Bedrijfsprocessen automatiseren met Power Automate

Jouw medewerkers kunnen dus gegevensstromen automatiseren. Dit gebeurt op basis van triggers en acties. Stap 1 is dus een gegevensstroom creëren. Een van de meest gemakkelijke stromen die je kunt aanmaken is het versturen van automatische mails. Zo’n stroom (de automatische mail) kun je dan vervolgens koppelen aan een gegevensbron, waarmee je dus een gegevensstroom hebt gecreëerd.

Deze gegevensstroom werkt dan in de toekomst als volgt: een actie laat een trigger afgaan. Bijvoorbeeld, er wordt door die iemand een document gedeeld in SharePoint. Deze actie zorgt ervoor dat er   een trigger afgaat. Vervolgens wordt de automatische mail verstuurd naar de afdeling of team waarvoor het betreffende document relevant is. De automatische mail is de gegevensstroom die is gecreëerd.

Er zijn drie primaire Power Automate stromen, namelijk cloud-, desktop- en bedrijfsprocesstromen. Cloudstromenzijn geautomatiseerde stromen die worden geactiveerd wanneer een specifieke gebeurtenis plaatsvindt. Zie het bovenstaande voorbeeld van de verstuurde e-mail als een document wordt gedeeld in een SharePoint.

Desktopstromen of bureaubladstromen

Desktopstromen of bureaubladstromen worden gebruikt om taken op het web of het bureaublad te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan een automatische e-mail wanneer jouw organisatie een lead binnenkrijgt via Twitter. Ook hierbij geldt dus weer dat de gegevensstroom werkt op basis van acties en triggers. In dit geval wordt jouw organisatie genoemd op Twitter. Die actie van iemand brengt een trigger  teweeg waardoor een automatische e-mail wordt verstuurd naar de accountmanager.

Bedrijfsprocesstromen

Bedrijfsprocesstromen vormen een handleiding voor medewerkers. Ze bieden een gestroomlijnde gebruikerservaring aan zodat medewerkers door de processen die jouw organisatie heeft opgesteld heen moeten. Met andere woorden, het stroomlijnt/kapselt het bedrijfsproces (in).

Jouw medewerkers kunnen bedrijfsprocesstromen gebruiken om hun stappen te definiëren. Deze stappen brengen medewerkers vervolgens naar het gewenste proces. Bedrijfsprocesstromen verminderen op deze manier de behoefte aan trainingen, omdat gebruikers zich niet hoeven te oriënteren binnen applicaties. Ze kunnen immers ‘gewoon’ het proces volgen. 

Concrete voorbeelden van de drie Power Automate stromen:

• Synchroniseren van bestanden;
• Verzamelen van gegevens;
• Versturen van herinneringen en notificaties;
• Goedkeuren van aanvragen met één druk op de knop;
• Uitvoeren van periodieke kwaliteitscontroles
• Genereren van rapportages.