Wat is SharePoint?

SharePoint is het platform van Microsoft dat gebruikers helpt kennis, processen, communicatie en samenwerken bij elkaar te brengen. Belangrijk is dat je het ziet als platform en niet als een programma, zoals Word of Excel. Maar, wat is SharePoint? Soms is het lastig dat in zo’n korte omschrijving te vatten. Ook is de manier waarop de features en de kracht van het platform Microsoft SharePoint beschreven worden soms gecompliceerd, en helemaal vol met lastige termen.

SharePoint Online wordt vaak gezien als documenten management systeem of als intranet. Maar in de realiteit is het veel meer. SharePoint wordt onder andere gebruikt als:

1. Intranet voor het delen van informatie naar de hele organisatie
2. Manier om Business Intelligence te monitoren en statistieken bij te houden
3. Projectmanagementtool met makkelijk bij te houden voortgang en visuele weergaves
4. Document management en bestandsopslag in sites en documentbibliotheken
5. Communicatieplatform om via samen te werken, in real time, in dezelfde bestanden
6. Manier om bedrijfsprocessen te stroomlijnen
7. Content Management Systeem om eenvoudig inhoud te publiceren en te delen

Wat doet SharePoint?

SharePoint is onderdeel van Microsoft 365, maar wat doet SharePoint eigenlijk? Microsoft 365 brengt alle mogelijkheden van online samenwerken en de veiligheid van de Cloud bij elkaar. SharePoint kun je zien als het stevige fundament waar veel van de programma’s van Microsoft 365 op leunen.

De bestanden die je maakt in Office 365 (binnenkort vervalt de naam Microsoft Office 365 en gaat dit helemaal op in Microsoft 365) worden opgeslagen in de documentenbibliotheken van SharePoint. Zo kunnen je collega’s zien wat er al gedaan is, en hoe zij verder kunnen werken. Wel zo efficiënt voor de samenwerking tussen jullie!

Alle mensen in je organisatie horen bij bepaalde gebruikersgroepen. De rechten en mogelijkheden van deze gebruikers zijn duidelijk en eenvoudig af te bakenen in het beheer van SharePoint. Zo kan iedereen op elk apparaat komen bij de documenten die zij nodig hebben, maar hebben ze geen toegang bij de bestanden waar ze niets te zoeken hebben.

Waarom SharePoint gebruiken?

Is het SharePoint platform van Microsoft ook geschikt voor jouw mensen? ‘Ze kunnen toch ook gewoon alles opslaan op een server?’ Denk je misschien. Natuurlijk zijn er verschillende methoden te bedenken. En het is maar net wat het beste werkt voor jouw organisatie.

Waarom dan toch SharePoint gebruiken? Bij Microsoft zit het als het om veiligheid gaat in ieder geval wel goed. De robuuste Cloud van Microsoft wordt als een van de veiligste gezien. Daarnaast heeft het een beetje aanpassingsvermogen nodig, maar het werken via sites in plaats van de standaard mappenstructuur is op den duur een stuk makkelijker dan mapje in, mapje uit klikken.

Het delen van bestanden gebeurt op een veilige manier, en het beheren van rechten en toestemmingen wordt ook vanuit 1 centrale locatie geregeld in SharePoint. Dat maakt het zowel voor de gebruikers als de beheerders eenvoudig om mee te werken. Maakt iemand een foutje of wordt er iets verwijderd dat niet weggehaald mocht worden? Door het uitgebreide versiebeheer in SharePoint staan je bestanden zo weer op de goede plek, in de versie die je nodig hebt.

Daarnaast kun je de mogelijkheden van SharePoint gebruiken om een intranet te bouwen voor jouw organisatie. Een centrale plek waar alle informatie samenkomt en je medewerkers terecht kunnen voor hun documenten, applicaties en nieuws en berichten vanuit de leiding van het bedrijf.

Wat is het verschil tussen Teams en SharePoint?

Microsoft Teams en Microsoft SharePoint hebben als producten zowel verschillen als overeenkomsten. Maar in de realiteit hebben ze juist een uitgebreide integratie met elkaar. Elke keer als er een Team wordt aangemaakt in Microsoft Teams, dan wordt er aan de achterkant een aantal processen in werking gezet.

1. Er wordt een Microsoft 365 groep aangemaakt
2. Er wordt een Exchange Online gedeelde mailbox geopend, die ook vanuit Outlook te benaderen is
3. Een OneNote notitieboek wordt gemaakt
4. Ener wordt een SharePoint Online site met documentenbibliotheek gemaakt

Open je een bestand vanuit Microsoft Teams, dan doe je dat via SharePoint Online. Je kunt Teams zien als het dashboard van je auto, met allerlei handige knoppen en schakelaars, terwijl SharePoint de motor is die de boel laat draaien. De twee zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Als je ze samen inzet, helpen Microsoft Teams en SharePoint je je werkprocessen te structureren, al het werk makkelijk toegankelijk maken via de Cloud en op verschillende devices, maar blijven ze ook veilig en compliant door de slimme toepassingen die Microsoft voor haar producten heeft ontwikkeld.

Meer informatie?

Wil je meer weten over de uitgebreide mogelijkheden van SharePoint of ben je benieuwd wat het kan betekenen voor jouw organisatie? Neem dan contact op met een van onze experts, zij helpen je graag met het beantwoorden van al je vragen. Of download onze gratis whitepaper.