Nieuw in Microsoft Teams: de mooiste features van 2020
De populariteit van Microsoft Teams is enorm gegroeid en dat is natuurlijk niet voor niets. Veel organisaties hebben de voordelen van dit multifunctionele platform ontdekt. Microsoft komt bovendien continu met updates en innovaties om de gebruikerservaring nóg beter te maken. Voor Microsoft Teams stonden er alleen dit jaar al 249 updates in de planning, waarvan al een groot aantal nieuwe functies is gerealiseerd. In deze blog zetten we aantal mooie nieuwe Microsoft Teams features op een rij. Veel daarvan zijn al beschikbaar, andere worden naar verwachting dit jaar nog geïmplementeerd.
1. Uitbreiding capaciteit meetings
Microsoft verhoogt regelmatig het aantal personen dat tegelijkertijd aan vergaderingen en vergaderchats kan deelnemen. De vergadercapaciteit is inmiddels verhoogd van 250 naar 300 deelnemers. Ook kun je steeds meer mensen tegelijkertijd in beeld zien. Begin dit jaar was dit nog maar 4 personen, maar dat voelt niet erg persoonlijk als je met meer mensen in een vergadering zit. Nadat dit aantal al was uitgebreid naar 9, komt Microsoft nu met de mogelijkheid om maar liefst 49 deelnemers tegelijkertijd in beeld te brengen. In juni was daarvan al een preview te zien. Ook zijn er plannen om de vergadercapaciteit van maximaal 300 te verhogen naar 1.000 deelnemers.
2. Together mode: samenwerken in dezelfde ruimte
Een leuke aanvulling op bovenstaande is de nieuwe ‘together mode’ in Microsoft Teams. Traditioneel worden je gesprekspartners in een raster met videoschermen weergegeven. Dankzij AI-technologie maakt deze nieuwe vergadermodus het mogelijk om iedereen in een virtuele ruimte te zetten, zoals een auditorium, vergaderzaal of koffiebar. Op deze manier lijkt het alsof iedereen zich in dezelfde ruimte bevindt. Dit draagt bij aan het groepsgevoel en de beleving alsof je in een face-to-face vergadering zit.
3. Microsoft Teams casten naar tv
Werk je thuis op een laptop of desktop met klein scherm? Dan kan het een uitkomst zijn om Teams te casten naar je tv. Zo kunnen je online videobellen op een groot scherm. Dit kan onder meer met de app LetsView, die beschikbaar is voor PC, iOS en Android. Zo kun je streamen vanaf je desktop, laptop, mobiel en tablet.
4. Virtuele breakout-rooms
Dit najaar wordt de vergaderfunctie in Microsoft Teams uitgebreid met virtuele breakout-rooms. Dit maakt het mogelijk om vergaderingen op te breken in kleinere groepen. Handig voor het organiseren van brainstorm- en kennissessies, interactieve opdrachten of workshops tijdens grotere online groepsbijeenkomsten of evenementen. Organisatoren van vergaderingen kunnen tot 50 breakout-rooms aanmaken tijdens een meeting en deelnemers automatisch of handmatig toevoegen. Na afloop krijgen deelnemers het verzoek om de breakout-room te verlaten. Ze nemen dan weer deel aan de gezamenlijke bijeenkomst.
5. Creatief samenwerken met Microsoft Whiteboard
Om het creatieve proces tijdens online vergaderingen te ondersteunen en te stimuleren, zijn verschillende nieuwe features in Microsoft Whiteboard nu ook beschikbaar in Teams. Denk aan het gebruik van post-its/ sticky notes en (tekst)objecten. Dit maakt Whiteboard een heel handige tool voor virtuele brainstormsessies, het maken van planningen, het visualiseren van ideeën en andere creatieve processen. Een mooi digitaal alternatief voor die flipover of whiteboard in de vergaderruimte!
6. Hand opsteken tijdens een vergadering
Tijdens een (grote) online meeting kan het lastig zijn om te laten weten dat je een vraag of opmerking hebt. Ga je een spreker onderbreken, of wacht je totdat er een stilte valt? Beide zijn niet langer nodig. Je kunt in Teams een virtuele hand opsteken om te laten weten dat je iets wilt zeggen. Selecteer het handje in de systeembalk tijdens een vergadering. Het pictogram verschijnt dan in je video-feed, zo weten de andere deelnemers dat je iets wilt zeggen. Zowel de organisator als de andere deelnemers kunnen het handje na afloop weer verwijderen.
7. De achtergrond aanpassen
Als je een videogesprek voert in Microsoft Teams kun je vooraf of tijdens de meeting een eigen achtergrond instellen of de achtergrond vervagen. Handig als je je tijdens de vergadering in een omgeving bevindt met een onrustige of privé-achtergrond of waarop vertrouwelijke informatie te zien is. Je kunt kiezen uit een selectie achtergronden van Microsoft of je eigen afbeeldingen gebruiken. De gekozen achtergrond blijft ingesteld voor alle videogesprekken totdat je dit opnieuw aanpast.
8. Einde vergadering notificaties
Vanaf deze maand beschikt Microsoft Teams over notificaties die het einde van een vergadering aankondigen. Vijf minuten voor het einde van de meeting krijg je een melding dat de vergadering ten einde loopt. Zo heb je genoeg tijd om het gesprek af te ronden. De notificaties zijn beschikbaar in alle soorten kanalen.
9. Live transcripties met naamsvermelding
Het was al langer mogelijk om vergaderingen in Teams op te nemen en terug te luisteren. Microsoft heeft daar nog een handige functie aan toegevoegd: het live transcriberen van vergaderingen. Dit najaar wordt deze functie uitgebreid met naamsvermelding van de spreker. Zo kun je gemakkelijk zien wie wat heeft gezegd. Je kunt het transcript real-time volgen tijdens de meeting en na afloop van de vergadering wordt het automatisch bewaard in het chat-tabblad van de vergadering. Handig voor het maken van notulen. Ook voor 1-op-1 gesprekken komt later dit jaar een transcriptie-functie beschikbaar.
10. Meerdere chatvensters naast elkaar openen
Eerder kon je maar één venster tegelijk openen in Microsoft Teams. Dat maakte het lastig om te schakelen tussen verschillende vensters: je moest het ene venster sluiten om het andere te kunnen openen. Sinds kort beschikt Teams over een nieuwe multi-window-functie. Daarmee kun je meerdere individuele chats naast elkaar openen in een pop-upvenster. Zo kun je gemakkelijk schakelen tussen verschillende gesprekken en bezigheden in Teams.
11. Templates voor teams
Microsoft komt binnenkort met een aantal templates voor het aanmaken van teams. Daarmee beschik je over een kant-en-klare inrichting van een team en dat scheelt veel handmatig werk. Uiteraard kun je de inrichting verder aanpassen aan de behoeften van je organisatie. De Microsoft templates zijn bijvoorbeeld geschikt voor teams op het gebied van event management of crisis-teams. Ook zijn er branchespecifieke templates beschikbaar voor bijvoorbeeld ziekenhuisafdelingen of financiële instellingen. Het is ook mogelijk om voor je organisatie eigen team-templates aan te maken.
12. Privé-kanalen aanmaken binnen teams
Op veler verzoek heeft Microsoft de mogelijkheid toegevoegd om privé-kanalen aan te maken binnen een team. In een privé-kanaal kun je instellen welke teamleden toegang hebben tot de conversaties en content. Daarnaast kun je ook gemakkelijk nieuwe privé-teams vinden binnen Teams. Iemand kan een verzoek indienen om toegang te krijgen tot een privé-team. Beheerders en teameigenaren kunnen het verzoek wel of niet honoreren.
13. Integratie met e-mail
Dankzij Microsoft Teams is het versturen van allerlei aparte e-mails niet meer nodig. Korte mededelingen, vragen en opmerkingen kun je immers kwijt in een chatbericht. Toch kan het af en toe handig zijn om informatie uit te wisselen tussen Teams en Outlook. Daarom heeft Microsoft gewerkt aan een verbeterde koppeling tussen beide apps. Je kunt bijvoorbeeld rechtstreeks vanuit Teams chats versturen via Outlook en mailberichten (inclusief bijlagen) delen via de Teams-kanalen en -chats.
14. Veilig calls doorverbinden met Skype for Business
Binnenkort is het mogelijk om veilig calls door te verbinden tussen Teams en Skype for Business. Als de ontvanger niet opneemt, dan komt de call automatisch terug bij de persoon die probeert door te verbinden. Degene die doorverbindt moet een Teams-gebruiker zijn, de ontvanger kan zowel een gebruiker zijn van Teams als Skype for Business. Later dit jaar wordt het ook mogelijk om calls door te verbinden tussen desktop en mobiele devices.
15. Afspraken plannen met Bookings
De Microsoft app ‘Bookings’ is nu ook beschikbaar in Teams. Deze app helpt je bij het slim organiseren van reserveringen en het plannen van interne en externe afspraken. Bookings biedt je klanten, cliënten en leerlingen bijvoorbeeld de mogelijkheid om online virtuele afspraken in te plannen in een agenda. Denk aan doktersbezoeken, financiële consulten en spreekuren met docenten. Planners in je organisatie kunnen vanuit Teams de agenda’s van afdelingen en collega’s beheren en de communicatie omtrent een afspraak regelen. De virtuele bijeenkomsten zelf vinden plaats via de vergaderfunctie in Microsoft Teams.
16. Gegevens beheren met Microsoft Lists
Een hele handige nieuwe app is Microsoft Lists, die ook integreert met Microsoft Teams. Met deze app kun je nog efficiënter samenwerken met jouw team. Zoals de naam al aangeeft, kun je allerlei lijsten en overzichten aanmaken met behulp van rijen en kolommen. Een beetje zoals in een spreadsheet maar dan slimmer en interactiever. Handig voor het bijhouden van voorraden, het oplossen van problemen, of het beheren van FAQ-lijsten.
De lijsten kun je laten weergegeven in een raster, galerij, kalender of aangepaste weergave. Je kunt meldingen, herinneringen en voorwaardelijke opmaak instellen, opmerkingen toevoegen en zelf lijsten programmeren om gegevens te updaten op basis van veranderingen. De app bevat bovendien allerlei templates voor snelle lijsten. Je kunt Lists in Teams installeren via het toevoegen van nieuw tabblad.
17. Applicaties vastpinnen
Via Microsoft Teams kun je allerlei andere Office 365-applicaties toevoegen en organiseren. Deze apps kun je laten weergeven in het menu aan de linkerkant. Het is nu ook mogelijk om applicaties vast te pinnen en daarmee de volgorde te bepalen. Zo heb je snel toegang tot je favoriete apps. Beheerders kunnen wel beperkingen opleggen in de apps die je op deze manier kunt toevoegen. Om apps vast te pinnen klik je op de drie puntjes in het linkermenu en daarna op de gewenste applicatie. Vervolgens selecteer je ‘vastmaken’ of ‘pinnen’.
18. Persoonlijk gebruik van Microsoft Teams
Microsoft Teams wordt tot nu toe vooral gebruikt in een zakelijke omgeving. Maar Microsoft komt nu ook met speciale features om Teams slim te gebruiken voor persoonlijke doeleinden. Denk aan chatten, videobellen, afspraken en bijeenkomsten plannen, belangrijke gebeurtenissen bijhouden en informatie, foto’s en bestanden uitwisselen met vrienden en familie. Het doel van Microsoft is om alle relevante Teams-functies beschikbaar te maken voor persoonlijk gebruik en het schakelen tussen allerlei losse privé-apps overbodig te maken. Bovendien is alles goed beveiligd. Je kunt naast een zakelijk account een persoonlijke inlog aanmaken in dezelfde app; zo houd je zakelijk en privé gemakkelijk gescheiden.
Welke nieuwe Microsoft Teams features kun je nog meer verwachten?
Wil je een compleet overzicht van de nieuwe features en functies in Microsoft Teams en de andere Office 365-producten? Dan kun je een kijkje nemen in de roadmap van Microsoft. Hierin zijn alle updates te zien die al zijn ingevoerd of nog in ontwikkeling zijn.
Ook jouw eigen Microsoft Teams en Office 365 roadmap is dus nooit klaar. Bijna dagelijks worden er updates uitgevoerd en kom je nieuwe functionaliteiten tegen. Zorg er daarom voor dat iemand in je organisatie deze vernieuwingen volgt en dat de roadmap continu wordt bijgewerkt.
Wil je meer weten over hoe je Teams goed kunt uitrollen in je organisatie? Lees dan ook onze blog over vervolgstappen bij de implementatie van Teams.
Meer informatie over nieuwe Microsoft Teams features
Ben je geïnteresseerd in de mogelijkheden voor jouw organisatie? Of kun je wel wat hulp gebruiken bij het maken van de juiste keuzes en het implementeren van Microsoft Teams? Als Microsoft Gold Partner adviseren we je graag.
Benieuwd hoe wij je kunnen helpen? Neem dan vandaag nog contact met ons op.
Microsoft Teams is goed in te zetten als de spil van een digitale werkplek. Om maximaal succes te behalen met zo’n digitale werkplek is een solide basis nodig die aansluit op de strategie van je organisatie. Een fundament waarop je in de toekomst verder kunt bouwen leg je in zeven stappen. In ons gratis whitepaper kun je lezen hoe in je in deze zeven stappen tot een optimale digitale werkplek komt.
Download onze gratis whitepaper:
"In 7 stappen naar een optimale digitale werkplek"
- ✅ Boost jouw teamefficiëntie: Leer hoe jij de productiviteit met 30% kunt verhogen
- ✅ Minimaliseer jouw risico's: Bescherm jouw bedrijf tegen digitale dreigingen
- ✅ Creëer jouw ideale werkplek: Praktische tips die jij onmiddellijk kunt implementeren
- Je gegevens zijn veilig opgeslagen.
Blijf voorop met onze blogs over digitale transformatie
Blijf op de hoogte van de nieuwste trends in technologie, AI en digitale transformatie. Ontdek praktische tips, inzichten en strategieën om jouw organisatie slimmer, efficiënter en toekomstbestendig te maken met moderne oplossingen.
Alles wat je moet weten over SharePoint als intranet
Als je ooit hebt gedacht: “Hoe kan ik alle communicatie, documenten en samenwerking binnen mijn organisatie op een centrale plek krijgen?
Dé ultieme Microsoft Copilot handleiding
De toekomst van AI-gedreven kantoorautomatisering is aangebroken met de introductie van Microsoft Copilot.
5 problemen die Power Apps oplost
Dit zijn dé 5 meest voorkomende oplossingen die jij kunt oplossen door slim gebruik te maken van Microsoft Power Apps!
