6 voordelen van een Governance Plan voor je Microsoft 365 platform
Waarschijnlijk ben je tijdens de coronapandemie begonnen met het versneld uitrollen van Microsoft Teams. Zonder dat je veel aandacht hebt besteed aan regels en afspraken om ermee te werken. Een Governance Plan waarin je dit alles vastlegt, heb je waarschijnlijk niet. Het is echter nooit te laat om dit toch nog te doen. De voordelen van zo’n Plan voor je organisatie zijn groot. In dit blog vertellen we je welke dat zijn.
Niemand was echt goed voorbereid op massaal thuiswerken. Daardoor is vaak niet goed nagedacht over de inrichting van het Microsoft 365 Cloud platform. Wie kan welke apps gebruiken? Wie mag welke bestanden inzien of wijzigen? Hoe hou je het gebruikersvriendelijk? En waar sla je je bestanden op, zodat iedereen snel de juiste versie kan terugvinden? Ook aan de wet- en regelgeving zul je moeten voldoen. Bijvoorbeeld de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Die privacywet houdt in dat je verplicht bent om persoonsgegevens goed te beveiligen. Ook zul je moeten bijhouden welke gegevens je verwerkt, en van wie. Bovendien dien je te weten wat de bewaartermijn ervan is. En natuurlijk moet je oppassen voor een datalek. Als gegevens in verkeerde handen belanden, kan dat ernstige gevolgen hebben.
Wat is Governance?
Governance betekent bestuur of beheersing. Het gaat over het uitvoeren van beleid, controle, macht, regels én principes van je organisaties. IT-Governance brengt in kaart welke rollen er zijn. Wie praat met wie? En wie is waar verantwoordelijk voor? Bij Microsoft 365 gaat het om alle afspraken en regels voor de inrichting en het gebruik van dit Cloud platform.
Meld je aan voor de Governance Workshop
Zet ook de stap naar een gestructureerde Microsoft 365 omgeving en vraag nu onze Governance Workshop aan.
Vul je gegevens in en wij nemen z.s.m. contact met je op!
De zes voordelen van Governance
1. Duidelijke afspraken binnen jouw organisatie
Met een goed Governance-beleid zorg je ervoor dat je iedereen gestructureerd en gestandaardiseerd op het Microsoft 365 Cloud platform werkt. Je legt er alle regels, rollen, verantwoordelijkheden en processen in vast. Daarmee kun je een eenduidig en stevig beleid voeren. Je krijgt ook inzicht in wat je nodig hebt om er beter mee samen te werken.
2. Verklein de kans op datalekken
Als je je Governance goed inregelt, is dat goed voor je security en privacy. Je verkleint de kans op een datalek. Ook bescherm je er de privacy van je klanten, medewerkers en leveranciers mee.
3. Hou je Microsoft-omgeving gebruiksvriendelijk
Wanneer je afspraken maakt over de inrichting van Microsoft 365, weet iedereen waar hij bestanden en andere informatie moet opslaan. En waar hij deze kan terugvinden. Het is bijvoorbeeld handig om bedrijfskritieke informatie op één centrale plaats aan te bieden. Wijzigingsverzoeken, nieuwe functionaliteiten en updates kun je eenvoudiger testen en probleemloos in productie nemen.
4. Bestandsbeveiliging is altijd gegarandeerd
Medewerkers krijgen alleen toegang tot documenten als ze daartoe bevoegd zijn. Ook kunnen ze geen mappen of documenten openen, aanpassen, delen of verwijderen. Je raakt dus nooit meer bestanden kwijt. Ook voorkom je dat iemand veranderingen in een document aanbrengt. Zo gaat er geen informatie verloren en wordt er geen foute informatie opgeslagen.
5. Minder dataverlies of dubbele data
Key users en early adopters zijn voor ieder adoptietraject belangrijk. Stel een klein team van gebruikers samen die een dwarsdoorsnede van je organisatie zijn. Via hen weet je zeker dat je alle belangen en behoeften in beeld hebt. Early adopters kunnen andere collega’s enthousiast maken en ze helpen bij het gebruik van Teams.
6. Wildgroei voorkomen door herstructurering
Microsoft Teams is onderverdeeld in kanalen. Dat zijn de gesprekken die gebruikers met hun teamgenoten voeren. Elk kanaal gaat over een onderwerp, afdeling of project. Kanalen kunnen standaard zijn, privé of gedeeld. Als je afspraken maakt over deze indeling, zorg je dat het geen chaos wordt. Je voorkomt ermee dat iemand voor een andere indeling kiest. Je zorgt er zo ook voor dat privé-informatie niet in een gedeeld kanaal belandt.
Een Governance Plan opstellen
Het startpunt voor het inrichten van je Microsoft 365 omgeving is een Governance Plan. Hierin beschrijf je welke acties nodig zijn om het 365 platform veilig te gebruiken. In dit Plan staan afspraken over de verschillende soorten informatie in je organisatie. Daarbij kun je denken aan persoonlijke data, bedrijfsdata en data op teamniveau. Je definieert rollen en rechten. Ook beschrijf je hoe je de functionaliteit gaat inrichten én gebruiken. Zo zorg je ervoor dat je voldoet aan alle regelgeving: zowel intern als extern. Governance maakt je platform dus beheersbaar. Zo kun je snel inspelen op veranderingen in de markt.
Wil je meer weten over dit onderwerp? Lees dan meer informatie op deze pagina. Je kunt natuurlijk ook contact met ons opnemen via de chat. We maken graag kennis met je!
Dit is ons eerste blog in een reeks over dit onderwerp. In onze tweede blog vertellen we je meer over onze Governance Workshop. Daarin stel je samen met ons een Governance Plan op. Volledig afgestemd op jouw organisatie!
