Hoe werkt SharePoint?

Microsoft SharePoint is meer dan een documentenbibliotheek alleen. Het is dé fundering waarop het moderne bedrijf gebouwd wordt. Het platform is onderdeel van Microsoft 365 en verbindt veel van de applicaties van Microsoft 365 aan elkaar. Maar, wanneer je SharePoint voor het eerst gaat gebruiken, kan je voor best wat verrassingen staan. Want hoe werkt SharePoint nou precies en waar vind je de voor jou belangrijke bestanden terug?

Laten we beginnen met benadrukken dat niet iedere SharePoint omgeving gelijk is aan de ander. Er zijn namelijk talloze aanpassingsmogelijkheden waardoor de SharePoint omgeving eigen gemaakt kan worden voor verschillende bedrijven. Daarom is er geen duidelijk antwoord waarmee we antwoord geven op deze centrale vraag. Gelukkig keren er wel veel processen regelmatig terug die vrijwel voor iedere gebruiker hetzelfde zijn. We hebben geprobeerd de meeste voorkomende vragen te beantwoorden. Zit jouw vraag er niet tussen of wil je antwoord op jouw specifieke situatie? Stel je vraag in de live chat, of stuur een mail naar info@i-experts.nl

Hoe zet je een bestand in SharePoint?

Voordat je een bestand in SharePoint zet is het handig om eerst te navigeren naar de juiste documentenbibliotheek. Stel jezelf enkele vragen: Waar is dit document voor? Bij welke afdeling hoort het? Is het een bestand of document voor een bepaald project of een specifiek team? Vanuit jouw persoonlijke startpagina op de SharePoint omgeving van jouw organisatie zie je vaak een eenvoudig overzicht van jouw meest recent bezochte SharePoint sites. Bepaal waar het moet komen te staan en navigeer naar deze site. Hier wordt je bestand zometeen geplaatst.

Vaak staat op de SharePoint site direct een documentenbibliotheek. Zo niet, dan vind je deze meestal terug in de menubalk aan de linkerkant. Eenmaal in de documentenbibliotheek van de juiste site, zie je in de menubalk bovenaan de pagina het knopje ‘upload’. Klik hier, selecteer het bestand op je computer en voila, het staat in SharePoint.

Wat staat er op een SharePoint-site?

Een SharePoint site is een verzameling van alle functionaliteiten die voor jouw organisatie van toepassing zijn op een mini-website. Denk dan bijvoorbeeld aan een site voor een projectgroep, of een bepaalde afdeling. Via een SharePoint site kun je bestanden openen, samenwerken aan projecten, nieuws en updates met elkaar delen. Iedere SharePoint site is een soort mini intranet, wat weer onderdeel is van het grote intranet van de hele organisatie.

Er zijn verschillende typen SharePoint sites, namelijk teamsites en communicatiesites. De teamsites zijn er om samenwerking te bevorderen en bestanden en informatie veilig te borgen in de Cloud van Microsoft. Een communicatiesite wordt meer gebruikt voor het ‘zenden’ van informatie. Bijvoorbeeld voor het delen van rapportages, of nieuws vanuit de organisatie.

Voor een versimpelde beschrijving vergelijken we het ook wel eens met een kantoor, maar dan in de Cloud. De teamsite zijn de afzonderlijke kamers van alle verschillende afdelingen waar zij samenwerken en informatie met elkaar delen, applicaties gebruiken en hun bestanden opslaan in de archiefkast. De communicatiesite kun je zien als het prikbord in de kantine.

Wat is het verschil tussen OneDrive en SharePoint?

Waar SharePoint dé plek is om samen te werken, is OneDrive jouw persoonlijke Cloudopslag. Veel bedrijven werken nog via een fileserver, daarin is er een grote schijf met alle bedrijfsdocumenten, en hebben de individuele medewerkers ook een schijf met daarop hun eigen documenten.

Voordeel van OneDrive is dat je documenten nog steeds kan delen met anderen, als je hen daarvoor toestemming geeft. Handig als je met een of twee collega’s aan een rapport werkt, maar het nog niet aan de hele afdeling getoond hoeft te worden.

Op OneDrive zijn de bestanden van jou, en moet je collega’s uitnodigen om deze te kunnen openen en/of bewerken. Zet je je bestand in SharePoint, dan heeft iedereen die de rechten heeft voor de site waar je het plaatst, automatisch toegang tot het bestand.

Hoe deel je iets via SharePoint?

Bestanden en documenten delen via SharePoint is ontzettend makkelijk. Zoek het bestand in de documentenbibliotheek van de SharePoint site, als je er met je muis overheen gaat krijg je naast de titel van het document al gelijk een icoontje te zien van een mapje en een pijl. Als je hierop klikt krijg je gelijk een venster met de mogelijkheid om te delen. Voer het e-mailadres van de persoon waarmee je het wil delen in, of kopieer de koppeling naar het document om dit bijvoorbeeld via een Microsoft Teams chat te sturen.

Zie je het icoontje niet? Als je op het bestand klikt zie je ook in de menubalk ‘delen’ verschijnen. Of gebruik de rechtermuisknop en selecteer delen.

Meer informatie?

Wil je meer weten over de uitgebreide mogelijkheden van SharePoint of ben je benieuwd wat het kan betekenen voor jouw organisatie? Neem dan contact op met een van onze experts, of stel je vraag in onze livechat.