Supercharge je samenwerking met gedeelde kanalen in Teams

Net als zoveel bedrijven heb je waarschijnlijk ook Teams in de schoot geworpen gekregen toen de noodzaak ontstond om op afstand samen te werken. Je waande je een avonturier in de wildernis van videovergaderingen, op zoek naar die ene magische knop om jezelf in een aardappel te veranderen.  

Maar laten we eerlijk zijn, we waren allemaal een beetje verdwaald in de virtuele wereld van Teams, waar chatgesprekken eindeloos leken en emoji’s de enige bekende levensvormen waren. Soms voelde het alsof vergadertijd vervaagde en elke dag hetzelfde leek. Maar ondanks de bizarre avonturen en de functies die we nooit begrepen, heeft Teams ons geholpen om samen te werken op afstand.   

We baanden ons een weg door de vele mogelijkheden en zochten naar verschillende manieren om het programma voor ons te laten werken, ook als het een omweg nodig had.  

Het resultaat? Wildgroei.  

Zo zien we dat het meest in voorbeelden wanneer mensen moeten samenwerken met één of een aantal collega’s. De rest van het team hoeft niet per se mee te kijken of betrokken te zijn. Om in die behoefte te voorzien maak je al snel een privékanaal aan. Hartstikke handig, toch? De communicatie en bestanden zijn afgeschermd en alleen de toegevoegde leden hebben toegang tot de inhoud. Klinkt in eerste instantie als een perfecte oplossing.  

Maar, een privékanaal is per definitie een onderliggend kanaal van het hoofdteam. En om dus lid te zijn van dat privékanaal, ben je dan automatisch lid van het bovenliggende team.  

Zoals in deze voorbeeldsituatie:  

 Marjolein is onderdeel van het HR-team, ze heeft in haar persoonlijke Teams-omgeving toegang tot het algemene team, net als de rest van de organisatie, én het specifieke HR-team. Samen met Gerard van de financiële administratie organiseert ze een surpriseparty voor een collega die binnenkort met pensioen gaat. Ze maakt een privékanaal aan onder het HR-team en wil Gerard uitnodigen om daar samen te brainstormen, plannen, offertes en bestanden op te slaan en het feestje verder vorm te geven.  

Voordat Gerard dan toegang heeft tot dit privékanaal, moet hij eerst toegang krijgen tot het HR-team. Maar daar staan ook een heleboel documenten waar hij niets in te zoeken heeft, en geen toegang toe zou mogen hebben.  

Als Gerard toch toegang krijgt is een vertroebelde Teams omgeving met machtigingen bij mensen die deze niet horen te hebben het resultaat. Dat levert op haar beurt een grotere kans op datalekken en andere veiligheidsrisico’s. Dat moet anders kunnen, toch? 

Omwegen verzinnen

Om de veiligheidsrisico’s te voorkomen worden er nogal eens wat omwegen verzonnen. Bijvoorbeeld door het aanmaken van een heel nieuw team, met alleen de mensen die nodig zijn voor het project.  

Het resultaat hiervan zijn allerlei rondzwervende teams met een beperkt aantal leden. Die ooit een keer voor een project zijn gebruikt, maar nu ruimte opnemen en zorgen voor vertroebeling van de Teams omgeving. En dat terwijl er na het project vaak weinig tot geen activiteit is in deze teams. 

Daarnaast zit er ook een maximum aan het aantal privékanalen in één team, dat is door Microsoft beperkt tot 30. Dat is een limiet waar je al snel aan zit in een middelgrote tot grote organisatie. Zonde als je wel écht een privékanaal nodig hebt.  

De oplossing is er

Microsoft zou Microsoft niet zijn als ze hun best niet deden om dit soort problemen op te lossen. En dat hebben ze gedaan! Ze introduceerden namelijk de nieuwe feature ‘gedeelde kanalen’ in MS Teams. Een nieuw type kanaal in Teams dat je naast standaard en privé kanalen kan gebruiken.  

 Gedeelde kanalen zijn toegankelijk voor personen of teams die jij eraan verbindt. De personen die je toevoegt aan deze kanalen hoeven geen lid te zijn van het bovenliggende Team. Dat kan zowel een collega zijn, maar ook een externe persoon waar je mee samenwerkt. Als we kijken naar het eerder beschreven voorbeeld van Gerard en Marjolein kan dat bijvoorbeeld ook de cateraar of de DJ zijn die ze regelen voor het feestje.  

 Een ideale oplossing voor projectmatig werken met mensen binnen en buiten je organisatie. (Let op, dit moet wel toegestaan zijn binnen de beveiligings-settings van jouw organisatie). Handig om wildgroei tegen te gaan, de samenwerking te versterken én de veiligheid in acht te nemen.  

Gedeelde kanalen kunnen gemaakt worden door de eigenaren van het team. Door op de drie puntjes naast het team te klikken en ‘kanaal toevoegen’ te selecteren. In de privacy settings kies je dan voor gedeeld kanaal. En dat is het! Vervolgens kunnen er op de bekende intuïtieve manier extra leden worden toegevoegd.