Klantcase

Veiligheidsregio en GGD werken nog beter samen dankzij Microsoft 365 en SharePoint

Voor Veiligheidsregio Gelderland-Zuid (VRGZ) en GGD Gelderland-Zuid (GGDGZ) is een goede onderlinge samenwerking letterlijk van levensbelang. Beide organisaties werkten echter nog met verouderde IT-systemen. Om overal veilig samen te kunnen werken, schakelden zij I-Experts in. Wij richtten een moderne digitale werkplek in en zorgden voor een soepele overgang voor de medewerkers. Mark Mulder, functioneel beheerder kantoorautomatisering bij GGDGZ, vertelt over de succesvolle overstap naar de nieuwe werkomgeving.

 

Transitie naar digitale werkplek in de cloud

VRGZ en GGDGZ opereren in een dynamisch werkveld waarin veiligheid en gezondheid de hoogste prioriteiten zijn. Niet alleen de onderlinge samenwerking moet vlekkeloos verlopen; er wordt ook nauw samengewerkt met allerlei andere instanties. Dat vraagt om gestroomlijnde werkprocessen, duidelijke en goed vindbare documentatie en moderne ICT-oplossingen.

“Het is voor onze organisaties ontzettend belangrijk dat iedereen gemakkelijk digitaal kan samenwerken en communiceren. En dat altijd, overal en vanaf ieder apparaat. Onze oude IT-omgevingen boden daarvoor onvoldoende mogelijkheden. Dat was een van de redenen om van Citrix over te stappen naar een cloud-gebaseerde IT-omgeving. De inrichting van een digitale werkplek en online dataopslag op basis van Microsoft 365 en SharePoint vormde een onderdeel van deze transitie”, vertelt Mark Mulder.

 

Microsoft 365 vraagt om de juiste keuzes

“Onze vaste ICT-leverancier heeft I-Experts als partner ingeschakeld voor de technische inrichting van het Microsoft-gedeelte. Dit was een omvangrijk project waarvoor we zelf te weinig kennis en expertise in huis hadden”, licht Mulder toe. “I-Experts heeft voor ons een toekomstbestendig plan opgesteld dat volledig aansluit bij onze strategische doelen en specifieke behoeften. Omdat Microsoft 365 veel verschillende applicaties en ontelbare functionaliteiten telt, is het maken van de juiste keuzes heel belangrijk. En dat is juist waar I-Experts heel goed in is.

De mensen van I-Experts weten niet alleen alles van Microsoft, maar ook hoe je de verandering voor medewerkers zo makkelijk mogelijk maakt. De projectleider van I-Experts wist onze wensen direct heel goed in kaart te brengen; bovendien werd er ook gekeken hoe onze processen optimaal ondersteund konden worden en welke projectbegeleiding we nodig hadden.”

 

Soepele overgang zonder verstoringen

Zeker bij VRGZ en GGDGZ, waar soms iedere minuut telt, is continuïteit een belangrijke voorwaarde. Het was daarom essentieel dat de datamigratie naar de nieuwe digitale werkplek zonder verstoringen verliep. Bovendien moesten alle medewerkers direct goed met Office 365 en SharePoint uit de voeten kunnen. En dat was in een organisatie met ruim 2.000 medewerkers geen kleine opgave!

“Onze medewerkers hebben over het algemeen weinig affiniteit met computers en techniek. Ze willen gewoon goede zorg kunnen verlenen. Digitaal werken mag daarom niet ingewikkeld zijn”, licht Mulder toe. “Het nieuwe SharePoint-platform werkt echter heel anders dan de bekende netwerkschijf. Gelukkig had I-Experts ook daarvoor een hele goede oplossing. Met de door hen ontwikkelde FileExplorer, die lijkt op een Windows-verkenner, kunnen we alle bestanden snel terugvinden in een vertrouwde mappenstructuur binnen SharePoint.

Ook dankzij de goede trainingen, inloopsessies en begeleiding van I-Experts is de overgang voor de medewerkers heel soepel verlopen. Iedereen kon vanaf de eerste dag gewoon verder met het werk. I-Experts heeft onder andere key-users getraind die de andere collega’s op de werkvloer konden helpen. Onze ICT-servicedesk werd daardoor ontlast en kon zich met kerntaken blijven bezighouden. Ook de inloopsessies die I-Experts organiseerde, hebben we als zeer prettig ervaren.”

 

Ondersteuning in de volgende fase

VGRZ en GGDGZ zijn in december 2019 overgegaan naar de nieuwe werkomgeving. Nu werken ze vooral aan verdere optimalisering en finetuning. Mulder: “Daarvoor kunnen we nog steeds terecht bij I-Experts. We kloppen graag bij ze aan voor Microsoft-vraagstukken waar wij of onze ICT-leverancier niet uitkomen. Op ons verzoek heeft I-Experts bijvoorbeeld het aanmaken van project- en teamsites in Sharepoint zoveel mogelijk geautomatiseerd. Dat scheelt een hoop handmatige handelingen voor onze functioneel beheerders en bespaart dus veel kostbare tijd.

Daarnaast moesten we door de corona-uitbraak het werk vrij plotseling nog verder digitaliseren. I-Experts heeft toen samen met ons heel snel Microsoft Teams ingericht en geïmplementeerd. We gebruiken Teams nu voornamelijk voor online vergaderen en webinars, en om digitaal samen te kunnen werken met externe partners. Maar Microsoft Teams brengt eigenlijk alles bij elkaar, dus we gaan het gebruik van Teams en de integratie met SharePoint nog verder uitrollen zodra het weer wat rustiger is. I-Experts heeft ons geleerd hoe we de benodigde migraties van onze SharePoint teamsites naar Teams zelf kunnen uitvoeren.”

 

Keuze voor I-Experts was gouden greep

“De keuze voor I-Experts is echt een gouden greep geweest”, concludeert Mulder. “We zijn heel erg tevreden over de samenwerking. Ze snappen wat we willen en nodig hebben en komen met hele goede adviezen. Het is een zeer deskundige en betrokken partner die met je meedenkt en bekijkt wat de beste oplossing is voor jouw organisatie. Je merkt aan alles dat ze verstand van zaken hebben en gemotiveerd zijn om het best mogelijke product neer te zetten. Ook de korte lijnen, het snelle schakelen, de daadkrachtige aanpak en de goede communicatie zijn voor ons heel waardevol. Dat levert ons echt tijdwinst op. Ik kan I-Experts dan ook van harte aanbevelen.”

 

Over VRGZ-GGDGZ

Veiligheidsregio Gelderland-Zuid werkt samen met veertien gemeenten, politie en diverse lokale, regionale en landelijke partijen aan het voorkomen en bestrijden van rampen en crises. Ook biedt de VRGZ snelle en goede geneeskundige hulpverlening en brandweerzorg. GGD Gelderland-Zuid heeft als hoofdtaak het beschermen, bewaken en bevorderen van de gezondheid van de inwoners van die veertien gemeenten. Dit doet zij in samenwerking met inwoners en partners in de zorg, onderwijs, welzijn en veiligheid.

 

Wil je ook optimaal samenwerken?

Het inrichten van een veilige en goed toegankelijke digitale werkplek met de nieuwste technologieën van Microsoft Office 365 maakt optimaal samenwerken mogelijk. Meer weten? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.

Kennismaken

Ik ontdek graag waarmee wij jouw organisatie kunnen helpen. Vul het onderstaande formulier in, dan plannen we een afspraak!

New call-to-action
Scroll naar top