Werken met MS Teams: wat is er nieuw? Deel 3
Al meer dan 145 miljoen gebruikers werken met MS Teams, maar wat betekent dat, werken met MS Teams? Het betekent vooral dat zeer veel mensen gebruik maken van de ideale oplossing voor slim op afstand samenwerken. Wanneer jouw organisatie werkt met Teams hoeven jouw medewerkers veel minder te communiceren via de mail of telefoon. Daarmee wordt tijd bespaard. Ook kan iedereen op afstand live aan dezelfde documenten werken en vergaderen is niet langer beperkt tot één locatie.
Werken met Teams heeft dus veel voordelen. En Teams onderscheidt zich daarin van de vele concurrenten, omdat Teams ontzettend veel functionaliteiten bevat. Teams is daarbij natuurlijk ook goed te integreren met Office 365. Dus hoe haal je het meeste uit het werken met Teams?
Microsoft Teams Tips
Om het meeste uit Teams te halen hoef je niet alle functionaliteiten te kennen, want dat zijn er teveel om op te noemen. Het interessante is, dat het werken met Teams zich steeds verder ontvouwd. Bij die ontwikkeling staat niet de techniek centraal, maar de behoeften van de gebruikers. Hierdoor veranderen de belangrijkste functionaliteiten mee met de behoeften van gebruikers en de eisen van verschillende wetgevers.
MS Teams Tip: online vergaderen
Er zijn veel nieuwe features m.b.t online vergaderen via Teams. Iets wat natuurlijk steeds voornamer is geworden sinds de Corona-uitbraak. Daarom is het fijn dat Teams zich blijft ontwikkelen om het digitale vergaderen zo optimaal mogelijk voor iedereen te maken. Denk hierbij aan de volgende veranderingen:
Gemakkelijker ‘muten’ en ‘unmuten’
Het is nu mogelijk om met een snelkoppeling het dempen op te heffen door de Ctrl+Space-toetsen (Windows) of Option+Space-toetsen (macOS) ingedrukt te houden. Wanneer deze toetsen losgelaten worden gaat de gebruiker weer terug naar de gedempte status. Deze functie is standaard per januari 2022 ingeschakeld. Het gedempt blijven helpt om ongewenst achtergrondgeluid tijdens een vergadering te voorkomen.
Persoonlijke achtergrond op webversie MS Teams mogelijk
Aangepaste achtergronden zijn nu ook beschikbaar voor internetgebruikers. Medewerkers die werken met Teams via een browser kunnen hun achtergrond nu ook vervagen of kiezen uit één van Microsofts geleverde achtergronden tijdens een videovergadering of -gesprek. Dit zorgt ervoor dat vergaderingen leuker en persoonlijker worden. Houd er wel rekening mee dat het vervagen of vervangen van jouw achtergrond niet garandeert dat gevoelige informatie onzichtbaar is voor andere mensen in de vergadering. Vertrouwelijke documenten kunnen dus beter buiten het bereik van de camera liggen.
Scherm ontspiegelen
Sinds kort kunnen gebruikers van MS Teams hun beeldscherm ontspiegelen. De reden waarom Microsoft dit heeft ontwikkelt is omdat er een groeiend verzoek van docenten binnenkwam om het spiegelen van iemands videovoorbeeld in een Microsoft Teams-vergadering te kunnen uitschakelen. Docenten zagen namelijk hun eigen white boards gespiegeld terug in de schermen van hun leerlingen.
Tijdens de pandemie werd er natuurlijk veel op afstand gedaan, zo ook trainingen en lessen. Voor de docenten en trainers was bovenstaande situatie heel vervelend. Die situatie is nu gelukkig verleden tijd.
Want stel je voor dat een medewerker een virtuele achtergrond heeft met tekst daarin. Of een trainer/docent schrijft op een whiteboard. In beide gevallen ziet de auteur de tekst in de weergave van het venster van de deelnemer omgedraaid. Alle andere mensen in de vergadering zien de tekst echter correct weergegeven. Dat kan tot grote verwarring leiden bij degene die zelf de teksten deelt.
Door de trainer/docent de mogelijkheid te bieden te ontspiegelen kan diegene zijn weergave afstemmen op wat alle anderen zien. Dit maakt het minder afleidend voor presentatoren bij het leiden van discussies, lessen, trainingen en andere online vergadervormen.
Walkie Talkie
De nieuwe Walkie Talkie-app in Microsoft Teams heeft een speciale push-to-talk-knop op een breed scala aan mobiele apparaten zoals iPhones en iPads. Hierdoor kunnen eerstelijns medewerkers genieten van duidelijke, directe en veilige communicatie binnen handbereik. Zo kunnen ze naadloos samenwerken met alle collega’s, altijd en overal.
Denk bijvoorbeeld aan medewerkers aan een balie, verkeersregelaars en andere collega’s die veel betrokken zijn bij de directe dienst- en serviceverlening van jouw organisatie. Zij zullen minder stress ervaren doordat ze een laagdrempelige en veilige manier van makkelijke communicatie tot hun beschikking hebben.
Roosters maken in Teams
Het maken van roosters is verder geprofessionaliseerd binnen Teams. Reflexis Workforce Scheduler kan namelijk binnen Teams gebruikt worden. Dit biedt extra mogelijkheden voor het werken met Teams, maar betekent voornamelijk dat organisaties geen apart plan-programma meer hoeft af te nemen. Het zorgt er dus voor dat Microsoft Teams het aantal af te nemen applicaties in jouw organisatie verminderd, waardoor het applicatielandschap ook vereenvoudigt.
Wil je meer weten?
Teams wordt dus steeds meer een alleskunner. Teams integreert en werkt samen met steeds meer cruciale bedrijfsprocessen en programma’s uit allerlei sectoren. Hierdoor wordt het integraal werken ook steeds gebruiksvriendelijker voor organisaties. Ben je daarom geïnteresseerd in wat allemaal nog meer mogelijk is met Teams?
Check dan ook onze whitepaper over social intranet trends in 2022! Onze I-Experts hebben speciaal voor jouw de belangrijkste trends uitgewerkt en toegelicht.
Of stel je vragen in de live chat!
- Beschikbaar voor jouw vragen
Download de gratis whitepaper:
"Dit zijn dé Social Intranet trends van 2023!"
- Interactief intranet: Ontdek de evolutie naar een interactief platform waar medewerkers samenwerken en content personaliseren.
- Microsoft Viva: Verken hoe Viva samenwerking en connectiviteit verbetert met tools als Engage en Learning.
- Mobiele focus en AI: Leer over mobiele toegankelijkheid en AI-integratie voor slimme functies op het intranet.
- Je gegevens zijn veilig opgeslagen.
Klantcase Teams: Woonzorgconcern IJsselheem
Vlak voor de uitbraak van de Corona-crisis schakelde Woonzorgconcern IJsselheem I-Experts in om de digitale werkplek in te richten. Dat was eind 2019. Als snel haalde de realiteit het woonconcern in toen in het voorjaar van 2020 de deuren moesten sluiten.
Gelukkig kon I-Experts veel voor de klant betekenen en werd Teams jaren eerder dan gepland geïmplementeerd binnen het woonzorgconcern. Maar helemaal klaar zijn ze natuurlijk nooit, want:
Zo zijn we aan het onderzoeken welke alternatieve oplossingen er zijn voor andere bestaande applicaties. En op termijn willen we ook meer gebruik gaan maken van andere functionaliteiten van Teams. Denk aan kanalen aanmaken, chatten en samenwerken aan bestanden. Maar we zijn blij dat de basis staat en we de uitdagingen van nu het hoofd kunnen bieden.”
Onze #ExpertsTogether aanpak
Het is goed voorstelbaar dat jouw organisatie ook het maximale wil halen uit het werken met Teams met hulp daarbij van een betrouwbare Microsoft Gold Partner, zoals I-Experts. Daarom is het belangrijk een oriënterend gesprek met ons aan te gaan. Want elke organisatie heeft zijn eigen wensen en vereisten, zowel organisatorisch als IT-gericht.
I-Experts weet dat met de juiste toepassing van Teams jouw organisatie optimaal ondersteund wordt. Daarmee gaat de productiviteit van jouw medewerkers omhoog, omdat samenwerken nog beter gaat. Schroom dus niet om met ons te sparren zodat jij de beste keuzes kunt maken voor jouw organisatie.
Wij vertellen je graag alles over de mogelijkheden van Microsoft Teams voor jouw organisatie. Wacht niet langer en neem contact op!
