Werken met Teams: wat is er nieuw?
Werken met Teams biedt altijd nieuwe kansen. Microsoft (MS), de ontwikkelaar van Microsoft Teams, ontwikkelt haar product namelijk steeds door. Dit doet Microsoft aan de hand van nieuwe gebruikersbehoeften die de markt haar aanreikt. Hierdoor hebben ondernemingen de kans om het werken met Teams steeds efficiënter, gebruiksvriendelijker en socialer in te zetten. Echter, om nieuwe kansen te benutten die het werken met Teams biedt is het noodzakelijk dat jouw organisatie op de hoogte is van nieuwe ontwikkelingen en hoe deze optimaal te benutten.
I-Experts is een Microsoft Gold Partner. Dat betekent dat wij altijd op de hoogte zijn van de nieuwste ontwikkelingen inzake het werken met Teams. Dus ook als jouw organisatie al werkt met Teams houdt I-Experts jouw organisatie graag op de hoogte van alle ontwikkelingen. Ook is I-Experts als Microsoft Gold Partner een bewezen en betrouwbare samenwerkingspartner die graag ondersteunt bij de succesvolle adoptie en implementatie van Teams en de nieuwe mogelijkheden die het werken met Teams biedt voor jouw medewerkers.
Hand opsteken
Vergaderen in Teams betekende in het verleden vaak dat de gespreksleider/voorzitter van de vergadering een strakke regie moest voeren. Immers, wanneer deelnemers wilden interrumperen of aandacht vragen bestond het risico dat men door elkaar praatte. Zeker wanneer de groep relatief groot is. Deze situatie kon leiden tot irritatie bij deelnemers en maakte het vergaderen in Teams minder efficiënt. Die tijd is nu gelukkig voorbij. Binnen Teams meetings bestaat nu namelijk de mogelijkheid om je hand op te steken binnen een Teamvergadering.
Het onderbreken van een spreker tijdens een Microsoft Teams-vergadering kan de stroom van het gesprek dus ernstig verstoren. De handopsteken-functie is hiervoor de perfecte oplossing. Steek dus je virtueel je hand op wanneer je wilt spreken of een vraag wilt stellen. Alle deelnemer aan de Teams meeting krijgen dan een waarschuwing te zien. Dit kan via de zwevende balk in de rechterbovenhoek van het scherm. Beweeg je muis over de knop ‘Reacties weergeven’ bovenaan en klik je de knop ‘Hand opsteken’. Ook kun je Ctrl+Shift+K indrukken om dezelfde actie snel uit te voeren.
Of stel je vragen in de live chat!
- Beschikbaar voor jouw vragen
Download de gratis whitepaper:
"Dit zijn dé Social Intranet trends van 2023!"
- Interactief intranet: Ontdek de evolutie naar een interactief platform waar medewerkers samenwerken en content personaliseren.
- Microsoft Viva: Verken hoe Viva samenwerking en connectiviteit verbetert met tools als Engage en Learning.
- Mobiele focus en AI: Leer over mobiele toegankelijkheid en AI-integratie voor slimme functies op het intranet.
- Je gegevens zijn veilig opgeslagen.
Opname en afspeelmogelijkheden
Het opnemen van vergaderingen in Teams meetings is handig om verschillende redenen. Aangezien er soms een medewerker afwezig is. Door de vergadering op te nemen kan diegene alsnog de vergadering terugkijken en zo goed op de hoogte zijn. Maar het is ook handig voor medewerkers zelf die presenteren en/of trainingen geven. Doordat je deze meetings opneemt en later weer afspeelt kun je gemakkelijk analyseren waar jouw verbeterpunten liggen.
Sinds kort heeft MS Teams nieuwe en verschillende mogelijkheden omtrent het opnemen en afspelen van meetings. Elke meeting kan worden opgenomen voor toekomstige weergave. De opname legt audio, video en scherm delen vast. Deze opname is veilig te delen binnen en buiten jouw organisatie. Omdat de opname wordt opgeslagen in de Cloud op OneDrive en/of SharePoint.
De opname wordt na een bepaalde periode automatisch verwijderd. De Teams-beheerder bepaalt na welke tijdsduur een opname automatiach wordt verwijderd. Echter, de medewerker die de opname heeft gemaakt kan ook zelf instellen wanneer de opname wordt verwijderd. Dit dient de medewerker dan wel zelf te wijzigen via de instellingen, anders gelden de standaard instellingen van de beheerder.
Screen splitsen
Sinds kort is het mogelijk om het screen splitsen over meerdere beeldschermen. Wanneer medewerkers aan een Teams meeting deelnemen is het om meerdere redenen handig je beeld te kunnen splitsen. Soms wordt er bijvoorbeeld een whiteboard gebruikt tijdens een cursus of brainstormsessie. Dan is het handig dat er de mogelijkheid bestaat dat op één beeldscherm het whiteboard wordt weergegeven en op één beeldscherm de deelnemers. Zeker voor degene die de meeting leidt! Voor deze medewerker is het noodzakelijk dat hij zowel het whiteboard als de opgestoken handjes tegelijk kan waarnemen.
Deze optie bestaat echter alleen wanneer je de nieuwste versie van Teams hebt. Bij I-Experts helpen wij je uiteraard graag met het up-to-date houden van Teams, zodat jouw medewerkers profiteren van de nieuwste features binnen het werken met Teams.
Nooit meer een volle Teams Room
Nooit meer een volle Teams Room door nieuwe admin functies en automatisering. Teams Rooms geeft vanaf december 2021 namelijk een melding aan de deelnemers van een meeting wanneer het aantal deelnemers te groot wordt. Wanneer deze melding wordt weergegeven kunnen de huidige participanten nieuwe deelnemers weigeren, zodat de capaciteit niet wordt overschreden.
De IT admin bepaalt de capaciteit van de Teams Rooms voor elke individuele account. Middels de camera’s die aanstaan tijdens een Teams vergadering in een Room kan Teams tijdens een vergadering het aantal deelnemers tellen. Wanneer het aantal deelnemers te groot wordt, geeft Teams vanzelf een pop-up af dat het maximum dreigt te worden overschreden.
Werken met Teams wordt inclusiever
eams wordt ook steeds inclusiever, zodat mensen met bijvoorbeeld een visuele beperking beter mee kunnen komen op deze virtuele applicatie. Zo is er bijvoorbeeld een nieuwe functie waarbij ‘plaatjes’ of emoticons in de chatfunctie vervangen kunnen worden door een alternatieve tekst. Mensen die een screenreader gebruiken kunnen zo beter de afbeeldingen meekrijgen. De screenreader geeft namelijk weer wat de ‘plaatjes’ of emoticons afbeelden.
Alle nieuwe voordelen van Teams toepassen
Werken met Teams wordt dus steeds efficiënter, socialer en gebruiksvriendelijker. De nieuwe opties van ‘hand opsteken’, het splitsen van je screen, het bewaken van de Teams Room-capaciteit en verbeterde inclusiviteit zijn echte aanwinsten voor jouw medewerkers. Sommige opties zijn echter alleen beschikbaar wanneer jouw organisatie de nieuwste versie heeft van Teams. Maar dat is slechts een technische vereiste. Ook behoren jouw medewerkers te weten hoe deze nieuwe features optimaal geadopteerd kunnen worden.
Gebruikersadoptie is dus key. Jouw medewerkers moeten in staat zijn deze nieuwe manieren van samenwerken optimaal te benutten. Dat is van grote impact op het succesvol functioneren van iedere organisatie. Het omarmen van nieuwe mogelijkheden gebeurt alleen bij de juiste begeleiding.
Wij hebben al veel organisaties succesvol geholpen met training & adoptie. I-Experts kan jouw organisatie dus helpen met een optimaler gebruik van Teams. Heb je interesse in een vrijblijvend oriënterend gesprek? Neem contact op door te mailen naar info@i-experts.nl.
Of stel je vragen in de live chat!
- Beschikbaar voor jouw vragen
Download de gratis whitepaper:
"Dit zijn dé Social Intranet trends van 2023!"
- Interactief intranet: Ontdek de evolutie naar een interactief platform waar medewerkers samenwerken en content personaliseren.
- Microsoft Viva: Verken hoe Viva samenwerking en connectiviteit verbetert met tools als Engage en Learning.
- Mobiele focus en AI: Leer over mobiele toegankelijkheid en AI-integratie voor slimme functies op het intranet.
- Je gegevens zijn veilig opgeslagen.
