Succesvolle datamigratie Leger des Heils met RAM-IT en I-Experts
De uitdaging
Medewerkers van het Leger des Heils hadden steeds meer moeite om bij de juiste data te komen. De bestaande IT-infrastructuur bood onvoldoende ondersteuning, waardoor samenwerken omslachtig en tijdrovend werd. Documenten waren vaak verspreid opgeslagen en het was lastig om overzicht te houden. Dit maakte het dagelijkse werk voor veel teams onnodig complex. Er was daarom behoefte aan een moderne omgeving die de organisatie beter zou ondersteunen en waarmee medewerkers hun werk effectiever konden uitvoeren.
De oplossing
RAM-IT en I-Experts hebben de oude omgeving vervangen door een moderne TOS-omgeving met Microsoft Teams, OneDrive en SharePoint. Door het gebruik van persona’s in M365-groepen zijn toegangsrechten eenvoudiger te beheren en sluit de omgeving beter aan bij verschillende rollen binnen de organisatie. Daarmee is de nieuwe werkomgeving niet alleen technisch up-to-date, maar ook veel gebruiksvriendelijker voor de medewerkers die er dagelijks mee werken. Dat maakt samenwerken overzichtelijker en zorgt voor meer grip op informatie.
RAM-IT beheert al langere tijd de IT-omgeving van het Leger des Heils en schakelde I-Experts in als specialist voor de technische inrichting en de datamigratie. De organisaties hebben eerder samengewerkt, waardoor er wederzijds vertrouwen was en de samenwerking soepel verliep.
Het project
Tussen april en december 2024 hebben Daan van Manen (I-Experts) en Mustapha Bouazza (RAM-IT) de migratie uitgevoerd. Er is bewust gekozen voor een stapsgewijze aanpak: van inventarisatie en ontwerp tot inrichting, governance(plan) en implementatie. De data is eerst overgezet naar Azure en daarna naar SharePoint en OneDrive. Door deze tussenstap kon gecontroleerd gewerkt worden en bleef de continuïteit gewaarborgd. De migraties vonden gefaseerd plaats, soms overdag maar ook ’s avonds en ’s nachts, zowel doordeweeks als in het weekend. Op die manier konden medewerkers zonder grote onderbrekingen doorwerken.
Daan licht toe: “We hebben elke stap in de migratie zorgvuldig voorbereid in samenwerking met het Leger des Heils en RAM-IT. Van inventarisatie, ontwerp, inrichting, governance(plan) en implementatie tot en met het migratieplan en de uitvoering hiervan. We hebben de data eerst overgezet naar Azure en vervolgens naar SharePoint en OneDrive. Het Leger des Heils heeft het mapping sheet hiervoor aangeleverd.”
Mustapha: “We hebben alle afdelingsdata, groepsdata en persoonlijke data van lokale servers gemigreerd naar een 100% Azure Cloud, onafhankelijk van netwerkschijven. Data delen en samenwerken is voor de medewerkers nu veel eenvoudiger geworden.”
Adoptie en resultaat
De overstap betekende voor veel medewerkers een compleet nieuwe manier van werken. Waar men voorheen afhankelijk was van netwerkschijven en lokale opslag, is er nu één centrale omgeving waarin alle informatie beschikbaar is. Ondanks deze verandering was er weinig nazorg nodig. Het Leger des Heils heeft de adoptie grotendeels zelf verzorgd, met duidelijke uitleg en eigen interne communicatie. De organisatie merkt nu dagelijks de voordelen: data is beter toegankelijk, documenten zijn eenvoudiger terug te vinden en samenwerken verloopt vlotter. Ook het beheer is overzichtelijker geworden. De persona’s in M365-groepen maken het mogelijk om toegangsrechten en mapping goed te organiseren, voor zowel nieuwe medewerkers als medewerkers die van rol veranderen of de organisatie verlaten. Het governanceplan dat in dit traject is opgesteld, werkt in de praktijk uitstekend en zorgt voor blijvende structuur.
Samenwerking en afronding
De samenwerking verliep open en eerlijk, met de juiste mensen op de juiste plekken. Regelmatig overleg en korte lijnen zorgden ervoor dat vraagstukken snel werden opgelost en dat alle betrokkenen goed op de hoogte bleven. Naarmate het project vorderde, werd de samenwerking steeds hechter en het proces soepeler. Uiteindelijk is het project begin december 2024 succesvol afgerond, binnen de geplande termijn. Daarmee beschikt het Leger des Heils nu over een moderne, toekomstbestendige werkomgeving die medewerkers helpt hun werk efficiënter uit te voeren en eenvoudiger samen te werken.
Onze blogs
Blijf voorop met onze blogs over digitale transformatie
Blijf op de hoogte van de nieuwste trends in technologie, AI en digitale transformatie. Ontdek praktische tips, inzichten en strategieën om jouw organisatie slimmer, efficiënter en toekomstbestendig te maken met moderne oplossingen.
Alles wat je moet weten over SharePoint als intranet
Als je ooit hebt gedacht: “Hoe kan ik alle communicatie, documenten en samenwerking binnen mijn organisatie op een centrale plek krijgen?
Dé ultieme Microsoft Copilot handleiding
De toekomst van AI-gedreven kantoorautomatisering is aangebroken met de introductie van Microsoft Copilot.
Slim werken met Power Apps: Alles wat je moet weten
Leer hoe je slim werkt met Power Apps: automatisering, maatwerkapplicaties en integraties voor efficiënte bedrijfsprocessen.
