Microsoft Teams Tips

Gratis demo - I-Experts

Microsoft Teams staat nooit stil, net als de behoeften van gebruikers en de vereisten van wetgevers. Ook maakt de techniek steeds meer mogelijk. Om die redenen zijn de best practices van Microsoft Teams ook niet statisch, maar aan verandering onderhevig. I-Experts is een Microsoft Gold Partner en dus een betrouwbare bron en autoriteit wanneer het gaat om de nieuwste Microsoft Teams tips.     

In dit blog geven we een aantal Microsoft Teams tips die onze I-Experts consulenten graag willen delen. Door deze Microsoft Teams tips toe te passen kunnen zowel de organisatoren van Teams meetings als reguliere gebruikers meer halen uit hun Teams ervaring. Hierdoor gaat de kwaliteit van vergaderen en dus samenwerken omhoog.   

Download de gratis whitepaper!

Wat zijn de Social Intranet trends van 2022?​

De evolutie van het Social Intranet staat nooit stil, daarom hebben we de 10 belangrijkste trends en ontwikkelingen van 2022 voor je op een rij gezet!

Microsoft Teams Tips: organisatoren

Organisatoren van Teams meetings hebben veel (nieuwe) features tot hun beschikking. Wij zullen hier een aantal nieuwe features aanstippen en toelichten hoe een organisator deze het beste kan toepassen. Onze Microsoft Teams tips zijn dus bedoeld om de gebruikerservaring en samenwerking binnen organisaties te verbeteren. 

 

Deelnemers ‘reassignen’ in breakout-rooms. 

Organisatoren hebben sinds kort de mogelijkheid deelnemers in breakout-room te ‘reassignen’, oftewel opnieuw in te delen. Ook wanneer de breakout-rooms al geopend zijn en deelnemers reeds een ruimte bezetten. Met behulp van breakout-rooms in Microsoft Teams kan de organisator deelnemers in een Teamsvergadering opdelen in kleinere (sub)groepen. Hierdoor hebben de organisatoren van een meeting de regie in handen m.b.t. de deelnemers. Immers, wanneer deelnemers zich in de verkeerde breakup-room bevinden kan de organisator deze gemakkelijk een nieuwe ruimte toewijzen. 

De breakup-room die de deelnemer toegewezen krijgt is permanent, tenzij de organisator van de vergadering ervoor kiest deze te wijzigen. Toewijzingen blijven dus bestaan, ook voor de volgende sessies en terugkerende vergaderingen. Zodoende hoeven organisatoren hun toewijzingen niet te herhalen. 

Stel een Timer in Bepaal de duur als organisator van breakout-sessies door de timer voor de breakout-ruimte in te stellen. Dat doe je via  de instellingen. De timer is zichtbaar voor de deelnemers, telt de resterende tijd in de ruimte af en waarschuwt deelnemers 60 seconden vanaf het moment dat de breakout-sessie wordt afgesloten. Zodra de timer is verstreken, worden de breakout-ruimten automatisch gesloten en keren de deelnemers terug naar de hoofdvergadering alsautomatisch verplaatsen‘ is ingeschakeld.

Als automatisch verplaatsen is uitgeschakeld, wordt er ook een pop-up weergegeven waarmee deelnemers kunnen beslissen of ze teruggaan naar de hoofdvergadering of de verbinding willen verbreken. 

 

Maak gebruik van de Breakout-room managers support 

Breakout-room managers support biedt de organisator veel ondersteuning voor het beheren van breakout-rooms. Met managers support kan de organisator het beheer van breakout-rooms uitbreiden tot maximaal 10 presentatoren tijdens een vergadering. Op dit moment kunnen alleen presentatoren worden aangesteld door de organisator. Hoewel slechts één presentator tegelijk de leiding kan nemen per breakout-room, kan de aangewezen presentator van de breakout-room tijdens vergaderingen wel verschillende taken uitvoeren, zoals: 

  • Breakout-rooms toevoegen/verwijderen 
  • Breakout-rooms openen/sluiten 
  • Gebruikers opnieuw toewijzen aan breakout-rooms 
  • Aankondigingen verzenden 
  • Breakout-rooms opnieuw aanmaken 
  • Timers instellen 
  • Andere breakout-rooms-instellingen aanpassen 
  • Deelnemen aan open ruimtes 
  • Gebruikers aan breakout-rooms toewijzen 

Microsoft Teams Tips: gebruikers

Ook gebruikers van Teams-meetings hebben veel (nieuwe) features tot hun beschikking. Wij zullen een aantal Microsoft Teams tips toelichten waarmee medewerkers een fijne en persoonlijkere ervaring hebben tijdens het vergaderen via Teams.  

Een van de belangrijkste Microsoft Teams Tips is dat alle medewerkers hun eigen voorkeuren instellen. In plaats van instellingen tijdens een vergadering reactief aan te passen, is het verstandig de vergader-opties te gebruiken om op de gewenste manier te beginnen. Dat zorgt voor een veel rustigere en prettigere vergadering.  

Denk bijvoorbeeld aan het proactief instellen van de microfoon en camera. Dus standaard uitzetten bijvoorbeeld. Dat is handig wanneer een medewerker inlogt en eigenlijk nog met randzaken bezig is. Door de camera en microfoon standaard uit te schakelen worden gênante momenten voorkomen. Ook is dit met name handig tijdens deelname aan een whiteboard sessie wanneer het nodig is voor langere tijd geconcentreerd te luisteren.  

Wat ook prettig proactief in te stellen is, is dat bellers die binnenkomen bij iemand voorafgegaan worden door een aankondiging. Ook is het mogelijk vergaderingen automatisch op te nemen zodat deze later terug te kijken zijn. Wanneer deze opties eenmaal goed doorgenomen en ingesteld zijn hebben medewerkers daar langere periode baat bij. En het is een kleine moeite.   

Om de voorkeuren aan te passen gaat de gebruiker eerst naar de Teams “Kalender” om daar vervolgens “vergadering” te selecteren. Klik vervolgens rechtsboven op de pagina op “vergaderopties” en er verschijnt een pop-upvenster met allerlei opties. Dit is tevens te openen in de Outlook-agenda door “vergaderopties” te vinden onder het tabblad “vergadering”. Houd er wel rekening mee: sommige standaardinstellingen voor vergaderopties zijn ingesteld door de IT-afdeling en kan de gebruiker niet zelf wijzigen. 

Download de gratis whitepaper!

Wat zijn de Social Intranet trends van 2022?​

De evolutie van het Social Intranet staat nooit stil, daarom hebben we de 10 belangrijkste trends en ontwikkelingen van 2022 voor je op een rij gezet!

Duurzaamheid  

Duurzaamheid is een begrip wat op verschillende manieren gebruikt kan worden. Maar op welke wijze het ook gebruikt wordt, I-Experts zet zich in voor duurzaamheid. De eerste betekenis van duurzaamheid heeft betrekking op de milieuvoetafdruk van organisaties. Gelukkig denkt Microsoft Teams daar ook zo over, want Teams kan nu tot wel 50% minder energie verbruiken tijdens meetings door nieuwe technologieën toe te passen. 

Waarom is dit belangrijk? Ten eerste natuurlijk omdat het goed is voor het milieu. Maar het zorgt ook voor lagere energiekosten. De belasting van de hardware van een organisatie wordt verminderd. En door minder energieverbruik wordt de consistentie en efficiëntie van Teams-vergaderingen verbetert.  

Training en adoptie hebben ook een sterke relatie met het begrip duurzaamheid. Wanneer organisaties Microsoft Teams op een juiste manier adopteren en de gebruikers goed  trainen is een duurzame ingebruikname van Teams veel waarschijnlijker. I-Experts richt zich naast implementatie eveneens op training en adoptie. 

Onze #ExpertsTogether aanpak

I-Experts is een betrouwbare Microsoft Gold Partner en informeert jouw organisatie graag naar alle Microsoft Teams tips geschikt voor jouw organisatie en de best practices m.b.t. het werken met Teams. Daarom is het belangrijk een gesprek met ons aan te gaan. Want elke organisatie heeft zijn eigen wensen en vereisten. Wij kunnen jou adviseren van implementatie tot training en adoptie van Teams. 

I-Experts weet dat met de juiste training en adoptie jouw organisatie optimaal ondersteund wordt. Daarmee wordt jouw organisatie efficiënter en werken de medewerkers beter samen. Schroom dus niet om infomratie bij ons in te winnen zodat jouw organisatie de beste keuzes kan maken voor zichzelf. 

Wacht niet langer en neem contact met ons op. We helpen je graag!

Microsoft Power BI

Microsoft Power BI, zo wordt jouw bedrijf datagedreven

De Microsoft Power BI tool is een interactieve, slimme software die het management en je collega’s helpt om de al in het bedrijf aanwezige data, ofwel business intelligence, vanuit verschillende bronnen te analyseren en te verwerken in een begrijpelijk visueel overzicht op interactieve dashboards.

Lees verder »
5 Tips voor een goede start na jouw vakantie

5 Tips voor een goede start na jouw vakantie

Het is helaas weer zo ver, de zomer is bijna ten einde en iedereen is weer terug van vakantie. De out-of-office gaat uit, agenda weer aan, tijd om aan de slag te gaan. Jij en je collega’s zijn helemaal uitgerust. Misschien zelfs zo uitgerust dat je niet gelijk in de werkmodus komt. Hoe is dat bij jou? Kom jij weer goed in je werkritme en weet je de juiste prioriteiten te stellen? Met deze tips begin je na de vakantieperiode weer top aan je werk. 

Lees verder »
Succesvol implementeren

Succes met adoptie

Steeds meer organisaties zien het belang in van adoptie. En toch maken we het nog wel eens mee: IT-managers die nieuwe technologie met een ‘big bang’ aanpak ‘over de schutting gooien’. Dat heeft meer weg van installeren dan van implementeren. Met ons groeimodel ondersteunen we organisaties bij de groei van de digitale volwassenheid.

Lees verder »
Scroll naar top