SharePoint migratie: complete gids voor 2026

Je SharePoint Server draait al jaren. Het werkt, het is vertrouwd, en niemand klaagt. Tot je hoort dat Microsoft de stekker eruit trekt.

Op 14 juli 2026 stopt Microsoft met de ondersteuning van SharePoint Server 2016 en 2019. Dat betekent: geen beveiligingsupdates, geen patches en geen support meer. Wie nu nog on-premises draait, staat voor een keuze: doorwerken op een onveilig platform, of de overstap maken naar SharePoint Online. In deze gids lees je hoe je die SharePoint migratie succesvol aanpakt. Van voorbereiding tot adoptie, van veelgemaakte fouten tot bewezen aanpak. Met praktijkvoorbeelden van organisaties die het al deden.

Waarom nu migreren naar SharePoint Online?

Stel dat je op een maandagochtend een beveiligingslek ontdekt in je SharePoint Server, en Microsoft heeft al maanden geen patch meer uitgebracht. Dat scenario wordt realiteit na 14 juli 2026. De urgentie is concreet: Microsoft heeft twee harde deadlines aangekondigd.

Ten eerste stopt op 2 april 2026 de ondersteuning voor SharePoint Add-Ins en Azure Access Control Service (ACS), zoals beschreven in de officiële SharePoint Add-In retirement FAQ op Microsoft Learn. Organisaties die maatwerkkoppelingen gebruiken op basis van deze technologie, verliezen functionaliteit als ze niet tijdig migreren. Ten tweede bereiken SharePoint Server 2016 en 2019 op 14 juli 2026 hun end-of-life, zoals bevestigd op de Microsoft Lifecycle-pagina voor SharePoint Server 2019. Daarna ontvang je geen beveiligingsupdates meer.

Urgentie is niet het enige argument. SharePoint Online biedt mogelijkheden die on-premises gewoon ontbreken: realtime co-authoring in documenten, zoekfunctionaliteit die ook in bijlagen zoekt, en integratie met Microsoft Teams en Microsoft Copilot. Organisaties die nu migreren, bouwen in een beweging een compleet nieuwe digitale werkplek.

De eerlijke realiteit? Veel organisaties stellen dit al jaren uit. De server draait, er zijn grotere prioriteiten, en het project lijkt complex. Dat klopt ook: een SharePoint migratie is geen klein project. Maar hoe langer je wacht, hoe groter het risico. Bij onze klanten zien we dat uitstel niet alleen een beveiligingsprobleem wordt, maar ook dat de organisatie achterblijft bij de mogelijkheden die de cloud biedt. En dan niet in abstracte zin, maar concreet: geen Copilot, geen realtime co-authoring, geen moderne zoekfunctie.

Wat is een SharePoint migratie precies?

Hoe weet je of je migratie goed is aangepakt? Niet aan het verplaatsen zelf, maar aan wat er daarna gebeurt. Een SharePoint migratie is de gestructureerde verplaatsing van data, sites, rechten en workflows van een SharePoint Server-omgeving naar SharePoint Online. In de praktijk zijn er verschillende varianten, en de keuze daartussen bepaalt het succes van je project.

Lift-and-shift versus redesign. Bij een lift-and-shift verplaats je alles zoals het is naar de cloud. Snel, maar risicovol. Je verhuist namelijk ook de chaos mee: overbodige bestanden, onduidelijke mappenstructuren en verouderde rechten. Bij een redesign pak je de kans om je informatiearchitectuur opnieuw in te richten. Dit kost meer tijd, maar levert een omgeving op die jaren meekan.

On-premises naar cloud versus tenant-to-tenant. De meeste migraties gaan van een lokale SharePoint Server naar SharePoint Online. Maar er zijn ook organisaties die van de ene Microsoft 365-tenant naar de andere migreren, bijvoorbeeld na een fusie of overname. De aanpak verschilt: bij een tenant-to-tenant migratie spelen identiteitsbeheer en licenties een grotere rol.

Welke tools gebruik je? Microsoft biedt de gratis SharePoint Migration Tool (SPMT) voor eenvoudige migraties. Voor complexere trajecten gebruiken specialisten tools als Sharegate of de migratiemogelijkheden binnen Microsoft FastTrack. De keuze hangt af van de omvang, complexiteit en het aantal maatwerkkoppelingen in je huidige omgeving.

Even eerlijk: een SharePoint migratie is geen IT-klusje van een paar weken. Het is een organisatiebreed project dat raakt aan documentbeheer, samenwerking, beveiliging en de manier waarop je medewerkers dagelijks werken.

De 5 grootste fouten bij SharePoint migratie

Bij onze klanten zien we steeds dezelfde valkuilen terugkomen. Deze vijf fouten maken het verschil tussen een migratie die slaagt en een die maanden uitloopt.

1. Geen opschoonactie vooraf. De gemiddelde SharePoint-omgeving bevat tientallen procenten aan verouderde, dubbele of irrelevante bestanden. Wie dat allemaal meeneemt naar de cloud, verhuist troep naar een duurder platform. Schoon eerst op. Bepaal wat je wilt bewaren, archiveren of verwijderen.

2. Kiezen voor lift-and-shift. Het lijkt sneller en goedkoper. Maar een een-op-een kopie van je oude omgeving lost geen enkel structureel probleem op. Na de migratie heb je dezelfde klachten, maar dan in de cloud. Neem de tijd voor een redesign van je informatiearchitectuur.

3. Geen governance-framework. Wie mag sites aanmaken? Hoe lang bewaar je documenten? Welke naamconventies gelden? Zonder heldere governance verwildert je SharePoint Online-omgeving binnen een jaar. Stel de spelregels op voordat je migreert, niet erna.

4. Het als puur IT-project behandelen. Een migratie raakt iedereen in de organisatie. Als alleen IT beslist over de mappenstructuur en naamgeving, sluit het resultaat niet aan bij de werkprocessen van medewerkers. Betrek HR, communicatie, facilitair en de afdelingshoofden. Zij weten hoe informatie in de praktijk wordt gebruikt.

5. Geen adoptieplan. De technische migratie is geslaagd, maar niemand weet hoe de nieuwe omgeving werkt. Resultaat: medewerkers slaan bestanden op in OneDrive, mailen documenten als bijlage of vallen terug op de oude werkwijze. Investeer in training en adoptie als vast onderdeel van het migratieproject.

Gratis download

Migreren zonder structuur? Dan verhuist de chaos mee

Ontdek in deze whitepaper hoe SharePoint het fundament van je organisatie wordt.

• Leg het fundament voor documentbeheer en samenwerking
• Voorkom stroperige processen door slimme inrichting
• Waarom verouderde opslagmethoden je organisatie remmen

Naam(Vereist)

Naam Achternaam

E-mailadres(Vereist)

Telefoon(Vereist)

Dit veld is verborgen bij het bekijken van het formulier

Welke whitepaper is er gedownload

Microsoft SharePoint

Je gegevens zijn veilig opgeslagen.

De TOS-aanpak: eerst structuur, dan migratie

Stel dat je een verhuizing plant, maar je hebt nog geen plattegrond van je nieuwe huis. Precies dat zien we bij veel SharePoint migraties. De TOS-aanpak van I-Experts draait die volgorde om. Eerst structuur, dan pas migratie.

TOS staat voor Teams, OneDrive en SharePoint. De aanpak gaat ervan uit dat deze drie tools samen de ruggengraat vormen van je digitale werkplek. Ze hebben elk een eigen functie: Teams voor samenwerking en communicatie, OneDrive voor persoonlijke bestanden, SharePoint voor gedeelde documenten en teamsites. Wie wil begrijpen wanneer je SharePoint of OneDrive inzet, begint bij dit onderscheid.

Voordat er ook maar een bestand wordt verplaatst, breng je in kaart welke teams er zijn, wie met wie samenwerkt en welke informatie waar thuishoort. Je bepaalt de structuur van je SharePoint-sites, de rechten per team en de naamconventies voor documenten. Pas als dat fundament staat, begin je met de technische migratie.

Het voordeel? Je voorkomt dat je de chaos van je oude omgeving meeverhuist. En je creëert een logische structuur die medewerkers direct begrijpen. Adoptie wordt daardoor een stuk eenvoudiger, omdat de nieuwe omgeving gewoon aansluit bij hoe mensen werken.

Bij I-Experts is de TOS-aanpak de standaardmethode voor elke Microsoft 365-implementatie. Niet omdat het een verkoopverhaal is, maar omdat tientallen trajecten hebben bewezen dat structuur vooraf de doorlooptijd van het totale project verkort. Je hoeft na de migratie niet alles opnieuw in te richten. Meer over hoe de TOS-aanpak structuur brengt in Teams, OneDrive en SharePoint lees je in ons uitgebreide artikel.

SharePoint migratie als Copilot-voorbereiding

In de praktijk merken we dat organisaties de migratie los zien van hun AI-ambities. Dat is een gemiste kans. Een SharePoint migratie naar SharePoint Online is ook de voorbereiding op Microsoft Copilot en toekomstige AI-functionaliteit.

Microsoft Copilot werkt op basis van de data in je Microsoft 365-omgeving. Het doorzoekt je SharePoint-sites, Teams-kanalen en OneDrive-mappen om relevante informatie te vinden en samen te vatten. Maar Copilot is zo goed als de data die het vindt. Garbage in, garbage out is hier letterlijk van toepassing.

Stel dat je SharePoint-omgeving vol staat met dubbele documenten, verouderde versies en bestanden zonder metadata. Copilot vindt die bestanden en presenteert ze alsof ze actueel en relevant zijn. Het resultaat: medewerkers wantrouwen de AI-output, stellen vragen bij het antwoord en vallen terug op zelf zoeken.

Dat zien we bij onze klanten ook echt gebeuren. Niet omdat Copilot slecht werkt, maar omdat de data ernaar is.

Een goed uitgevoerde migratie lost dit op. Door vooraf op te schonen, metadata toe te voegen en een heldere informatiearchitectuur neer te zetten, geef je Copilot een schone dataset om mee te werken. Organisaties die nu investeren in een gestructureerde SharePoint-omgeving, bouwen het fundament waarop AI eenvoudig kan aansluiten.

Concreet betekent dit drie dingen tijdens je migratie:

• Metadata op orde: voeg documenttypen, eigenaren en trefwoorden toe aan je bestanden. Copilot gebruikt metadata om te bepalen wat relevant is.
• Rechtenstructuur helder: zorg dat permissies kloppen. Copilot respecteert rechten volgens de Microsoft 365 Copilot databescherming-architectuur, dus als je rechtenstructuur een puinhoop is, ziet de ene medewerker informatie die voor de andere bedoeld is.
• Opschonen voor AI: verwijder verouderde versies en dubbele bestanden. Hoe minder ruis, hoe beter de AI-output.

Wil je weten of jouw organisatie klaar is voor AI? Bekijk de Microsoft Copilot-diensten van I-Experts.

Gratis download

Klaar voor AI na je migratie? Dit moet je weten

Leer hoe Microsoft Copilot je werkdag transformeert en wat je nu al kunt voorbereiden.

• Waarom Copilot vergelijkbaar is met de komst van internet
• Ontdek use cases voor AI in je dagelijkse werk
• Hoe je AI-governance en beveiliging goed regelt

Naam(Vereist)

Naam Achternaam

E-mailadres(Vereist)

Telefoon(Vereist)

Dit veld is verborgen bij het bekijken van het formulier

Welke whitepaper is er gedownload

Microsoft Copilot

Je gegevens zijn veilig opgeslagen.

Stappenplan: van on-premises naar SharePoint Online

Hoe pak je zo'n migratie concreet aan? Dit stappenplan beschrijft de zes fasen die I-Experts hanteert bij migratietrajecten.

Stap 1: Inventarisatie. Breng je huidige omgeving in kaart. Hoeveel sites heb je? Hoeveel data? Welke maatwerkkoppelingen (Add-Ins, workflows) draaien er? Welke afdelingen gebruiken SharePoint actief en welke nauwelijks? Deze inventarisatie is de basis voor elke vervolgbeslissing.

Stap 2: Opschonen. Verwijder verouderde bestanden, dubbele documenten en ongebruikte sites. Bepaal per dataset: bewaren, archiveren of verwijderen. Bij grote organisaties kan dit weken duren, maar het betaalt zich terug. Je migreert minder data, de doorlooptijd wordt korter en je nieuwe omgeving start schoon.

Stap 3: Informatiearchitectuur ontwerpen. Bepaal de structuur van je SharePoint Online-omgeving. Welke sites maak je aan? Hoe verdeel je teamsites en communicatiesites? Welke metadata gebruik je? Dit is het moment waarop de TOS-aanpak zijn waarde bewijst: je ontwerpt de structuur op basis van hoe teams samenwerken, niet op basis van de oude mappenstructuur.

Stap 4: Inrichting en beveiliging. Richt de SharePoint Online-omgeving in volgens het ontwerp. Configureer rechten, retentiebeleid en naamconventies. Stel governance-regels op en leg ze vast. Dit klinkt eenvoudig, maar in de praktijk kost het precies die governance het meest tijd. Denk ook aan compliance-instellingen als je werkt met persoonsgegevens of gevoelige informatie.

Stap 5: Migratie-uitvoering. Verplaats de opgeschoonde data naar de nieuwe omgeving. Doe dit bij voorkeur gefaseerd: begin met een pilotgroep, evalueer en schaal op. Gebruik de juiste tooling voor je situatie (SPMT, Sharegate of een partner als RAM-IT voor grote datasets). Test na elke migratieronde of alles correct is overgezet. I-Experts biedt professionele datamigratie begeleiding om dit soort trajecten soepel te laten verlopen.

Stap 6: Adoptie en beheer. Train medewerkers in de nieuwe werkwijze. Stel ambassadeurs aan per afdeling die collega's helpen. Plan na de migratie een periode van intensieve ondersteuning. En richt beheer in: wie monitort de omgeving, wie beheert rechten, wie vangt vragen op? Overweeg Managed Services als je hier intern onvoldoende capaciteit voor hebt.

Praktijkvoorbeelden: Leger des Heils, Inntel Hotels en Voltado

Theorie is mooi, maar hoe ziet een migratie er in de praktijk uit? Drie klantcases van I-Experts laten zien hoe verschillend een migratietraject eruit kan zien.

Leger des Heils: grootschalige datamigratie. Het Leger des Heils werkte jarenlang met verouderde netwerkschijven en lokale servers. De uitdaging: alle afdelingsdata, groepsdata en persoonlijke data verplaatsen naar een cloudomgeving met SharePoint en OneDrive. I-Experts werkte samen met migratiespecialist RAM-IT om de data gestructureerd over te zetten. Het resultaat: een moderne werkplek waarin medewerkers documenten vinden zonder te hoeven zoeken in vijf verschillende systemen.

Inntel Hotels: soepele migratie met heldere governance. Inntel Hotels wilde de overstap naar Microsoft 365 maken met zo min mogelijk verstoring van de dagelijkse operatie. De hotelbranche kent immers geen moment waarop iedereen tegelijk kan stoppen met werken. I-Experts richtte een governanceplan in vooraf, waardoor de migratie gestructureerd kon plaatsvinden. De downtime was minimaal en I-Experts verzorgde trainingen op locatie, zodat medewerkers in hun eigen werkomgeving kennismaakten met het nieuwe platform.

Voltado: overzicht door gestroomlijnde structuur. Bij Voltado was het probleem niet zozeer verouderde technologie, maar gebrek aan overzicht. De digitale werkomgeving was onoverzichtelijk en versnipperd. Niemand wist precies waar het meest actuele document te vinden was. I-Experts hielp met een helder beleidsdocument en standaardisatie in SharePoint en Teams op basis van standaardfunctionaliteiten. Het resultaat: medewerkers werken nu in een omgeving waarin documenten een logische plek hebben en teamsamenwerking gestructureerd verloopt.

Wil je zien hoe andere organisaties hun digitale werkplek hebben ingericht? Bekijk onze klantcases voor meer praktijkverhalen.

Wat kost een SharePoint migratie?

"Wat gaat dit kosten?" is eigenlijk altijd de eerste vraag. Het eerlijke antwoord: dat hangt af van je situatie. Er is geen standaardprijs. Wel zijn er vijf factoren die de kosten het meest beïnvloeden.

Omvang van de data. Hoeveel gigabyte of terabyte moet je verplaatsen? Meer data betekent meer migratie-uren en meer tooling-kosten. Opschonen vooraf verlaagt dit direct.

Complexiteit van de huidige omgeving. Draai je een standaard SharePoint Server, of heb je tientallen maatwerkkoppelingen, workflows en Add-Ins? Maatwerk moet worden herbouwd of vervangen, en dat kost ontwikkeltijd.

Informatiearchitectuur. Kies je voor lift-and-shift of een redesign? Een redesign kost meer in de voorbereidingsfase, maar bespaart op lange termijn doordat je minder beheerlast hebt en sneller kunt opschalen.

Training en adoptie. Een migratie zonder adoptietraject is een halve migratie. De kosten voor training, communicatie en ambassadeursprogramma's zijn een investering die zich terugbetaalt in hogere gebruikersadoptie.

Extern advies en begeleiding. Doe je het volledig intern, of schakel je een partner in? Een ervaren partner verkort de doorlooptijd en verkleint het risico op fouten, maar brengt uiteraard kosten met zich mee.

De enige manier om een realistische inschatting te krijgen is door je specifieke situatie te laten beoordelen. Klaar om de eerste stap te zetten? Plan een adviesgesprek met I-Experts om de scope van jouw migratieproject in kaart te brengen.

Conclusie

De deadline staat vast: 14 juli 2026 stopt Microsoft met de ondersteuning van SharePoint Server 2016 en 2019. Wie nu begint met de voorbereiding, heeft de tijd om het goed te doen: opschonen, structureren en een omgeving neerzetten die klaar is voor Copilot en toekomstige AI-functionaliteit. Wie wacht tot het laatste moment, wordt gedwongen tot lift-and-shift, en dat is precies de variant die de meeste problemen oplevert.

Onze ervaring leert dat de eerste stap het lastigst is. Begin met een inventarisatie van je huidige omgeving en bepaal wat je wilt bewaren. Dat geeft je binnen twee weken een realistisch beeld van de omvang.

I-Experts heeft tientallen organisaties begeleid bij hun SharePoint migratie. Met de TOS-aanpak zorgen we ervoor dat je niet alleen migreert, maar ook de structuur neerzet die je organisatie nodig heeft. Plan een adviesgesprek en ontdek hoe jouw migratie eruitziet.