Hoe werkt SharePoint? Alles voor beginners

Hoe werkt SharePoint eigenlijk? En waarom noemen collega's het steeds, terwijl je er zelf nog nooit bewust in hebt gewerkt? In deze gids leggen we de basisconcepten uit in klare taal, zonder jargon en zonder poespas.

Of je nu net begint met SharePoint of je kennis wilt opfrissen na de grote interface-vernieuwing van 2026: na het lezen van dit artikel weet je precies hoe SharePoint in elkaar steekt en hoe je er direct mee aan de slag gaat.

Wat is SharePoint en hoe werkt SharePoint?

Stel je voor: je zoekt een projectplan dat een collega vorige week heeft gedeeld. Je kijkt in je mail, in een Teams-chat, op de gedeelde schijf. Nergens te vinden. Dat probleem lost SharePoint op.

SharePoint is geen los programma zoals Word of Excel, maar een platform. Vergelijk het met de fundering van een huis: je bouwt erop en bewaart er je spullen. En net als in een goed huis is alles met elkaar verbonden. SharePoint is die fundering voor je organisatie, de schakel tussen opslag, applicaties en communicatie. Als onderdeel van Microsoft 365 werkt het samen met Teams, OneDrive, Outlook en de rest van het platform.

SharePoint heeft een basisstructuur met vijf kenmerken die we hieronder uitleggen:

1. Sites
2. Lijsten
3. Bibliotheken
4. Siteverzamelingen
5. Hub-sites

Wil je dieper duiken in hoe SharePoint als intranet werkt? Lees dan onze uitgebreide gids: Alles wat je moet weten over SharePoint als intranet.

SharePoint Sites

Een site in SharePoint is een afgeschermde werkruimte die je inricht voor een team, afdeling of project. Zie SharePoint als het grote kantoorpand waar iedereen werkt. Een site is dan een verdieping of afdeling binnen dat pand. Op die verdieping komen collega's samen om te werken, maar je vindt er ook archieven en verslagen van eerder afgerond werk.

Binnen sites zijn er twee typen. Een communicatiesite is een soort digitaal prikbord voor nieuws, statusupdates en rapporten die je wilt delen met een brede groep. Het is bedoeld om te zenden, niet om samen te werken. Een teamsite is het tegenovergestelde: hier werken teamleden actief samen aan documenten en projecten. De informatie is alleen toegankelijk voor leden van het team, zodat vertrouwelijke documenten niet door onbevoegden bekeken of gedownload worden.

Wij zien bij onze klanten dat de meeste verwarring zit in het verschil tussen die twee. Een communicatiesite voor het hele bedrijf en teamsites per afdeling is een structuur die in de praktijk goed werkt.

Met de nieuwe SharePoint Experience die Microsoft in maart 2026 heeft uitgerold, zijn sites visueel aantrekkelijker en sneller te bouwen. De vernieuwde editor maakt het makkelijker om pagina's in te richten zonder technische kennis.

SharePoint Lijsten

Een lijst in SharePoint is een manier om gegevens te structureren en ordenen, vergelijkbaar met een slimme spreadsheet die meerdere mensen tegelijk kunnen bewerken. Je plaatst lijsten binnen een SharePoint-site.

Lijsten zijn overal inzetbaar. Denk aan het bijhouden van projectstatus (wie doet wat, en wat is de voortgang?), de onboarding van nieuwe medewerkers (welke taken moeten nog worden afgerond?) of een contentkalender voor publicaties. In onze ervaring is de SharePoint-lijst voor IT-tickets het populairste startpunt bij klanten. Eenvoudig in te richten en direct zichtbaar resultaat.

Sinds 2024 kun je met Microsoft Copilot in SharePoint automatisch samenvattingen genereren van lijstgegevens en slimme filters toepassen op basis van natuurlijke taal. Dat maakt het werken met grote datasets een stuk overzichtelijker.

Gratis download

Alles uit SharePoint halen?

Ontdek waarom SharePoint het fundament is van je digitale werkplek.

• Hoe SharePoint je informatiestromen op orde brengt
• Voorkom beveiligingsrisico's door slechte inrichting
• Waarom documentbeheer in de cloud beter werkt

Naam(Vereist)

Naam Achternaam

E-mailadres(Vereist)

Telefoon(Vereist)

Dit veld is verborgen bij het bekijken van het formulier

Welke whitepaper is er gedownload

Microsoft SharePoint

Je gegevens zijn veilig opgeslagen.

SharePoint Bibliotheken

Een bibliotheek in SharePoint is de centrale plek waar alle bestanden en documenten van een team worden opgeslagen. Elke bibliotheek is gekoppeld aan een site.

Wat maakt bibliotheken waardevol? Ten eerste het versiebeheer: SharePoint bewaart automatisch eerdere versies van een document, zodat je altijd kunt terugkeren naar een vorige versie. Daarnaast ondersteunt het co-authoring (gelijktijdig bewerken), waardoor meerdere collega's tegelijk in hetzelfde document kunnen werken. Het toegangsbeheer regelt dat alleen mensen met de juiste rechten bij de bibliotheek komen. En omdat alles in de cloud staat, zijn bestanden bereikbaar vanaf laptop, tablet en telefoon.

Vanuit bibliotheken kunnen medewerkers eenvoudig content en bestanden met elkaar delen. En dankzij de integratie met Microsoft Teams zijn dezelfde documenten ook rechtstreeks vanuit je Teams-kanaal te bewerken.

Siteverzamelingen

Een siteverzameling in SharePoint is precies wat de naam zegt: een verzameling van sites die dezelfde eigenaren en beheerinstellingen delen, zoals machtigingen en beveiligingsregels.

Microsoft raadt organisaties aan bij de inrichting van SharePoint goed te plannen wie welke rechten heeft en welke sites nodig zijn. Breng elk functieprofiel in kaart en bepaal welke sites iemand nodig heeft en waartoe diegene toegang moet hebben.

Dit klinkt bureaucratisch, maar in de praktijk merken we dat organisaties die dit overslaan later twee keer zo lang bezig zijn met opruimen. Een goed doordachte structuur voorkomt wildgroei en beveiligingsrisico's.

Hub-sites

Hub-sites helpen je om je SharePoint-omgeving logisch te organiseren. Zie het als een mindmap: een centraal thema met daaromheen alle bijpassende sites.

Neem een Sales-hub als voorbeeld. Via de hub-site Sales krijg je eenvoudig toegang tot:

• De communicatiesite met kwartaalrapportages en verkoopresultaten
• De verschillende teamsites waar salesmedewerkers hun dagelijkse werk doen
• Gedeelde bibliotheken met offertesjablonen en productinformatie

Hub-sites zijn vooral waardevol voor grotere organisaties waar tientallen sites anders onoverzichtelijk worden. Ze bieden een navigatielaag die structuur aanbrengt zonder de onderliggende sites te veranderen. Meer over de architectuur van SharePoint hub-sites lees je in de officiële Microsoft-documentatie.

SharePoint en Microsoft Teams: hoe werken ze samen?

"Ik werk liever met Teams, dat is veel moderner!" Herkenbaar. En begrijpelijk. Microsoft positioneert Teams als de hub voor samenwerking, met chat, videobellen en het delen van bestanden.

Maar wat veel mensen niet weten: elke keer dat je een team aanmaakt in Microsoft Teams, maakt Microsoft op de achtergrond automatisch een reeks onderdelen aan:

1. Een Microsoft 365-groep
2. Een SharePoint-site met bijbehorende documentbibliotheek
3. Een Exchange Online gedeelde mailbox en agenda (ook via Outlook bereikbaar)
4. Een OneNote-notitieboek
5. Koppelingen met apps als Power BI, Planner en Microsoft Project

Alle documenten die je in Teams deelt, worden opgeslagen in SharePoint. Je kunt ze zowel vanuit Teams als via SharePoint benaderen en bewerken. Teams is de interface, SharePoint is de opslaglaag. Dat klinkt als een technisch detail, maar het verklaart waarom een rommelige SharePoint-omgeving ook rommelige Teams-kanalen oplevert. Meer weten over hoe je Teams optimaal inricht als digitale werkplek? Onze specialisten helpen je verder.

Meer weten over het verschil tussen SharePoint en OneDrive? Lees dan ons artikel: SharePoint versus OneDrive: wanneer gebruik je wat?

SharePoint en Microsoft Copilot

Sinds 2024 is Microsoft Copilot geintegreerd in SharePoint. Copilot is de AI-assistent van Microsoft die je helpt om sneller en slimmer te werken binnen Microsoft 365.

Wat kun je met Copilot in SharePoint?

• Samenvattingen genereren: vraag Copilot om de kernpunten uit een lang document of een SharePoint-pagina samen te vatten.
• Zoeken in natuurlijke taal: in plaats van te zoeken op exacte bestandsnamen, stel je een vraag als "Wat zijn de laatste projectupdates van team Noord?"
• Pagina's sneller bouwen: Copilot helpt bij het genereren van paginateksten en het indelen van communicatiesites.

Copilot maakt SharePoint toegankelijker, vooral voor medewerkers die minder thuis zijn in de zoek- en navigatiestructuur. Wij zien bij onze klanten dat Copilot het meest oplevert als de SharePoint-omgeving al goed is ingericht, met duidelijke structuur en actuele content. Een rommelige omgeving geeft ook rommelige Copilot-antwoorden. Wil je weten hoe je Microsoft Copilot binnen je organisatie inzet? Plan dan een vrijblijvend adviesgesprek.

Gratis download

Copilot in je SharePoint-omgeving?

Lees hoe AI je werkdag opnieuw uitvindt.

• Welke taken Copilot direct van je overneemt
• Hoe je AI strategisch implementeert in je organisatie
• Wat de uitdagingen en beperkingen van Copilot zijn

Naam(Vereist)

Naam Achternaam

E-mailadres(Vereist)

Telefoon(Vereist)

Dit veld is verborgen bij het bekijken van het formulier

Welke whitepaper is er gedownload

Microsoft Copilot

Je gegevens zijn veilig opgeslagen.

De nieuwe SharePoint Experience (2026)

In maart 2026 heeft Microsoft een grote interface-update uitgerold voor SharePoint Online. De belangrijkste veranderingen:

• Vernieuwde pagina-editor: sneller en intuïtiever, met drag-and-drop webonderdelen en een verbeterde mobiele preview.
• Moderne navigatie: nieuwe navigatiemogelijkheden maken het makkelijker om grote SharePoint-omgevingen overzichtelijk te houden.
• Verbeterde zoekfunctie: de zoekbalk is slimmer geworden dankzij AI, met betere suggesties en filteropties.
• Copilot-integratie: diepere integratie van AI in het dagelijks gebruik van SharePoint.

Voor organisaties die nog werken met een oudere SharePoint-inrichting is dit een goed moment om de structuur te herzien. De nieuwe ervaring vraagt soms om aanpassingen in de sitestructuur. Dit is niet verplicht, maar wie het niet doet mist een deel van de nieuwe mogelijkheden. De volledige lijst met nieuwe functies vind je in de SharePoint release notes op Microsoft Learn.

Hoe begin je met SharePoint inrichten?

Een goede voorbereiding is het halve werk. In onze ervaring gaat het mis bij organisaties die te snel beginnen met aanmaken (sites, mappen, rechten) zonder dat er een plan ligt. De opruimkosten achteraf zijn altijd hoger dan de planningskosten vooraf. Doorloop deze stappen voordat je begint:

1. Breng je informatie in kaart. Welke bestanden en documenten moeten gemigreerd worden naar SharePoint? Wie heeft toegang nodig tot wat?
2. Stel een governance-plan op. Leg vast hoe je organisatie Microsoft 365 en SharePoint veilig en duurzaam gebruikt. Governance betekent simpelweg: duidelijke afspraken over wie wat mag doen. Denk aan rechten, naamconventies en retentiebeleid. Lees meer over de voordelen van een governance-plan.
3. Kies je sitestructuur. Bepaal welke sites, hub-sites en bibliotheken je nodig hebt. Begin klein en breid uit op basis van wat je team daadwerkelijk gebruikt.
4. Plan de migratie. Verhuizen van een netwerkschijf of ander systeem naar SharePoint vraagt een gestructureerde aanpak. Onze datamigratiedienst helpt je daarbij van A tot Z. Ga niet alles in een keer overzetten.
5. Investeer in adoptie. De techniek is pas de helft. Zorg dat medewerkers weten hoe ze SharePoint moeten gebruiken en waarom het beter is dan de oude manier van werken. Met onze Training & Adoptie aanpak zorg je dat het platform ook echt wordt gebruikt.

Wil je hulp bij het inrichten van SharePoint? Plan een gratis adviesgesprek met een van onze SharePoint-specialisten.

Zijn documenten in SharePoint voor iedereen zichtbaar?

Nee. En dat is een veelgestelde vraag. SharePoint werkt met een rechtenmodel dat precies bepaalt wie wat mag zien en bewerken.

Vergelijk het met de oude manier van werken op een bedrijfsserver: je had een schijf voor het hele bedrijf en een persoonlijke schijf. In Microsoft 365 werkt het vergelijkbaar:

• SharePoint = de gedeelde organisatieschijf (per team of afdeling afgeschermd)
• OneDrive = je persoonlijke schijf (alleen voor jou, tenzij je expliciet deelt)

Beide zijn veilig opgeslagen in de Microsoft-cloud en vanaf elk apparaat bereikbaar. Het grote verschil met een lokale server: je hebt geen VPN nodig en documenten zijn altijd up-to-date, ook als je onderweg werkt.

Conclusie

SharePoint is meer dan een opslagplaats voor documenten. Het is de basis waarop de rest van je Microsoft 365-omgeving draait: documentbeheer, samenwerking, communicatie en AI-productiviteit via Copilot.

De vraag is niet of je SharePoint gebruikt. De vraag is of je het goed genoeg inricht om er echt iets aan te hebben. Een rommelige structuur levert rommelige zoekresultaten en frustratie bij medewerkers. En zodra je Copilot inschakelt, krijg je ook rommelige AI-antwoorden.

Begin klein. Structureer je sites en bibliotheken bewust. Maak afspraken over rechten en namen. En bouw daarna stap voor stap uit. Zo voorkom je wildgroei en leg je een fundament dat jaren meegaat.

Benieuwd hoe andere organisaties SharePoint succesvol inzetten? Bekijk onze klantcases en ontdek wat er voor jouw organisatie mogelijk is. Wil je weten hoe SharePoint er voor jouw organisatie uit kan zien? Download onze gratis whitepaper of plan een vrijblijvend adviesgesprek.