Gooise Meren digitaliseert vluchtelingenregistratie met Power App binnen drie maanden

Mark Mulder, informatiemanager bij de gemeente Gooise Meren (ruim 60 000 inwoners), kreeg samen met het team Data, Innovatie en Informatie de opdracht de registratie van vluchtelingen te moderniseren. De werkwijze leunde op logge Excelbestanden en bood weinig overzicht. Omdat Gooise Meren het ‘Microsoft tenzij’ principe volgt, lag SharePoint als centrale opslag voor de hand. Om zonder extra licentiekosten verbanden te leggen en invoerfouten te voorkomen, werd voor een Canvas Power App gekozen: een gestroomlijnde, afgeschermde invoeromgeving die gebruikers moeiteloos door het proces leidt. Door eerdere samenwerking bij GGD/Veiligheidsregio Gelderland Zuid kende Mark de consultants van I-Experts al. Samen met Power Platform specialist Ludo Alferink startte hij bewust klein: data vastgelegd in SharePoint lijsten met een Power Apps schil eromheen. Een paar schetsen groeiden in drie maanden uit tot een werkende applicatie die in het voorjaar van 2024 live ging.

Begin klein

De Opvanglocaties app is zo ontwikkeld dat de eerste versie het basisproces kon afvangen. Na de livegang van deze versie is doorontwikkeld op overige functionaliteiten. Door eerst het basisproces te stroomlijnen, konden de Excelbestanden direct verdwijnen. Belangrijk is om voortdurend met gebruikers in gesprek te blijven: welke wensen zijn essentieel, welke kunnen later? Vaak blijkt een compacte scope al een grote stap in digitalisering.

Anders dan voorheen

Vroeger beheerde Gooise Meren meerdere Excel-lijsten en waren de bijbehorende documenten verspreid over verschillende locaties. Overzicht ontbrak. In de nieuwe app zijn alle kernfunctionaliteiten gebundeld: invoeren, opslaan en opvolgen. Dat levert de gebruikers niet alleen tijdswinst op, maar vooral direct inzicht. Bij elke dagstart openen zij de app, zien de openstaande acties en weten meteen wat hen te doen staat. Zo is de grootste wens – ‘geen uitdraaien op papier meer’ – ingelost.

Samenwerking

Door een gezamenlijke Teamschat aan te maken waren de lijntjes tijdens de ontwikkeling kort en kon er snel geschakeld worden bij nieuwe wensen of vragen over de werking van de app. Opvallend voor Gooise Meren was dat het snel kunnen schakelen met de persoon die het werk daadwerkelijk uitvoert en de eindoplossing bouwt, niet vaak voorkomt. Hierdoor was de doorlooptijd van de oplossing relatief kort. Beloftes werden nagekomen en ook afgesproken deadlines werden gehaald; dit komt helaas niet bij alle leveranciers voor.

“Als je iets belooft, dan kom je het ook na. Dat zie je niet vaak: zo dicht bij de programmeur zitten is uniek.” – Mark Mulder

Zo kon elke vraag snel beantwoord of al dezelfde middag verwerkt zijn – een feedbacklus die klassieke sprint vertragingen overbodig maakte. Door klein te beginnen bleef het overzicht én het budget beheersbaar.

“Gebruikers denken altijd dat ze heel veel nodig hebben, maar in de praktijk is dat vaak helemaal niet zo.”

Nieuwe wensen – notities per bewoner, acties, bestanden toevoegen, rolgebaseerde rechten – werden pas ingericht zodra de praktijk erom vroeg. Omdat het fundament erop voorbereid was, waren de aanvullingen gemakkelijk te ontwikkelen. Met de ontwikkeling van de Opvanglocaties app is de gebruikerstevredenheid verhoogd en is er meer rust ontstaan doordat de data gemakkelijk inzichtelijk en uptodate is. Collega’s waren verrast hoe snel en zonder weerstand alle gebruikers de nieuwe werkwijze omarmden.

Hoe voelde het om het project afgerond te zien worden?

Het mooie is dat het project nog niet afgerond is. Doordat we met een basisoplossing begonnen zijn en de wensen en softwareontwikkeling nooit stilstaan, is er in de toekomst altijd ruimte voor doorontwikkeling. De gebouwde software moet blijven aansluiten bij de veranderende vraag van de gebruikers. Ook behoudt Gooise Meren zelf het eigenaarschap over de data die in de app gegenereerd wordt. Gooise Meren gebruikt de vastgelegde data om eigen Power BI‑rapportages te bouwen die inzicht geven in bezetting en doorlooptijd. Het mooie van werken binnen het Power Platform is dat oplossingen zonder directe impact op de productie app doorontwikkeld kunnen worden, getest worden en de wijzigingen vervolgens in productie gebracht kunnen worden zonder dat de gebruikers hier hinder van ondervinden. Hiervoor passen we binnen het Power Platform ‘ALM’ (Application Lifecycle Management) toe.

Gemeenten met een vergelijkbare uitdaging

De oplossing voor gemeente Gooise Meren is zo gebouwd dat met een relatief kleine investering van tijd de oplossing ook voor andere gemeenten ingezet kan worden. De oplossing zal via GitHub aangeboden worden zodat andere gemeenten ook kunnen profiteren van de gebouwde oplossing om meer grip te krijgen op de administratie van vluchtelingen opvanglocaties.

Resultaten die blijven groeien

Daardoor verloopt het overdrachtsmoment aanzienlijk sneller: collega’s openen simpelweg de app in plaats van naar bestanden te zoeken. Met de data in eigen beheer kan het team direct managementinformatie tonen, zonder extra tooling. Zo is de app geen afgesloten maatwerkdoos maar een levend onderdeel van het digitale landschap.

Huidig gebruik

Ruim een jaar later is de app nog steeds het hart van het opvangproces, terwijl continue verbetering en het via GitHub beschikbaar stellen de weg vrijmaken voor duurzame schaalbaarheid naar andere gemeenten.

De waarde voor I-Experts

I-Experts bewijst het traject dat hun credo “Let’s connect together and innovate with a smile” geen losse slogan is, maar een werkwijze waarin menselijk contact de motor vormt van de technologie.