SharePoint for Dummies 

Ho wacht, voordat je weg klikt, we noemen je écht geen dummy. Wij zijn er alleen van overtuigd dat SharePoint fantastisch is, maar het nét wat beter kan door de soms wat gecompliceerde termen en aanduidingen uit te leggen in klare taal. Daarom, deze SharePoint for Dummies spoedcursus!

SharePoint is het platform van Microsoft dat gebruikers helpt kennis, processen, communicatie en samenwerken bij elkaar te brengen. Belangrijk is dus dat je het ziet als platform en niet als een programma, zoals Word of Excel, de meest herkenbare Microsoft Office 365 software. 

Om het in beeldvorming uit te leggen: een huis bouw je op een stevige fundering, zodat de wanden niet verzakken en er geen scheuren in de vloeren komen. SharePoint kun je vergelijken met een zo’n fundering. Het is de basis voor je bedrijf waar allerlei zaken samenkomen. Het is een onmisbare keten voor de verbintenis tussen opslag, programma’s, en communicatie met je collega’s en klanten. Het platform is een belangrijke speler in het Microsoft 365-platform.

SharePoint heeft in de basisstructuur een aantal kenmerken die we in dit blog voor je uitleggen. De kenmerken in deze basisstructuur zijn:

1. Sites
2. Lijsten
3. Bibliotheken
4. Siteverzamelingen
5. Hub-sites

SharePoint Sites

Sites zijn… nou, kleine websites die je voor een team of organisatie in kan richten. Je zou SharePoint kunnen zien als het grote kantoorpand waar iedereen werkt, en een site is een afdeling of verdieping binnen dit kantoorpand. Op deze verdieping komen alle collega’s samen en doen ze hun werk. Maar vind je ook de archieven en verslagen van eerder afgerond werk. Binnen de sites zijn er nog weer twee categorieën te onderscheiden; communicatiesites en teamsites. De communicatiesites kun je zien als een soort prikbord, waar alle nieuwtjes, statusupdates, rapporten en andere informatie samenkomen. Het is meer bedoelt om te zenden dan om er samen te werken. Dat samenwerken gebeurt namelijk vooral op teamsites. Op een teamsite kunnen alle leden bijdragen aan de site. De informatie wordt wel alleen beperkt tot de leden van het team, zo weet je bijvoorbeeld zeker dat gegevens of documenten die niet voor anderen bestemd zijn door hen bekeken of gedownload kan worden.

SharePoint Lijsten

In SharePoint kun je gegevens structureren en ordenen met lijsten. Deze lijsten zijn ook nog een te bewerken en in te werken door meerdere mensen tegelijkertijd. Je plaatst deze lijsten binnen een SharePoint-site, zoals hierboven omschreven. Lijsten zijn handig om snel een duidelijk overzicht van iets te krijgen. Bijvoorbeeld wat de status van een project is, welke taken de nieuwe medewerker nog moet uitvoeren of welke marketingmaterialen op welk moment online komen.

SharePoint voor dummies: Werkvoortgangstracker In SharePoint, gebruik de SharePoint werkvoortgangstracker om de status van projecten te zien.

SharePoint Bibliotheken

De bibliotheek in SharePoint wordt gekoppeld aan een site. Alle bestanden en documenten waar een projectgroep, afdeling of team aan werkt worden hier opgeslagen. Makkelijk toegankelijk via verschillende devices, met bijgehouden versiebeheer en veilig opgeslagen. Alleen mensen met toegang tot de SharePoint-site, kunnen ook bij de bibliotheek van die site komen. Vanuit de bibliotheken kunnen je medewerkers eenvoudig content en bestanden met elkaar delen.

Siteverzamelingen

Klaar voor de open deur? Komt ‘ie. Siteverzamelingen in SharePoint zijn verzamelingen van sites. Maar het gaat dan specifiek om sites met dezelfde eigenaren en beheerinstellingen, zoals machtigingen. Microsoft raadt bedrijven aan bij de inrichting van SharePoint goed te plannen wie welke rechten heeft en welke sites zij nodig hebben. Bijvoorbeeld door ieder functieprofiel in kaart te brengen en te bepalen welke sites zij bij horen of toegang toe moeten hebben.

Siteverzamelingen

Hub-sites helpen je je SharePoint omgeving te organiseren. Je kan het een beetje zien als een mindmap met één onderdeel, met daarbij allerlei bijpassende informatie. Het is een verzamelplek voor alle sites (zowel team- als communicatiesites) die passen bij een onderdeel.

We nemen een Sales-Hub als voorbeeld. Via de hubsite Sales krijg je eenvoudig toegang tot de communicatiesite waarop alle kwartaalrapportages worden gedeeld, maar ook tot de verschillende teamsites waarop leden van het salesteam hun dagelijkse werkzaamheden kunnen uitvoeren en administreren.

Hoe begin ik met SharePoint inrichten?

Een goede voorbereiding is het halve werk, en dat geldt absoluut ook voor het overgaan op het gebruik van SharePoint Online. Zorg dat je je zaken goed in kaart hebt gebracht. Bepaal welke bestanden en documenten gemigreerd moeten worden naar het nieuwe systeem en wie waarbij mag komen. 

Daarnaast moet je sowieso zorgen voor een goede governance op het platform. Een Governance Plan geeft inzicht voor jouw organisatie in welke acties ondernomen moeten worden, zodat je het Microsoft 365 en SharePoint platform veilig kan (blijven) gebruiken. In het plan staan afspraken over de verschillende soorten informatie in je organisatie, zoals persoonlijke data, bedrijfsdata en data op teamniveau. Zo zorg je ervoor dat je compliant bent én blijft, zowel voor interne- als externe regelgeving. In deze blog lees je de 6 voordelen van een Governance Plan voor je Microsoft 365 platform.

SharePoint en Microsoft Teams

“Ik werk liever met Teams, dat is veel moderner!”  

Begrijpelijk, want Microsoft zet Teams ook volledig neer op deze manier. De samenwerkingstools binnen Teams, zoals het chatten, videobellen en delen van bestanden zijn geoptimaliseerd om eenvoudig samenwerking en efficiëntie binnen teams en afdelingen te vergroten.  

Microsoft Teams is echt een hub voor samenwerken. Maar het is belangrijk om te begrijpen dat iedere keer dat je een team aanmaakt in Microsoft Teams, er op de achtergrond ook een aantal andere zaken worden aangemaakt. Namelijk:  

1. Een Microsoft 365 groep, (voorheen Office 365 groep)
2. Een SharePoint site + bibliotheek voor documenten
3. Een Exchange Online gedeelde mailbox en agenda, ook via Outlook te benaderen
4. Een OneNote Notitieboek
5. En andere aanpalende apps die in je Microsoft 365 abonnement zitten, zoals Power BI, Microsoft Planner en/of Microsoft project

In deze opsomming zie je direct welke link die Teams heeft met SharePoint. Alle content, documenten en bestanden die je wilt benaderen via het programma, zijn opgeslagen in SharePoint. En zowel vanuit Teams als via SharePoint te benaderen.  

SharePoint bereikbaar voor iedere gebruiker

De eerste overgang naar het site-, lijsten en bibliothekenmodel van SharePoint kan voor sommige gebruikers nogal een verandering zijn, omdat het in de basis niet direct overeenkomt met de Windows Verkenner die ze altijd gebruikten en in hun privésituatie nog steeds zien. 

Speciaal voor de medewerkers die geneigd zijn digitaal te verdwalen is er de FileExplorer. Een handig hulpmiddel die een soort visuele schil over SharePoint legt. Met de FileExplorer lijkt de omgeving op de oude vertrouwde Windows Verkenner. Het helpt je collega’s bestanden en mappen terug te vinden. Dat vergemakkelijkt zowel het migratie- als het adoptieproces.

Wil je meer informatie over de FileExplorer of gebruikersadoptie, neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Daar gaat je privacy, zul je misschien denken. Maar niets is minder waar. Als je het vergelijkt met een oude manier van werken, bijvoorbeeld op een server van het bedrijf. Daar heb je vaak een schijf voor het hele bedrijf, en een privé schijf. Zo is het ook geregeld binnen Microsoft 365. Je hebt daar namelijk SharePoint voor de organisatie, en OneDrive voor je eigen bestanden. Net zo veilig opgeslagen in de cloud, maar ook vanaf allerlei devices beschikbaar voor jou om aan de slag te gaan.

Zijn al mijn documenten via SharePoint beschikbaar voor al mijn collega’s?

Een succesvol intranet is een integraal onderdeel van jouw digitale kantooromgeving. De digitale werkplek heeft tot doel om je medewerkers de mogelijkheid te bieden om hun werk te doen door samen te werken, te communiceren en zich verbonden te voelen met anderen. De digitale werkplek en het intranet zijn een samenspel tussen medewerkers, bedrijfsprocessen en IT, waarbij technologieën als SharePoint of Office 365 je faciliteren. Uiteindelijk gaat het om waarde creëren voor je medewerkers, organisatie en klanten en niet om digitalisering zelf.

In je intranet business case kun je de intranet doelen, mogelijkheden, kosten en baten en kpi’s uitwerken. Zo schrijf je de winnende intranet business case. 

Wil je meer lezen over hoe je duurzaam en digitaal samenwerken kunt vormgeven in je organisatie? Download dan ons whitepaper ‘SharePoint: Hét fundament van je bedrijf’.