Microsoft Teams Tips

Organisatoren van Teams meetings hebben veel (nieuwe) features tot hun beschikking. Wij zullen hier een aantal nieuwe features aanstippen en toelichten hoe een organisator deze het beste kan toepassen. Onze Microsoft Teams tips zijn dus bedoeld om de gebruikerservaring en samenwerking binnen organisaties te verbeteren. 

Deelnemers ‘reassignen’ in breakout-rooms. 

Organisatoren hebben sinds kort de mogelijkheid deelnemers in breakout-room te ‘reassignen’, oftewel opnieuw in te delen. Ook wanneer de breakout-rooms al geopend zijn en deelnemers reeds een ruimte bezetten. Met behulp van breakout-rooms in Microsoft Teams kan de organisator deelnemers in een Teamsvergadering opdelen in kleinere (sub)groepen. Hierdoor hebben de organisatoren van een meeting de regie in handen m.b.t. de deelnemers. Immers, wanneer deelnemers zich in de verkeerde breakup-room bevinden kan de organisator deze gemakkelijk een nieuwe ruimte toewijzen. 

De breakup-room die de deelnemer toegewezen krijgt is permanent, tenzij de organisator van de vergadering ervoor kiest deze te wijzigen. Toewijzingen blijven dus bestaan, ook voor de volgende sessies en terugkerende vergaderingen. Zodoende hoeven organisatoren hun toewijzingen niet te herhalen. 

Stel een Timer in Bepaal de duur als organisator van breakout-sessies door de timer voor de breakout-ruimte in te stellen. Dat doe je via  de instellingen. De timer is zichtbaar voor de deelnemers, telt de resterende tijd in de ruimte af en waarschuwt deelnemers 60 seconden vanaf het moment dat de breakout-sessie wordt afgesloten. Zodra de timer is verstreken, worden de breakout-ruimten automatisch gesloten en keren de deelnemers terug naar de hoofdvergadering als‘automatisch verplaatsen‘ is ingeschakeld.

Als automatisch verplaatsen is uitgeschakeld, wordt er ook een pop-up weergegeven waarmee deelnemers kunnen beslissen of ze teruggaan naar de hoofdvergadering of de verbinding willen verbreken. 

Maak gebruik van de Breakout-room managers support 

Breakout-room managers support biedt de organisator veel ondersteuning voor het beheren van breakout-rooms. Met managers support kan de organisator het beheer van breakout-rooms uitbreiden tot maximaal 10 presentatoren tijdens een vergadering. Op dit moment kunnen alleen presentatoren worden aangesteld door de organisator. Hoewel slechts één presentator tegelijk de leiding kan nemen per breakout-room, kan de aangewezen presentator van de breakout-room tijdens vergaderingen wel verschillende taken uitvoeren, zoals: 

• Breakout-rooms toevoegen/verwijderen 
• Breakout-rooms openen/sluiten 
• Gebruikers opnieuw toewijzen aan breakout-rooms 
• Aankondigingen verzenden 
• Breakout-rooms opnieuw aanmaken 
• Timers instellen 
• Andere breakout-rooms-instellingen aanpassen 
• Deelnemen aan open ruimtes 
• Gebruikers aan breakout-rooms toewijzen