Wat is een Social Intranet? Dit zijn de 8 musthaves!

Auteur
Kelly Westra
Datum
13 januari 2020
Functie
Content Marketeer
Inhoudsopgave

Een praatje maken bij de koffiemachine, luisteren en reageren op elkaars verhalen en even samen zitten om te werken aan een document. Heel gewoon tijdens een ‘normale’ werkdag. Maar hoe doe je dat als je niet samen op kantoor bent? Intranet is een digitale tool om interacties tot stand te brengen en te stimuleren. Hierdoor kun je medewerkers samenbrengen wanneer dat nodig is voor hun werk, ongeacht op welke locatie zij zich bevinden. En dat is in deze tijd belangrijker dan ooit. Maar wat maakt nou een intranet een social intranet? En kan intranet ook asociaal zijn?

Wat is een social intranet?

Intranet is de interne website die medewerkers helpt om hun werkzaamheden uit te voeren en taken gedaan te krijgen. De plek waar je alle relevante kennis en informatie deelt met je collega’s en zelf benodigde documenten kunt vinden. Via intranet blijf je op de hoogte van al het bedrijfsnieuws. En sociaal zijn, is met anderen omgaan: samenwerken, betrokken zijn en relaties opbouwen. Als we dat samenbrengen, wordt intranet een sociaal platform en online ontmoetingspunt voor medewerkers.

Wanneer is een intranet asociaal?

Een intranet is ‘asociaal’ wanneer er geen rekening wordt gehouden met anderen. Het intranet wordt in dit geval gebruikt als een nieuwsplatform waar alleen maar eenrichtingscommunicatie plaatsvindt. Zo’n intranet is meestal een zendkanaal van interne communicatie. Het biedt medewerkers geen mogelijkheden om samen te werken aan documenten, zelf berichten te plaatsen, te reageren op anderen, of te personaliseren naar hun behoefte.

Wat zijn de 8 musthaves van een Social intranet?

Welke functionaliteiten en eigenschappen maken van een intranet een Social intranet?

Dit zijn de musthaves:

  1. Iedereen kan een bijdrage leveren aan een Social Intranet. Bijvoorbeeld in de vorm van documenten, nieuwsberichten, blogs of discussiefora.  
  2. Een Social Intranet biedt je de mogelijkheid om connecties aan te gaan met diegenen die content maken en delen. 
  3. Je kunt zien van wie de bijdrage is via persoonlijke profielen.
  4. Je bent in staat om privé en openbare (team)sites te creëren, gebaseerd op need-to-know, projecten en inhoud. 
  5. Je kunt zoeken op rol, functie en andere profielvelden. Dit helpt je om sneller collega’s te vinden die je kunnen helpen bij werkzaamheden.
  6. Je kunt samen en tegelijkertijd aan projecten en documenten werken.
  7. Via het Social Intranet deel je kennis en informatie, draag je actief bij door deel te nemen aan discussies en geef je antwoord op vragen van collega’s. 
  8. Je kunt reageren op interne berichten met comments, likes, mentions en tags. Net zoals bij sociale media. 

Download de gratis whitepaper:
"Dit zijn dé Social Intranet trends van 2023!"

  • Interactief intranet: Ontdek de evolutie naar een interactief platform waar medewerkers samenwerken en content personaliseren.
  • Microsoft Viva: Verken hoe Viva samenwerking en connectiviteit verbetert met tools als Engage en Learning.
  • Mobiele focus en AI: Leer over mobiele toegankelijkheid en AI-integratie voor slimme functies op het intranet.

Of stel je vragen in de live chat!

Live-chat I-Experts

Het Social Intranet als community

Met een intranet kun je veel meer dan alleen documenten beheren en informatie zenden. Een Social Intranet ‘leeft’ en verbindt je medewerkers dwars door de organisatie heen, buiten de silo’s en hiërarchie om. Een asociaal intranet biedt daarentegen niet de mogelijkheid tot sociale interacties en er vindt alleen top-down communicatie plaats. Wanneer je jouw intranet zo sociaal mogelijk inricht, naar de behoefte van de gebruikers, dan worden kennisdeling, betrokkenheid en medewerkerstevredenheid gestimuleerd. Daarnaast stijgt de productiviteit van je medewerkers zelfs met 20% tot 25%. Jouw Social Intranet wordt uiteindelijk een community, waar zowel de organisatie, je medewerkers als jouw klanten profijt van hebben.

Wat is Social Intranet op SharePoint?

De visie (waarom) is geprioriteerd en geformuleerd. Vervolgens is die visie uitgerold (hoe) via de roadmap, governanceplan en adoptieplan. Maar wat hebben we uiteindelijk? Het eindproduct, een Social Intranet op SharePoint, wordt hieronder toegelicht.

  • Smoelenboek
  • De newsfeed
  • Gepersonaliseerde startpagina
  • Relevante informatie
  • Liken, #hashtags, @mentions en volgen
  • Activiteitenstroom
  • Een eigen bedrijfs-app van I-Experts
  • Onboarding tool van I-Experts

Het smoelenboek

De eerste sociale functie die eruit springt is het smoelenboek op het Social Intranet van SharePoint. Met het befaamde smoelenboek beschikt iedereen over een mooi overzicht van zijn/haar collega’s. Het smoelenboek is meer dan enkel wat foto’s. Het geeft ook informatie over medewerkers. Op het profiel van de medewerker kunnen ze bijvoorbeeld hun expertise aangeven. Zodoende wordt het voor anderen gemakkelijker de juiste specialist te vinden.

De newsfeed

Dat brengt ons bij de tweede sociale functie van Social Intranet op SharePoint: de newsfeed per medewerker. Elke medewerker heeft een persoonlijke newsfeed. Ook deze functie doet sterk refereren aan Facebook. En over Facebook gesproken, medewerkers kunnen ook persoonlijke status-updates publiceren op hun profielpagina’s. En wat dacht je van likes? Door persoonlijke nieuwsberichten te ‘liken’ toont men op een sociale manier betrokkenheid.

Inzicht in de activiteiten

Een andere optie is dat met behulp van een activiteiten-stroom je breed inzicht kunt krijgen in de activiteiten van alle medewerkers. Alle activiteiten van medewerkers binnen de organisatie kunnen namelijk inzichtelijk worden gemaakt (of worden gefilterd) op basis van onderwerpen die een medewerker volgt. Hierdoor wordt zichtbaar waar je collega’s op dat moment mee bezig zijn.

Tip: ‘’I-Experts heeft een eigen Social Intranet inclusief onboarding tool en een app. Zo haal je het meeste uit het social intranet.’’

Naast veel Facebookovereenkomsten zijn er ook Twitterovereenkomsten. Denk hierbij aan @mentions en #hashtags gebruik in de activiteiten-stroom. Hiermee kunnen medewerkers elkaar snel vinden en betrekken bij elkaars werk. Ook kunnen medewerkers #hashtags volgen en notificaties ontvangen wanneer er nieuwe content gepubliceerd is. Zo kun je op een gepersonaliseerde manier relevante content aanbieden aan je collega’s. Naast is het volgen van collega’s is het ook mogelijk onderwerpen en documenten te volgen binnen Social Intranet van SharePoint.