei 2025

Functie

Online Marketeer

Website

i-experts.nl

Een toekomstbestendige informatievoorziening voor externe chauffeurs

Qbuzz is een jonge en vooruitstrevende vervoersmaatschappij, actief in verschillende regio’s in Nederland. Net als veel organisaties in het openbaar vervoer werkt Qbuzz met een mix van vaste en externe chauffeurs, waaronder internationale krachten die zich steeds vaker bij de organisatie aansluiten. Door deze toename groeide ook de behoefte aan een toekomstbestendige oplossing voor communicatie en informatievoorziening.

Tot voor kort werden externe chauffeurs geïnformeerd via een versnipperde aanpak: privé-e-mails, papieren instructies op pauzelocaties of mondelinge overdracht. Dit maakte het lastig om iedereen tijdig en consistent te informeren. Qbuzz wilde daarin een professionaliseringsslag maken en schakelde I-Experts in om hierbij te ondersteunen.

In nauwe samenwerking werd een SharePoint-omgeving ontwikkeld waarin alle belangrijke informatie centraal beschikbaar is, ook voor externe chauffeurs.

Een belangrijk aspect van het project was het meertalige karakter van de doelgroep. Veel internationale chauffeurs spreken beperkt Nederlands. Om deze groep effectief te bereiken, ontwikkelde I-Experts een AI-gedreven vertaalmodule die ervoor zorgt dat content automatisch wordt vertaald naar het Engels. De oplossing is flexibel: indien nodig kunnen er in de toekomst eenvoudig meer talen worden toegevoegd.

“De vertaalmodule en de toegang tot het intranet zorgen ervoor dat onze externe chauffeurs nu veel meer zelf informatie kunnen zoeken, wat de communicatiestructuur aanzienlijk heeft verbeterd.”
— Lindy Nijman, Communicatieadviseur Qbuzz

Efficiëntere communicatie en beheer met SharePoint

De nieuwe SharePoint-omgeving biedt toegang tot actuele informatie zoals businstructies, bedrijfsnieuws en contactgegevens van teammanagers. Ook is er bewust gekozen om externe chauffeurs de mogelijkheid te geven om te reageren op berichten. Hoewel deze groep minder snel geneigd is om actief deel te nemen, is het voor Qbuzz een belangrijk uitgangspunt dat iedereen mee kan doen en betrokken kan zijn bij de communicatie.

Binnen Qbuzz werd de oplossing goed ontvangen. Chauffeurs ervaren meer overzicht en kunnen nu zelfstandig relevante informatie opzoeken. Tegelijkertijd is de beheerlast voor interne teams afgenomen, doordat alles gecentraliseerd en gestructureerd wordt aangeboden binnen één platform. De samenwerking tussen Qbuzz en I-Experts kenmerkte zich door korte lijnen, wederzijds begrip en maatwerk waar nodig.

Met het fundament dat nu is gelegd, kan Qbuzz eenvoudig verder opschalen. Nieuwe concessies en locaties kunnen met behulp van gestandaardiseerde templates snel worden aangesloten op de bestaande structuur. Dat past bij de visie van Qbuzz: efficiënt, flexibel en met oog voor de toekomst.

“We zijn een bedrijf met veel jonge mensen en frisse ideeën. Er is ruimte om te experimenteren en te verbeteren, en dit project past daar perfect bij.”
— Lindy Nijman, Communicatieadviseur Qbuzz

Innovatie en AI als basis voor groei en verbinding

Ook de rol van AI zal de komende tijd alleen maar belangrijker worden. Binnen communicatie wordt nu al actief gebruikgemaakt van tools zoals ChatGPT om teksten te herschrijven en toegankelijk te maken op B1-niveau — essentieel voor een brede, diverse doelgroep. Door technologie slim in te zetten, houdt Qbuzz de lijnen kort, de communicatie helder en de organisatie wendbaar.

Met deze oplossing heeft Qbuzz een digitale basis gelegd die de organisatie helpt om verder te groeien, zowel in omvang als in kwaliteit van communicatie. Een mooi voorbeeld van hoe samenwerking, innovatie en slimme technologie leiden tot meer verbinding in de praktijk.

Onze blogs

Blijf voorop met onze blogs over digitale transformatie

Blijf op de hoogte van de nieuwste trends in technologie, AI en digitale transformatie. Ontdek praktische tips, inzichten en strategieën om jouw organisatie slimmer, efficiënter en toekomstbestendig te maken met moderne oplossingen.