SharePoint als intranet: alles wat je moet weten

Wat is SharePoint als intranet?

Stel dat je alle bedrijfsinformatie, documenten en interne communicatie op een plek wilt samenbrengen. Dat is precies wat SharePoint doet: het is de centrale omgeving waar medewerkers samenwerken, bestanden delen en nieuws lezen. Als intranet koppelt SharePoint die plek aan de rest van Microsoft 365, zodat alles bereikbaar is vanuit dezelfde omgeving.

Nieuw met SharePoint? Onze basisgids SharePoint for Dummies legt de kernconcepten (sites, bibliotheken, hub-sites) stap voor stap uit.

Maar het is meer dan een documentbibliotheek. SharePoint is ook een communicatieplatform en, dankzij recente AI-ontwikkelingen, een assistent die medewerkers helpt sneller te vinden wat ze nodig hebben.

Wil je direct de diepte in? Download dan de whitepaper SharePoint: Hét fundament van je bedrijf voor een uitgebreide praktijkgids.

De voordelen van SharePoint als intranet voor bedrijven

Bij onze klanten zien we steeds dezelfde patronen: zodra het intranet goed staat, verandert de manier van werken merkbaar. Dit zijn de voordelen die organisaties in de praktijk ervaren:

• Verhoogde productiviteit: alles staat op een centrale plek, waardoor medewerkers minder tijd kwijtraken aan het zoeken naar documenten of het schakelen tussen systemen.
• Verbeterde samenwerking: collega's werken samen aan documenten zonder versieproblemen, geven direct feedback en delen informatie tussen afdelingen.
• Efficient informatiebeheer: versiebeheer, toegangsrechten en metadata zorgen dat informatie up-to-date en vindbaar blijft. Lees ook: de voordelen van een governanceplan.
• Betere interne communicatie: nieuwsberichten, aankondigingen en teamupdates bereiken iedereen op het juiste moment, in de juiste context.
• Integratie met de volledige Microsoft 365-suite: SharePoint werkt samen met Teams, OneDrive, Outlook, Power Platform en Microsoft Copilot.

Hoe je een intranet opbouwt met SharePoint

Het opzetten van een SharePoint intranet lijkt overzichtelijk. Toch lopen organisaties al vroeg vast: sitestructuur onduidelijk, governance te laat opgepakt, of een inrichting die niet aansluit bij hoe mensen werken. De eerste keuzes maken het verschil. Tussen een intranet dat leeft en eentje dat na drie maanden al stof vangt.

Een gratis adviesgesprek met een van onze SharePoint-experts helpt je de juiste keuzes te maken voordat je begint, niet achteraf.

Stappenplan voor inrichting

• Bepaal de structuur: wat moeten medewerkers kunnen vinden? Denk aan HR-documenten, nieuws, projectinformatie en afdelingsites.
• Maak teamsites aan: richt aparte teamsites op voor afdelingen of projecten om samenwerking en toegang te stroomlijnen.
• Gebruik communicatiesites: communicatiesites zijn ideaal voor bedrijfsmatige aankondigingen, nieuws en evenementen.
• Web Parts toevoegen: personaliseer je intranet met Web Parts (modulaire bouwblokken waarmee je pagina-onderdelen toevoegt) om informatie overzichtelijk en gebruiksvriendelijk te presenteren.
• Ontwerp navigatie en lay-out: goede navigatie is belangrijk: medewerkers moeten in maximaal drie klikken vinden wat ze zoeken.
• Stel governance in: maak afspraken over eigenaarschap, bewaartermijnen en toegangsrechten. De TOS-aanpak van I-Experts biedt hiervoor een bewezen structuur.
• Test en optimaliseer: laat een groep medewerkers het intranet testen voor de brede lancering en verwerk hun feedback.

Documentbeheer en versiecontrole binnen SharePoint

Stel dat een collega per ongeluk een bestand overschrijft. Geen paniek: met versiebeheer in SharePoint keer je gewoon terug naar een eerdere versie. Je ziet exact wie wanneer welke wijziging heeft aangebracht, en dat geeft rust.

Toegangsrechten stel je in op bibliotheek-, map- of documentniveau. Medewerkers hebben zo alleen toegang tot de documenten die ze nodig hebben, terwijl gevoelige informatie afgeschermd blijft. Gecombineerd met DLP-beleid (Data Loss Prevention) heb je een stevige basis voor informatiebeveiliging.

Samenwerken via SharePoint: teamsites en communicatiesites

Hoe weet je welk sitetype je nodig hebt? SharePoint biedt er twee, elk met een eigen doel:

• Teamsites zijn bedoeld voor samenwerking binnen teams of afdelingen. Hier deel je documenten, taken en notities in een omgeving die is afgestemd op de groep.
• Communicatiesites zijn ideaal voor bredere communicatie: bedrijfsnieuws, aankondigingen en updates die voor de hele organisatie of een grote groep medewerkers bestemd zijn.

Beide sitetypen zorgen ervoor dat iedereen toegang heeft tot dezelfde, actuele informatie. Dat vermindert miscommunicatie. Zeker in hybride omgevingen, waar de ene collega thuis werkt en de andere op kantoor, is dat geen luxe maar gewoon noodzaak.

Essentiele functies van een SharePoint intranet

Wat kun je er eigenlijk allemaal mee? Dit zijn de functies die de basis vormen van een modern intranet:

• Documentbeheer: sla documenten veilig op, beheer versies en regel toegangsrechten.
• Nieuwsdistributie: houd medewerkers op de hoogte met gerichte nieuwsberichten en aankondigingen.
• Samenwerkingstools: gedeelde agenda's, taken en discussies houden teams verbonden, ook op afstand.
• Workflows: automatiseer goedkeuringsprocessen en repetitieve taken zodat medewerkers zich kunnen richten op werk dat er echt toe doet.
• Personalisatie: toon elke medewerker de informatie die voor hem of haar relevant is, op basis van rol, afdeling of locatie.
• Zoekmogelijkheden: Microsoft Search doorzoekt de volledige Microsoft 365-omgeving vanuit een zoekveld, inclusief documenten, mensen en sites.

Gebruiksvriendelijke intranetten met SharePoint Web Parts

SharePoint is een goede basis. Maar het standaardplatform mist best vaak functies die het dagelijkse gebruik echt vergemakkelijken. I-Experts heeft daarom een set eigen Web Parts ontwikkeld die van SharePoint een intranet maken dat medewerkers ook echt willen gebruiken.

Voorbeelden van Web Parts

• Nieuws Web Part: een gepersonaliseerde nieuwsstroom afgestemd op de gebruiker, zodat iedereen relevante updates ziet zonder informatie-overload.
• Smoelenboek Web Part: wie is er jarig, wie werkt waar en hoe kun je snel contact leggen met een collega? De organisatiegids maakt het direct inzichtelijk.
• Snelkoppelingen Web Part: directe links naar veelgebruikte applicaties, zodat medewerkers minder zoeken en sneller schakelen.
• Onboarding Web Part: structureer de eerste weken van nieuwe medewerkers met gerichte onboarding-content, zodat ze sneller productief zijn.
• Vertaalmodule Web Part: laat nieuwsberichten automatisch vertalen voor internationale teams of meertalige organisaties.
• AI Chat Web Part: stel vragen in gewone taal aan de AI van jouw organisatie, inclusief verbinding met Microsoft Copilot. Zo beantwoordt het intranet vragen over procedures, beleid of documenten, zonder dat medewerkers weten waar informatie precies staat.

Onze Web Parts zijn ontwikkeld met een doel: van SharePoint een platform maken dat medewerkers ook echt willen openen, niet alleen een platform dat functioneel klopt.

Gratis download

SharePoint als fundament van je werkplek?

Ontdek waarom SharePoint de basis is van een moderne digitale werkplek.

• Leg het fundament voor je informatievoorziening
• Voorkom beveiligingsrisico's door slechte inrichting
• Hoe je afwijkende informatie en misverstanden stopt

Naam(Vereist)

Naam Achternaam

E-mailadres(Vereist)

Telefoon(Vereist)

Dit veld is verborgen bij het bekijken van het formulier

Welke whitepaper is er gedownload

Microsoft SharePoint

Je gegevens zijn veilig opgeslagen.

SharePoint integreren met andere Microsoft 365-tools

Waar je echt profijt van hebt: SharePoint integreert met de volledige Microsoft 365-suite en is daarmee een van de bouwstenen van de digitale werkplek met Microsoft 365. Dit zijn de meest waardevolle koppelingen voor een modern intranet:

• Microsoft Teams: bestanden die je deelt in Teams, worden automatisch opgeslagen in SharePoint. Teamsites en Teams-kanalen zijn direct aan elkaar gekoppeld.
• OneDrive: persoonlijke bestanden via OneDrive en gedeelde organisatiebestanden via SharePoint vullen elkaar aan in een consistent systeem. Wil je weten wanneer je SharePoint of OneDrive gebruikt? Lees SharePoint versus OneDrive.
• Outlook: agenda's, contactpersonen en e-mailmappen zijn bereikbaar vanuit SharePoint-pagina's.
• Power BI: dashboards en rapportages integreer je direct in SharePoint-pagina's, zodat medewerkers actuele data zien zonder van platform te wisselen.
• Power Automate: automatiseer goedkeuringsflows, notificaties en andere werkstromen die direct gekoppeld zijn aan SharePoint-bibliotheken en -lijsten.
• Viva Connections: de persoonlijke startpagina bovenop SharePoint, afgestemd op rol en afdeling (zie volgende sectie).
• Microsoft Copilot: de AI-assistent die informatie vanuit de volledige Microsoft 365-omgeving doorzoekbaar maakt via gewone taal (zie de sectie verderop).

Wie nu investeert in een goed ingerichte SharePoint-omgeving, legt het fundament voor Copilot en toekomstige AI-functies. Dat betaalt zich terug.

Microsoft Copilot in je SharePoint intranet

Stel je voor: een medewerker wil het verlofbeleid opzoeken. Vroeger klikte die zich door vijf SharePoint-pagina's. Met Copilot typt diegene gewoon een vraag in gewone taal en krijgt direct een samenvatting: relevante pagina's, de laatste projectupdate, of het antwoord op een HR-vraag. Zonder te hoeven weten waar die informatie staat.

Praktijkvoorbeelden van Copilot in SharePoint:

• Een nieuwe medewerker vraagt: "Wat is het verlofbeleid voor mijn afdeling?" en krijgt direct een samenvatting uit het relevante HR-document.
• Een projectmanager vraagt: "Geef me een overzicht van alle updates over project X van de afgelopen twee weken." Copilot doorzoekt SharePoint, Teams en e-mail en presenteert een samenvatting.
• Een communicatiemedewerker vraagt: "Welke nieuwsberichten hebben de meeste reacties gekregen dit kwartaal?" Copilot haalt de data op zonder dat een rapport nodig is.

De integratie van Microsoft Copilot vereist een goed ingerichte Microsoft 365-omgeving: duidelijke structuur, goede toegangsrechten en actuele content. Een rommelig intranet geeft gewoon rommelige Copilot-antwoorden. Onze ervaring leert dat organisaties die eerst hun SharePoint opschonen, veel meer uit Copilot halen. I-Experts begeleidt bij zowel de technische inrichting als de adoptie ervan. Bekijk ook onze whitepaper Microsoft Copilot: De AI-tool die je werkdag opnieuw uitvindt.

Viva Connections: medewerkerservaring bovenop SharePoint

Hoe maak je het intranet persoonlijk voor elke medewerker? Dat is precies waar Viva Connections voor is. Het is de schakel tussen intranet en dagelijks werk: een gepersonaliseerde startpagina met nieuws, taken, snelkoppelingen en teamupdates, bereikbaar vanuit Teams en via de browser. In de praktijk merken we dat medewerkers het intranet vaker openen zodra de startpagina aansluit op hun eigen werkcontext.

Het verschil met een gewone SharePoint-communicatiesite is de focus op de medewerker in plaats van de organisatie. Viva Connections toont niet dezelfde startpagina aan iedereen, maar past de content aan op rol, afdeling, locatie en gedrag. Een buitendienstmedewerker ziet andere informatie dan een collega op het hoofdkantoor. Een nieuwe medewerker krijgt automatisch onboarding-content aangeboden in de eerste weken. Viva Connections maakt van SharePoint een social intranet. Medewerkers liken nieuws, reageren, geven erkenning en volgen collega's. Met Viva Engage voeg je een social laag toe aan je SharePoint-intranet. Dat sociale laagje verhoogt de betrokkenheid en zorgt dat medewerkers het intranet bezoeken omdat het voor hen werkt, niet alleen voor de organisatie.

SharePoint Hub Sites voor betere organisatie en navigatie

Heb je meerdere sites binnen SharePoint? Dan zijn Hub Sites wat je nodig hebt. Ze helpen je teamsites en communicatiesites te organiseren en maken navigatie voor medewerkers overzichtelijker. Zie het als een paraplu die alle sites logisch bij elkaar houdt.

Met Hub Sites breng je afdelingen samen onder een thema. Branding, navigatie en gebruikerservaring zijn dan consistent over alle sites. In de praktijk zien we dat organisaties dit pas later regelen, terwijl je er beter vroeg over nadenkt. Wachten tot je dertig losse sites hebt is lastig terug te draaien. Meer achtergrond vind je in de Microsoft-documentatie over het plannen van SharePoint Hub Sites.

Beveiliging en toegangsbeheer in SharePoint intranetten

Hoe je zorgt voor veilige toegang tot bedrijfsinformatie via SharePoint

Op een intranet staat gevoelige bedrijfsinformatie. Beveiliging is dan ook geen bijzaak. Wij zien bij onze klanten dat dit punt te laat wordt opgepakt, rechten worden pas ingesteld nadat medewerkers al toegang hebben tot te veel. Beter vroeg dan laat. SharePoint biedt meerdere lagen van beveiliging:

• Toegangsrechten beheren: geef medewerkers alleen toegang tot de informatie die ze voor hun werk nodig hebben, op site-, bibliotheek- of documentniveau.
• Multifactor-authenticatie (MFA): voeg een extra beveiligingslaag toe. Lees meer bij Microsoft over hoe MFA werkt.
• Gebruikersgroepen: beheer toegang efficient door medewerkers aan specifieke groepen te koppelen. Verandert iemand van rol? Pas de groep aan.
• DLP (Data Loss Prevention): voorkom dat gevoelige informatie per ongeluk wordt gedeeld. Meer uitleg bij Microsoft over Data Loss Prevention.
• Audit trails: zie wie wanneer welk document heeft ingezien of gewijzigd. Onmisbaar voor compliance in gereguleerde sectoren.

Voor organisaties in de zorg, financiele sector of publieke sector is een gecertificeerde partner nodig. I-Experts is gecertificeerd voor ISO 27001 en NEN 7510. Dat betekent dat een externe partij heeft getoetst hoe wij omgaan met data, toegangsrechten en privacy.

Adoptie: zorgen dat medewerkers het intranet ook echt gebruiken

Een technisch perfect intranet dat niemand gebruikt, heeft geen waarde. Adoptie maakt het verschil tussen een investering die rendeert en een platform dat na de lancering leegloopt. Dit klinkt logisch, maar in de praktijk merken we dat adoptie toch als sluitpost wordt behandeld. Het budget zit op in de techniek, en voor communicatie en training is weinig over.

Wat werkt in de praktijk:

• Betrek sleutelfiguren (ambassadeurs per afdeling) vroeg in het ontwerp- en inrichtingsproces.
• Zorg voor relevante en herkenbare content vanaf dag een: medewerkers komen terug als het intranet iets biedt dat ze niet elders vinden.
• Train medewerkers actief, niet alleen bij de lancering maar ook daarna, als nieuwe functies beschikbaar komen.
• Meet het gebruik: welke pagina's worden bezocht, welke zoektermen leveren niets op, welke afdelingen haken af? Gebruik die data om gericht bij te sturen.

I-Experts biedt een uitgebreid Training & Adoptie-programma dat aansluit op de specifieke situatie van jouw organisatie. Meer over de aanpak lees je in de whitepaper Veranderen zonder adoptie is geen optie.

De social intranet trends maken duidelijk: adoptie is in 2026 geen eenmalig lanceermoment meer. Het is een doorlopende cyclus van meten, leren en verbeteren. Lees meer in de blog over social intranet trends 2026.

Gratis download

Meer halen uit je SharePoint intranet?

Lees hoe een social intranet de betrokkenheid in je organisatie vergroot.

• Verhoog medewerkersbetrokkenheid meetbaar
• Hoe je intranet een levendige community wordt
• 5 manieren waarop een social intranet winst boost

Naam(Vereist)

Naam Achternaam

E-mailadres(Vereist)

Telefoon(Vereist)

Je gegevens zijn veilig opgeslagen.

Hulp nodig bij je SharePoint intranet?

Een goed SharePoint-intranet bouw je niet in een middag. Maar je hoeft ook niet alles tegelijk perfect te hebben. De organisaties die het meest vooruit komen, beginnen met een duidelijke structuur en bouwen daar stap voor stap op. De rest volgt vanzelf, mits je adoptie serieus neemt.

Bij I-Experts helpen we organisaties met de inrichting, verbetering en adoptie van SharePoint als digitale werkplek. Vraag een gratis adviesgesprek aan, dan kijken we samen naar wat jouw situatie als eerste vraagt.

Wil je eerst verder lezen? Download dan de whitepaper SharePoint: Het fundament van je bedrijf of bekijk onze klantcases voor voorbeelden uit de praktijk.