Gooise Meren digitaliseert vluchtelingenregistratie met Power App binnen drie maanden

Gooise Meren digitaliseert vluchtelingenregistratie met Power App

Mark Mulder, informatiemanager bij de gemeente Gooise Meren (circa 60.000 inwoners), kreeg samen met het team Data, Innovatie en Informatie de opdracht om de registratie van vluchtelingen te moderniseren. De bestaande werkwijze met logge Excel-bestanden bood weinig overzicht en leidde tot fouten.

Omdat de gemeente het Microsoft tenzij-principe volgt, werd SharePoint gekozen als centrale opslag. Om zonder extra licentiekosten verbanden te kunnen leggen en invoerfouten te vermijden, is gekozen voor een Canvas Power App die gebruikers begeleidt door het proces. De gemeente kende I-Experts al via eerdere samenwerking met GGD en Veiligheidsregio Gelderland Zuid. Samen met Power Platform specialist Ludo Alferink werd bewust klein gestart. De data is vastgelegd in SharePoint-lijsten met een Power Apps-laag eromheen. In drie maanden tijd groeiden enkele schetsen uit tot een werkende applicatie die in het voorjaar van 2024 live ging.

Begin klein. Een eerste versie die direct waarde levert

De Opvanglocaties app is ontwikkeld zodat de eerste versie het basisproces kon afvangen. Na livegang is doorontwikkeld op aanvullende functionaliteiten. Door eerst het basisproces te stroomlijnen konden de Excel-bestanden direct verdwijnen. Het voortdurende gesprek met gebruikers was belangrijk om te bepalen welke wensen essentieel waren en welke later toegevoegd konden worden. Wie meer wil weten over de mogelijkheden van maatwerkprocessen in Power Apps vindt aanvullende uitleg in onze blog over Power Apps.

Van losse Excel-bestanden naar één centrale registratie

Voorheen beheerde Gooise Meren meerdere Excel-lijsten met documenten op verschillende locaties, zonder overzicht. In de nieuwe app zijn alle kernfunctionaliteiten gebundeld, zoals invoeren, opslaan en opvolgen. Dit levert tijdswinst en direct inzicht op.

Bij elke dagstart openen gebruikers de app, zien zij openstaande acties en weten zij wat er moet gebeuren. De grootste wens, geen papieren uitdraaien meer, is hiermee gerealiseerd. Een vergelijkbare klantcase vind je bij de ontwikkeling van een maatwerkapp voor P1.

Samenwerking met korte lijnen

Er is een gezamenlijke Teamschat opgezet zodat de communicatielijnen kort waren. Dit maakte snelle afstemming mogelijk bij nieuwe wensen of vragen over de werking van de app. Opvallend voor Gooise Meren was het directe contact met de ontwikkelaar, iets wat niet vaak voorkomt bij leveranciers. Hierdoor bleef de doorlooptijd kort en bleven overzicht en budget beheersbaar.

Ervaringen uit de praktijk

“Als je iets belooft, dan kom je het ook na. Dat zie je niet vaak. Zo dicht bij de programmeur zitten is uniek.”
Mark Mulder

Nieuwe wensen zoals notities per bewoner, acties, bestanden toevoegen en rolgebaseerde rechten zijn pas ingericht zodra de praktijk hierom vroeg. Omdat het fundament goed was voorbereid, waren deze aanvullingen eenvoudig te ontwikkelen. De gebruikerstevredenheid is hierdoor hoger geworden en de data is inzichtelijk en up-to-date. Gebruikers omarmden de nieuwe werkwijze zonder weerstand.

Voortdurende ontwikkeling en eigenaarschap van data

Het project is niet afgerond maar blijft doorontwikkeld worden omdat wensen en software nooit stilstaan. Gooise Meren behoudt eigenaarschap over de data en gebruikt deze onder andere om eigen Power BI-rapportages te bouwen, bijvoorbeeld voor inzicht in bezetting en doorlooptijd. Meer hierover lees je in onze blog over datagedreven werken met Power BI.

Schaalbaar voor gemeenten met vergelijkbare uitdagingen

De oplossing voor Gooise Meren is zo gebouwd dat andere gemeenten deze met een relatief kleine investering kunnen inzetten. De app wordt via GitHub beschikbaar gesteld zodat andere gemeenten kunnen profiteren van deze schaalbare oplossing voor de administratie van opvanglocaties.

Resultaten die blijven groeien

Doordat collega’s simpelweg de app openen in plaats van naar bestanden te zoeken, verloopt het overdrachtsmoment veel sneller. Met data in eigen beheer kan het team direct managementinformatie tonen zonder extra tooling. De app groeit daardoor mee met de organisatie en maakt deel uit van het digitale landschap.

Huidig gebruik

Ruim een jaar na livegang is de app nog steeds het hart van het opvangproces. Door continue verbetering en de beschikbaarstelling via GitHub blijft schaalbaarheid mogelijk voor andere gemeenten.

Wat deze klantcase laat zien

Deze klantcase laat zien dat het credo Let’s connect together and innovate with a smile niet slechts een slogan is, maar een werkwijze waarin menselijk contact en technologische innovatie hand in hand gaan. Meer inspiratie vind je in onze andere klantcases.

Wil je dieper ingaan op dit onderwerp. Bekijk dan onze whitepaper Zo wordt je business een gestroomlijnde machine via onze whitepaperpagina.