Adoptie

Om succesvol te zijn met nieuwe technologie is het belangrijk dat deze aansluit bij de behoeften van jouw organisatie. Het introduceren van nieuwe ICT-oplossingen en tools is bij ons nooit een doel op zich. We bespreken bij de implementatie van een Social Intranet allereerst wat je uitgangssituatie is en waar je naartoe wilt. Vervolgens helpen we je om de juiste keuzes te maken om deze doelen te bereiken.

Home » Diensten » Social Intranet » Adoptie

Adoptieproces

Gebruikersadoptie kunnen we omschrijven als een proces waarin gebruikers met een nieuw systeem leren werken dat uiteindelijk betere resultaten zal opleveren. Het is belangrijk om te zorgen dat die nieuwe manier van werken blijft aansluiten bij de veranderende behoeften van jouw medewerkers. De implementatie van een nieuw Social Intranet vereist dan ook een andere werkwijze van de eindgebruiker. Van nature heeft de mens moeite met veranderingen. Daarom is het zo belangrijk om je medewerkers mee te nemen in het implementatieproces van een Social Intranet. Want succesvol digitaal samenwerken kan alleen als de basis op orde is.

Microsoft Gold Partner

Als Microsoft Gold Partner zijn wij als geen ander op de hoogte van de vele mogelijkheden die Microsoft te bieden heeft. Alle oplossingen zijn erop gericht om digitaal samenwerken mogelijk te maken. En dat op een volledig geïntegreerde manier: alle tools en applicaties zijn optimaal op elkaar afgestemd. Het is onze ervaring dat Microsoft de juiste oplossing heeft voor iedere organisatie en situatie. Het maken en implementeren van de juiste keuzes kan echter een uitdaging zijn en daar kunnen wij jou en alle medewerkers bij helpen. Microsoft laat namelijk alles goed op elkaar aansluiten en dit faciliteert digitaal samenwerken. Met onze adoptie technieken zorgen wij er samen voor dat medewerkers dit dan ook gemakkelijk kunnen doen.

Maatwerk

Het kan blijken dat je naast de beschikbare standaardoplossingen behoefte hebt aan een gedeelte maatwerk. Bijvoorbeeld om een applicatie net iets gebruiksvriendelijker en aantrekkelijker te maken voor jouw medewerkers. Ook dan zijn wij de juiste partner. Wij denken altijd met je mee om digitaal samenwerken nog gemakkelijker en (kosten)efficiënter te maken voor jouw bedrijf.

Het ADKAR model

Dit model is een goed hulpmiddel om veranderingen in organisaties te realiseren en nieuwe samenwerkingsmethodes te implementeren. Met het doorlopen van de onderstaande vijf stappen neem je je medewerkers mee in het ‘waarom’ en de voordelen van een nieuw Social Intranet. Je helpt hen op weg met het aanleren van nieuwe kennis en vaardigheden. Monitor je het implementatieproces en stuur bij waar nodig.

Tips om de implementatie te verbeteren

Er zijn veel manieren om adoptie van het Social Intranet tot stand te brengen en te versnellen. Het is slim om hiervoor een plan op te stellen. Adoptie van een nieuw systeem valt én staat met de gebruiker, dus de mens moet centraal staan.

Onze 7 tips om de implementatie van een Social Intranet te verbeteren:

1. Betrek je medewerkers vanaf het begin bij het project.

Deel je visie op het nieuwe werken. Vraag wat zij nodig hebben om hun werk optimaal te kunnen doen en welke functionaliteiten zij missen in de huidige werkwijze. Je kunt hun suggesties meenemen in de keuze voor een tool.

2. Start met een kleine groep representatieve key-users.

Dit team bestaat uit medewerkers uit de gehele organisatie. Eindgebruikers hebben namelijk verschillende behoeften voor een Social Intranet. De key-users zijn nauw betrokken bij de keuze voor de nieuwe software. Betrek hen ook bij het opstellen van je adoptieplan.

3. Stel een roadmap op voor de implementatie.

Nu duidelijk is welke behoeften er zijn vanuit de eindgebruikers en welke tool daarop aansluit, kun je een roadmap maken. Hierin staat het verloop van het implementatieproces, welke functionaliteit prioriteit heeft en de tijdlijn.

4. Communiceer continu over het nieuwe Social Intranet.

Maak de nut en noodzaak van het nieuwe systeem duidelijk, zodat medewerkers ontdekken wat specifiek voor hén de voordelen zullen zijn. Hierdoor neem je weerstand weg. Zorg dat je medewerkers er niet omheen kunnen. Hang posters op, verstuur regelmatig een e-mail met nieuws en tips en organiseer een feestelijke aftrap wanneer het Social Intranet in gebruik wordt genomen.

5. Zoek ambassadeurs van voor Social Intranet vanuit elke laag en afdeling van de organisatie.

Zo zorg je ervoor dat deze kleine groep early adopters een goede afspiegeling is van het bedrijf. Zij vinden de nieuwe technologie interessant en zijn enthousiast. Zet deze medewerkers in als ambassadeurs van de nieuwe tooling. Zij kunnen andere medewerkers overtuigen van het nut van het nieuwe systeem en ze ondersteunen in het gebruik ervan.

6. Train je medewerkers.

Om het Social Intranet te leren kennen en er vertrouwd mee te raken, kun je medewerkers op verschillende manieren ondersteunen. Denk aan klassikale trainingen, maar ook webinars, chatbots en vragenuurtjes helpen je medewerkers verder. Laat iedereen experimenteren met de nieuwe software en stem je trainingen af op de behoeften van je organisatie en eindgebruikers.

7. Deel de eerste ervaringen.

Wanneer medewerkers aan de slag gaan met het Social Intranet, ervaren ze al snel enkele voordelen. De onderlinge samenwerkingen die met ketenpartners is bijvoorbeeld gemakkelijker en medewerkers zijn minder tijd kwijt aan e-mailen en het zoeken van informatie. Door deze positieve ervaringen te communiceren, maak je ook de achterblijvers enthousiast voor het nieuwe systeem!